Decreto Nº 156-2007 de 4 de mayo de 2007, "POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO PROCEDIMIENTOS PARA INCLUIR Y EXCLUIR VEHICULOS DE LAS POLIZAS DE SEGUROS."
DECRETO NÚMERO 156-2007-DMySC
(de 4 de mayo de 2007)
Por el cual se aprueba el documento titulado "PROCEDIMIENTOS PARA INCLUIR Y EXCLUIR VEHÍCULOS DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS".
EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA
En uso de sus facultades constitucionales y legales
CONSIDERANDO:
Que el Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá, establece que la Contraloría General es el ente encargado de fiscalizar y regular, mediante el control previo y posterior, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin que se realicen con corrección, según lo establecido en la Ley.
Que el Artículo 11, numeral 2 de la Ley 32 del 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos, a fin de que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas.
Que el Artículo 36 de la citada Ley dispone que, la Contraloría General de la República dictará reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas que manejen fondos o bienes públicos, sujetándose a lo que establezcan las normas legales pertinentes.
Que corresponde a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, elaborar los documentos denominados Guías, Instructivos, Procedimientos o Manuales necesarios para la rendición, examen y finiquito de cuentas de la gestión fiscal de los empleados y agentes de manejo, de acuerdo al Decreto 261-Leg. de 16 de septiembre de 2002.
Que una vez elaborados estos documentos, deben oficializarse mediante Decreto, en el cual se establecerá la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y serán de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos encargados y/o agentes de manejo, encargados de aplicarlos.
Que la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad en coordinación con la Dirección de Auditoría General, elaboró el documento titulado "PROCEDIMIENTOS PARA INCLUIR Y EXCLUIR VEHÍCULOS DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS".
Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por los responsables de cada una de las unidades administrativas involucradas en el proceso.
DECRETA:
Aprobar el documento denominado "PROCEDIMIENTOS PARA INCLUIR Y EXCLUIR VEHÍCULOS DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS".
Este documento regirá para todas las instituciones del Sector Público que tengan flota vehicular.
Este Decreto regirá a partir de su promulgación.
FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá; Artículo 11, numeral 2 y Artículo 36 de la Ley 32 del 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General, Decreto 261-Leg. de 16 de septiembre de 2002.
Dado en la ciudad de Panamá, a los 4 días del mes de mayo de 2007.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
CARLOS A. VALLARINO R.
Contralor General de la República
JORGE L. QUIJADA V.
Secretario General
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN SUPERIOR
CARLOS A. VALLARINO
Contralor
LUIS CARLOS AMADO
Subcontralor
JORGE L. QUIJADA V.
Secretario General
Personal Técnico
Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad
y de la Dirección de Auditoría General
ARMANDO ÁLVAREZ JOSÉ PINZÓN
MAYLIN DEL C. DURÁN C. LUDGARDIS UREÑA
ODERAY CHEN REYES MENDOZA A.
La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Auditoría General y en coordinación con la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, ha preparado el documento titulado "Procedimientos para Incluir y Excluir Vehículos de las Pólizas de Seguros".
La elaboración de este documento nace de la necesidad de establecer lineamientos para la actualización de la información relativa a los vehículos de transporte terrestre del Estado, que deben estar cubiertos por la póliza de seguro.
Para administrar de forma correcta las inclusiones, así como las exclusiones de los vehículos en las pólizas de seguros, es imperativo establecer los controles mediante el presente documento, dado que en la realidad se da el fenómeno de que las pólizas de automóvil se encuentran sobreestimadas por falta de actualización del sistema de inventario y acciones administrativas inoportunas, de los funcionarios que tienen bajo su responsabilidad la protección de la flota vehicular.
El contenido del instrumento establece los fundamentos legales, características generales y el procedimiento aplicable, para la administración de riesgo del inventario de equipo de transporte. Así mismo se incluye la representación grafica de los procedimientos para incluir y excluir los vehículos de la póliza de seguro.
La denominada herramienta consta de cuatro procedimientos básicos, que definen la forma de incluir y excluir vehículos de la póliza de seguro, que el Estado mantiene vigente con la empresa aseguradora-corredores de seguros, contratada para tal fin.
Es elemental la observación de los criterios expuestos en el documento para lograr los objetivos propuestos y establecer posteriormente la responsabilidad administrativa derivada de la ejecución del proceso de la administración de la póliza de seguro.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad
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GENERALIDADES
Este documento desarrolla una metodología para controlar el proceso de incluir y excluir automóviles de las Pólizas de Seguros del Estado de manera que el inventario de la flota vehicular que se mantiene operativa a nivel institucional se encuentre protegida contra riesgos de pérdida derivados por el desempeño del servicio público.
El Estado a través de las instituciones, para realizar las tareas inherentes al funcionamiento, posee y adquiere activos distinguidos como transporte terrestre. Contexto que motiva la contratación de pólizas de seguros que derivan gastos contemplados en el Presupuesto General del Estado, recursos importantes que deben ser controlados y fiscalizados para asegurar el uso óptimo de los mismos. A lo largo de nuestro quehacer institucional, tal transacción ha sido parte del diario vivir, puesto que el riesgo es significativo, no obstante la contratación de seguros, se debe traducir en una protección eficaz de sus intereses, al más bajo costo posible.
La administración de las pólizas de seguros del Estado conlleva una coordinación con la Oficina de Administración de Seguros del Estado y Placas Oficiales de la Contraloría General.
1.1. Antecedentes
En sendas auditorías realizadas por la Contraloría General de la República a través del Departamento de Auditoría de Bienes Patrimoniales de la Dirección de Auditoría General, han arrojado informes que muestran que las pólizas de seguros mantienen vehículos cubiertos que no están operativos: chatarras, pérdida por colisión o accidente, robo, remate y donaciones, sin embargo, otros vehículos operativos no se encuentran cubiertos por dichas pólizas. Ello representa un alto riesgo para la institución ante la posibilidad y probabilidad de la ocurrencia de eventos con daños a la integridad física de sus ocupantes y a terceros.
Objetivos del Manual
Proporcionar procedimientos orientados al logro más eficaz y eficiente de la administración de las pólizas de seguros de automóvil en las dependencias del Estado; Gobierno Central, Entidades Autónomas, Semiautónomas y Municipios.
Establecer la participación y responsabilidades de las oficinas institucionales, en el examen, determinación y autorización de las inclusiones o bajas en las pólizas de seguros.
Ámbito de Aplicación
Todas las dependencias del Estado de Gobierno Central, Entidades Autónomas, Semiautónomas y Municipios que posean flota vehicular.
Base Legal
Reglamentaria:
Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
Código Fiscal, Libro I de los Bienes Nacionales, Titulo I, Capítulo 1º, de la Administración, Artículos 8 al 14.
Decreto Ejecutivo Núm.34, de 3 de mayo de 1985, Por medio del cual se crea la Dirección de Bienes Patrimoniales del Ministerio de Economía y Finanzas.
Decreto de Gabinete Núm.45 de 4 de diciembre de 1991 "Por el cual se ordena a las instituciones hacer y mantener un inventario de los bienes muebles e inmuebles, de su propiedad o bajo su administración e informar del mismo al Ministerio de Hacienda y Tesoro y a la Contraloría General de la República.
Decreto Ejecutivo Núm.14 de 21 de febrero de 1992, que reglamenta la Contratación de Corredores de Seguros en el Sector Público.
Decreto Núm.247 de 13 de noviembre de 1996, Por el cual se adopta las Normas de Auditoría Gubernamental, para la República de Panamá.
Decreto Núm.257 de 30 de diciembre de 1996, Por el cual se adopta el Manual de Auditorías Especiales para la determinación de responsabilidades.
Decreto Núm.214-DGA, de 8 de octubre de 1999, Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá.
Decreto Núm.307-2003 DM y SC. De 30 de diciembre de 2003, se aprueba el Procedimiento para la Incorporación y Desincorporación de Bienes, al Inventario de Muebles, Maquinaria y Equipo. P.29.12.2003.
Decreto Núm.420-2005, de 26 de septiembre de 2005, Por el cual se actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental.
Manual para la Toma de Inventarios en el Sector Público, Contraloría General, enero 1992.
Manual General para el Registro y Control del Inventario Estatal, Febrero 1994.
Normas de Contabilidad Gubernamental, Núm.6, 13 y 20.
Circular Núm.008-96 de 2 de mayo de 1996, de la Comisión de Seguros del Estado, 1993.
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