Decreto Nº 21-2008-DMySC de 8 de enero de 2008, "POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO "PROCEDIMIENTOS PARA LA REPOSICIÓN DE CHEQUES DE PLANILLAS DE GOBIERNO CENTRAL", SEGUNDA VERSIÓN".
DECRETO NÚMERO 21-2008-DMySC
(de 8 de enero de 2008)
Por el cual se aprueba el documento titulado "PROCEDIMIENTOS PARA LA REPOSICIÓN DE CHEQUES DE PLANILLAS DEL GOBIERNO CENTRAL", Segunda Versión.
CONSIDERANDO
Que el Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá, establece que la Contraloría General es el ente encargado de fiscalizar y regular, mediante el control, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin de que se realicen con corrección, según lo establecido en la Ley.
Que el Artículo 11, numeral 2 de la Ley 32 del 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos, a fin de que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas.
Que el Artículo 36 de la citada Ley dispone que, la Contraloría General de la República, dictará reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas que manejen fondos o bienes públicos.
Que corresponde a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad a través del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, analizar, diseñar e implementar a nivel del sector Público, manuales de procedimientos, guías e instructivos, orientados a asegurar la regulación, fiscalización y control de la gestión pública de acuerdo a preceptos constitucionales, legales y principios administrativos de aceptación general, de acuerdo al Decreto 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007.
Que una vez elaborados estos documentos, deben oficializarse mediante decreto, en el que se establece la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y son de obligatorio cumplimiento para los Servidores Públicos encargados de aplicarlos.
Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por los responsables de cada una de las unidades administrativas involucradas en el proceso.
DECRETA:
Aprobar el documento denominado "PROCEDIMIENTOS PARA LA REPOSICIÓN DE CHEQUES DE PLANILLAS DEL GOBIERNO CENTRAL", Segunda Versión.
Este documento regirá para todas las instituciones de Gobierno Central.
Este Decreto rige a partir de su promulgación.
FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 280, numeral 2 de la Constitución Política de Panamá; Artículo 11, numeral 2 y Artículo 36 de la Ley 32 del 8 de noviembre de 1984, Orgánica de la Contraloría General. Decreto Número 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007.
Dado en la ciudad de Panamá, a los 8 días del mes de enero de 2008.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
CARLOS A. VALLARINO R.
Contralor General de la República
JORGE L. QUIJADA V.
Secretario General
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN SUPERIOR
CARLOS A. VALLARINO R.
Contralor
LUIS CARLOS AMADO
Subcontralor
JORGE L. QUIJADA V.
Secretario General
DIRECCIÓN DE MÉTODOS
Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
ELY BROKAMP I.
Directora
GEONIS BORRERO
Subdirector
ARMANDO E. ÁLVAREZ G.
Jefe Departamental
RITA SANTAMARÍA
Subjefe Departamental
DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA
LUIS A. PALACIOS
Director
DIRECCIÓN GENERAL DE FISCALIZACIÓN
MANUEL SANTAMARIA
Director
LUIS A. VERGARA B
Asistente Ejecutivo
ERNESTO CEDEÑO
JORGE VICENTE FERNÁNDEZ
YOLANDA DONOSO
Asesores Jurídicos
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
PERSONAL TÉCNICO
DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN
DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS
MAYLIN DEL C. DURÁN C.
Analista Administrativa
ZAIDA L. GONZÁLEZ
Apoyo Técnico
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS E INFORMACIÓN
SONIA DE DE LEÓN
Jefe
MARISOL SOLÍS
Asistente Administrativa
DEPARTAMENTO DE PAGOS Y
DEDUCCIONES VARIAS
ÁNGEL RANGEL
Jefe
SECCIÓN DE PAGOS
ALEX GONZÁLEZ
Jefe
EDILMA E. SÁNCHEZ DE CEDEÑO
Subjefe
ÍNDICE
-
ASPECTOS GENERALES
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Objetivo
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Ámbito de Aplicación
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Base Legal
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ASPECTOS DE CONTROL INTERNO
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Controles Internos Generales
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Controles Internos Específicos
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PROCEDIMIENTOS
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Reposición de Cheque Caduco o Deteriorado en Posesión del Beneficiario o Custodio (Institución)
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Reposición de Cheque Extraviado o Robado en Poder del Beneficiario
B.1. Reposición de Cheques Robados o Extraviados que no han sido Pagados (que están en Circulación)
B.2. Reposición de cheques Robados o Extraviados que han sido Pagados
-
Reposición de Cheque cuando es Extraviado o Robado Bajo la Responsabilidad del Custodio (Institución)
-
Reposición de Cheque Cuando el Documento es Dañado en el Proceso de Producción
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Reposición de Cheques por Errores en la Planilla
E.1. Reposición de Cheque cuando la Institución detecta que el Documento tiene Errores en la Planilla Adicional
E.2 Reposición de Cheque cuando el Beneficiario detecta que el Documento tiene Errores en la Planilla Adicional
E.3 Reposición de Cheque cuando la Institución detecta que el Documento tiene Errores en la Planilla Regular
E.4. Reposición de Cheque cuando el Beneficiario detecta que el Documento tiene Errores en la Planilla Regular
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Reposición de Cheque cuando el Documento es Dañado por Firma
-
Reposición de Cheques Sellados por Error, enviados a la Contraloría General de la República por las Distintas Entidades
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Reposición de Cheques Extraviados en Unidades Administrativas de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad
FORMULARIOS
ANEXOS
GLOSARIO
BIBLIOGRAFÍA
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La Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, con el propósito de dinamizar el proceso administrativo institucional, ha procedido a evaluar la eficiencia y oportunidad de los procedimientos existentes para el manejo y control de la reposición de cheques reportados por sus beneficiarios o los funcionarios asignados a su manejo y entrega, como extraviados, deteriorados, caducos con inconsistencias o errores y dañados en el proceso de producción y firma, confeccionados por la Contraloría General para Gobierno Central y Entidades Descentralizadas que utilizan el servicio de emisión de cheques de planillas, concluyendo en el presente documento que representa una segunda versión.
El documento detalla, los pasos necesarios para confeccionar los cheques que se reemplazan por circunstancias expuestas en el párrafo anterior; dentro de un ambiente de registro y control adecuado, ubicando la responsabilidad que le compete a cada uno de los que participan del proceso, bien sean funcionarios o particulares, detallando además, los formularios utilizados con sus respectivas explicaciones de uso.
De esta manera, el presente manual constituye una versión mejorada y una guía de uso obligatorio para todas las entidades que conforman el Sector de Gobierno Central y hasta donde le sea aplicable a las Entidades Descentralizadas a las cuales la Contraloría General presta el servicio de emisión de cheques de planillas. No obstante, por el propio devenir de la administración y práctica diaria, el documento admite modificaciones basadas en cambios legales, administrativos u orgánicos, las cuales deben remitirse a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad para su evaluación y eventual incorporación al documento.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
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ASPECTOS GENERALES
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Objetivo:
Regular y controlar en forma eficiente y oportuna, la solicitud, trámite y reposición de cheques de planillas de Gobierno Central, reportados como extraviados, robados, deteriorados, caducos, con inconsistencias o errores y dañados en el proceso de producción y firma
Nota: Para las Entidades Descentralizadas que utilizan el servicio de emisión de cheques de planillas en Contraloría General, deberán presentar ante la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, toda la documentación autenticada (expediente, denuncia, suspensión del pago, nota del solicitante y otros) para proceder al trámite de reposición de cheques.
Ámbito de Aplicación:
Este procedimiento está orientado a las instituciones que conforman Gobierno Central, no obstante, el mismo no aplica para cheques de proveedores.
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Base Legal:
Código Fiscal (Artículos 1079, 1080 y 1086).
Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá.
Decreto Núm.43-2006 DMySC de 22 de febrero de 2006, Por el cual se aprueba el documento titulado "Procedimientos para el Control de Entrega de Cheques de Salarios, Prestaciones Sociales, Descuentos Voluntarios y Órdenes Judiciales".
Circular Núm.06-2007-DFG de 26 de marzo de 2007, sobre el reintegro oportuno de cheques de planillas y de descuentos. Artículos octavo y noveno.
ASPECTOS DE CONTROL INTERNO
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Controles Internos Generales
Las Entidades deben implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianzas y otros, así como respecto de la seguridad física de fondos y otros valores bajo custodia.
La Tesorería tiene la responsabilidad sobre la custodia de Fondos, Cheques, Cartas - Fianzas y Valores Negociables; por ello es conveniente que las instalaciones físicas de las Unidades de Tesorería tengan ambientes con llaves, muebles especiales, caja fuerte, bóvedas, etc, según la necesidad de cada situación.
El manejo de fondos a través de Cheques Bancarios reduce el riesgo, respecto de la utilización de efectivo, sin embargo existen otros riesgos relacionados con el uso de Cheques, los cuales pueden ser adulterados, extraviados, sustraídos, etc. Los procedimientos de control aplicables para la seguridad y custodia de Cheques, incluyen:
Giro de Cheques en orden correlativo y cronológico, evitando reservar Cheques en blanco para operaciones futuras.
Utilización de sellos protectores que impidan la adulteración de los montos...
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