Decreto Ejecutivo 106 de 1995 - Reglamento de Constitución, Administración y Supervisión de los Fondos de Cesantía

Para los efectos de este Decreto y sus disposiciones complementarias se entenderá por:

1. Fideicomiso de Cesantía: El contrato de fideicomiso que contempla los derechos y las obligaciones de los empleadores, de los trabajadores, y del fiduciario y describe la política de inversiones del Fondo, de acuerdo a la Ley y a este Decreto.

2. Fondo de Cesantía: El patrimonio fiduciario independiente, sujeto de derechos y obligaciones, que surgen como resultado de la puesta en ejecución de un Fideicomiso de Cesantía.

3. Aportes: La suma que obligatoriamente cotiza el empleador a un Fondo de Cesantía, equivalente a la cuota parte relativa de la prima de antigüedad del trabajador, más el 5% de la cuota parte mensual de la indemnización que correspondería al trabajador por despido injustificado o por renuncia justificada, en los contratos de trabajo por tiempo indefinido, de conformidad con el Artículo 229-B del Decreto de Gabinete N° 252 de 1971.

4. Aportación Voluntaria: La suma proveniente del salario mensual del trabajador, que voluntariamente aporta éste a un Fondo de Cesantía de acuerdo con el Artículo 229-N del Decreto de Gabinete N° 252 de 1971.

5. Prestación: Pago de los derechos de trabajadores que provengan del Fondo de Cesantía.

6. Retiros: Beneficios que puede recibir el empleador cuando existan en el Fondo, excesos a lo requerido por la Ley. Beneficios de los trabajadores cuando estos hagan aportes voluntarios al Fondo.

7. Beneficiario: Será el trabajador o la persona a quien éste designe, cuando por causa de la cesación de trabajo se haya producido la (s) prestación (es). Será el empleador cuando los dineros depositados en el Fondo excedan lo requerido por la Ley.

8. Administradora: La persona que realiza las inversiones de un Fondo de Cesantía.

9. Fiduciario: La persona autorizada mediante licencia Fiduciaria, a través de la cual se constituyen los Fondos de Cesantía.

10. Fideicomitente: El empleador que constituya un Fondo de Cesantía, o el trabajador que haga aportes voluntarios.

11. Fideicomisos Individuales: Son aquellos fideicomisos de Cesantía que constituya un solo empleador, en los cuales existirá un solo patrimonio fiduciario por empresa.

12. Fideicomisos Colectivos: Son aquellos fideicomisos que se constituyan con aportes de dos o más empleadores, en cuyo caso habrán la misma cantidad de patrimonios separados e independientes, que el número de empleadores.

13. Ente Regulador: La Comisión Bancaria Nacional en el caso de Bancos; la Superintendencia de Seguros y Reaseguros en el caso de Compañías de Seguros; y la Comisión Nacional de Valores en el caso de Sociedades de inversión.

Todo contrato que se realice para constituir un Fondo de Cesantía deberá cumplir con las siguientes condiciones, en adición a lo establecido en la Ley 1 del 5 de enero de 1984.

1. Establecer la plena identificación del Fondo de Cesantía, de la Administradora, del Fiduciario, del fideicomitente y en general de cualesquiera otras personas involucradas en el manejo del Fondo, cuando los hubiere.

2. Establecer los procedimientos para el pago de la prestación de los trabajadores, y los documentos que se requieran para acreditar la cesación de la relación laboral, ya sea que se trate del pago de la prima de antigüedad, de la indemnización o de ambas.

3. Establecer la obligación del Fiduciario a:

   1. Remitir a los Trabajadores por conducto del Empleador, al menos una vez cada trimestre, el estado de los aportes efectuados por el Empleador para amparar el derecho de la prima de antigüedad. El monto acumulado de los aportes deberá calcularse tomando en cuenta el valor de mercado de las inversiones.

   2. Presentar al empleador, por lo menos una vez al año, un informe del Fondo de Cesantía que incluya el monto aportado, el monto acumulado, el rendimiento obtenido (históricos y del período), la cartera de inversiones y los retiros y/o gastos realizados del Fondo de Cesantía en ese período.

   3. Mantener en sus oficinas, durante todo el año, disponible a requerimiento de cada trabajador, un detalle de los montos por la prima de antigüedad que puedan ser utilizados por éste como garantía en los préstamos autorizados en la Ley 44 y este Decreto.

4. Establecer los parámetros financieros para la determinación de los rendimientos, la política de inversiones y los criterios de administración y asunción de riesgos.

5. Establecer si el Fiduciario cuenta o no con una póliza de fidelidad a favor de los beneficiarios, que señale el monto de cobertura de la misma y la compañía de seguros emisora de la póliza.

6. Establecer el derecho del trabajador a comprometer los aportes que amaran su prima de antigüedad, en garantía de préstamos para adquisición de vivienda propia.

7. Establecer el derecho del empleador sobre los montos que excedan el valor requerido por la Ley para garantizar los derechos de los trabajadores.

8. Establecer las condiciones y el procedimiento para la sustitución del Fiduciario y, en general, para la modificación de las normas de funcionamiento del Fondo.

9. Establecer que el Fiduciario estará obligado a llevar registros contables del Fideicomiso de Cesantía separados de los del empleador, de la Administradora y el Fiduciario, y de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

10. Establecer la remuneración que cobrará el Fiduciario por la Administración del Fondo de Cesantía. Establecer el costo de las certificaciones individuales que emita y el costo de todos los servicios a favor del Fideicomiso. Al mismo tiempo deberá establecer la procedencia de dicha remuneración.

11. Establecer los cargos por la transferencia del manejo de un Fondo de Cesantía a otro, dentro o fuera del Fiduciario.

12. Establecer la responsabilidad legal del empleador para con sus prestaciones y obligaciones con los trabajadores.

13. Señalar si se trata de fideicomisos individuales o colectivos. En el caso de fideicomisos colectivos, o cuando se trate de aportes voluntarios de los trabajadores, se deberá establecer claramente las subcuentas correspondientes al fondo de cada participante (empleador o trabajador) y se llevará una contabilidad separada para cada subcuenta.

14. Establecer la obligación del Fiduciario a emitir reportes trimestrales para cada trabajador, cuando se trate de subcuentas establecidas por aportes voluntarios de los trabajadores. Esta información deberá contener, por lo menos, el monto aportado, el monto acumulado, el rendimiento, y la cartera de inversiones.

Los Fideicomisos de Cesantía podrán constituirse a solicitud de una o varias empresas. Los Fideicomisos de Cesantía establecidos por una sola empresa y en donde exista solamente un patrimonio fiduciario se denominarán Fideicomisos Individuales. Los Fideicomisos constituídos por varias empresas, en donde exista más de un patrimonio fiduciario, se denominarán Fideicomisos Colectivos.

Los Fideicomisos Colectivos cumplirán con las normas establecidas en el Fideicomiso de Cesantía original, es decir, todas las empresas que aporten a un fideicomiso común se regirán con las mismas normas.

Las empresas fiduciarias que manejen fideicomisos colectivos, deberán establecer claramente en el contrato de cada fideicomitente las subcuentas correspondientes al patrimonio fiduciario de cada empleador. De la misma manera, la empresa fiduciaria deberá establecer las subcuentas correspondientes a los aportes voluntarios de los trabajadores cuando los hubiere.

El cálculo de los aportes obligatorios se hará de la siguiente manera:

- Indemnización: Los aportes correspondientes al 5% de la cuota parte mensual de la indemnización, serán calculados tomando como base el monto que le correspondiera recibir al trabajador, de darse un despido injustificado o renuncia justificada en ese momento. Es decir, si un trabajador que inició labores después de la vigencia de la Ley devenga en el primer trimestre del año B/.400, B/.600 y B/.750 sucesivamente, al momento de su despido, el cálculo de su prestación se establecerá de acuerdo al promedio de los últimos seis (6) meses o a los últimos treinta (30) días, cualquiera que sea mayor. De acuerdo a esta norma, la indemnización se calcularía en base a B/.750 y sería B/.49.04 por mes. De este cálculo, el aporte al fondo también se hará en base al promedio de los salarios del trimestre o al último salario, cualquiera que sea mayor, y en este caso será (49.04) (5%) (3) o B/.7.36.

- Prima de Antigüedad: Para los efectos de calcular la Prima de Antigüedad de aquéllos trabajadores que no presenten cinco (5) o más años de relación laboral, se utilizará como base para el cálculo de esta prestación, el promedio de los salarios recibidos durante la relación laboral. De igual manera, para el cálculo de los aportes sobre la Prima de Antigüedad, se tomará como base el promedio de los salarios del trimestre o el último salario del período en que se realiza el aporte, cualquiera que sea mayor.

El empleador deberá hacer sus aportes obligatorios al Fondo, más o menos cualquier diferencia originada por variaciones en el valor de mercado de sus inversiones, más o menos cualquier diferencia originada por prestaciones que haya pagado el Fondo en exceso de lo que se hubiere cotizado, a más tardar, treinta (30) días posteriores a las fechas establecidas a continuación: 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre. El Fiduciario emitirá los informes que establece este Decreto, a más tardar, treinta (30) días posteriores a las fecha de pago establecidas anteriormente.

Todos los recursos del Fondo son inembargables, sin perjuicio de las acciones que tiene el trabajador o el beneficiario contra dichos recursos para hacer efectivo su derecho a la prestación que le corresponda, hasta concurrencia del importe que se haya aportado para amparar el derecho a dicha prestación, y solamente podrá afectar el patrimonio fiduciario constituido por su empleador. El Fiduciario no será responsable de pagar prestaciones laborales, por aquéllos montos que superen los aportes que haya efectuado el empleador a favor de un trabajador.

De presentarse una demanda por daños y perjuicios en contra del empleador, será responsabilidad del empleador responder por dicha demanda, sin que ésta pueda afectar los activos del Fondo de Cesantía.

Sólo podrán efectuarse cargos a las cuentas del Fondo de Cesantía para ejecutar las inversiones autorizadas, para el pago de Prestaciones, para el pago de los retiros a que tiene derecho el Empleador y el Trabajador que haga aportes voluntarios, para el pago de la remuneración a favor del Fiduciario y las partes señaladas en el contrato, y para pagos autorizados por el contrato de cesantía, el Capítulo III del Título VI del Libro I del Decreto de Gabinete 252 de 1971 y el presente Decreto.

El período del ejercicio económico anual del Fondo de Cesantía coincidirá con el año calendario.

Cesada la relación de trabajo y/o producido el despido injustificado o la renuncia justificada, la prestación que corresponda se pagará íntegramente y en un solo momento. En los casos de terminación por mutuo acuerdo, se procederá igualmente al pago inmediato, total o parcial de la indemnización a la terminación de la relación por mutuo acuerdo, cuando así se haya convenido por escrito entre ambas partes. El empleador queda obligado a realizar todos los cálculos relativos a la prestación.

El Director General de la Dirección General de Trabajo del Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral o la persona que él autorice, expedirá las certificaciones para los fines de este Artículo.

El contrato de Cesantía establecerá el procedimiento para el pago de la prestación. Se establecerá que el empleador podrá hacer el pago de las prestaciones, y se señalará en el contrato de Cesantía la frecuencia en la que se debe certificar al Fiduciario de la cesación de los trabajadores, al igual que la frecuencia para el reembolso de la prestación. En todos los casos, se establecerá una frecuencia de por lo menos una vez al año.

El Fiduciario deberá exigir del empleador una notificación formal y por escrito, en la cual se detalla la cesación de trabajo. Dicha notificación deberá estar firmada por ambas partes (empleador y trabajador), acompañada de copias de las cédulas de los interesados, y cuando sea un despido injustificado o renuncia justificada, se deberá incluir también la resolución del Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral.

En los casos en que el empleador no haya efectuado el pago de la prestación del trabajador, este último deberá solicitar al Ministerio de Trabajo la resolución que acredita su cesación de trabajo, con la que podrá requerir del Fiduciario el pago de sus derechos.

El empleador queda obligado, luego de hacer el pago de las prestaciones, a remitir los impuestos producidos por dicha prestación a la Dirección General de Ingresos, a más tardar quince (15) días hábiles posteriores a la fecha en que se haya pagado la prestación.

Sólo las empresas autorizadas por conducto de la Ley 10 del 16 de abril de 1993 y que tenga licencia fiduciaria, podrán actuar como fiduciarios para los efectos de constituir los fondos de Cesantía en virtud de lo establecido en el Código de Trabajo.

Los Fiduciarios podrán actuar como Administradoras siempre y cuando se establezca de esa manera en el contrato de fideicomiso y estén registrados como Administradoras ante la Comisión Nacional de Valores.

El patrimonio neto del Fiduciario no será inferior, en ningún momento, al Cuatro por Ciento (4%) del total de los Fondos de Cesantía que constituya, o al monto que le señale el Ente Regulador, cualquiera de los dos que sea mayor. El Ente Regulador verificará con la frecuencia que considere necesario el cumplimiento de este artículo.

Ninguna persona autorizada por la Ley, que sea subsidiaria de un Empleador, o filial suya, podrá actuar como Fiduciario de un Fondo de Cesantía para ese Empleador.

Son obligaciones de todo Fiduciario:

1. Llevar la contabilidad del Fondo de Cesantía de manera individual para cada empleador y, de la misma forma, cuando se constituyan cuentas de aportes voluntarios del trabajador. En esta contabilidad se llevarán los registros correspondientes a los aportes, los retiros realizados, los rendimientos obtenidos, y en general, todas las cuentas que afecten el proceso administrativo del Fondo.

2. Certificar a requerimiento del empleador o del trabajador el monto de los aportes realizados, y de los retiros o prestaciones a que tenga derecho cada uno.

3. Ejercer, por cuenta del Fondo de Cesantía, los derechos derivados de los títulos y demás bienes que integran su patrimonio.

4. Convenir los términos y condiciones de los contratos necesarios para el cumplimiento de los objetivos del Fondo de Cesantía y ejecutar los controles.

5. Recibir para el Fondo de Cesantía los aportes y llevar el registro de los derechos que correspondan al empleador y al trabajador.

6. Llevar a cabo todas sus actividades autorizadas y todas sus funciones con la diligencia de un buen padre de familia.

7. Presentar al Ente Regulador, dentro de los primeros tres (3) meses de cada año, un informe sobre los Fondos de Cesantía que le hayan fideicomitido y el monto del patrimonio de cada uno de ellos.

Para los efectos de la información que deberá remitir el Fiduciario, según lo establecido en el acápite tercero (3) del artículo segundo (2) de este Decreto, el empleador queda obligado a remitir a su Fiduciario, junto con el pago de los aportes, un informe que detalle los salarios devengados por sus trabajadores en cada período y el monto asignado para amparar los derechos de cada trabajador. Este informe debe venir acompañado de una copia de la planilla preelaborada de la Caja de Seguro Social.

El Fiduciario deberá publicar sus Estados Financieros debidamente auditados dentro de los primeros tres (3) meses de cada año, en por lo menos tres (3) diarios de gran circulación nacional o enviar a sus clientes titulares esta información.

El Fiduciario mantendrá al acceso del público, en sus oficinas, documentación con la información sobre su organización y sus Estados Financieros de los (2) dos años anteriores.

Para efectos de la certificación que debe hacer el fiduciario con relación al monto que puede utilizar el trabajador como garantía en un préstamo para la obtención de una vivienda, se deberá emitir un certificado para esta única finalidad, en el cual se indique (i) la suma de los aportes que se han depositado para amparar el derecho del trabajador; (ii) que sólo puede ser utilizado como garantía en préstamos para una vivienda; y (iii) el período de vigencia del certificado. Este período no será mayor a treinta (30) días calendarios.

Sólo las personas autorizadas en la Ley 10 del 16 de abril de 1993 podrán actuar como Administradora de Fondos. Las personas que vayan a administrar los fondos de cesantía deberán registrarse como Administradora en base a los requisitos establecidos por la Comisión Nacional de Valores.

Los Bancos, Compañías de Seguros, Empresas Fiduciarias y Administradoras de Sociedades de Inversión que deseen registrarse como Administradora de Fondos, deberán presentar ante el Ente Regulador una solicitud de registro en donde se detalle, al menos, lo siguiente:

1. La capacidad técnica de la empresa o el contrato que le brinde dicha capacidad.

2. La capacidad operativa de la empresa o el contrato que le brinde dicha capacidad.

3. Un informe sobre la(s) persona(s) que estará(n) a cargo de las decisiones con respecto a los Fondos. Este informe deberá incluir la hoja de vida de cada uno. De igual manera se deberá informar oportunamente sobre cualquier cambio en este personal.

4. Cualquier otra información que de tiempo en tiempo requiera el Ente Regulador.

El Ente Regulador deberá revisar la documentación y mantener un registro de todas las empresas Administradoras de Fondos. El Ente Regulador queda también obligado a fiscalizar las operaciones de los administradores con la frecuencia que considere necesario para proteger los intereses de los participantes y procurar la transparencia en esta actividad.

Las Administradoras quedan obligadas a remitir semestralmente al Ente regulador un informe que detalle (i) los fondos administrados, (ii) el monto total de dichos fondos, (iii) y los rendimientos históricos al igual que los del período.

Ninguna persona autorizada por la Ley, que sea subsidiaria de un Empleador, o filial suya, podrá actuar como Administradora de un Fondo de Cesantía para ese Empleador.

El patrimonio neto de la Administradora no será inferior, en ningún momento, al Cuatro por Ciento (4%) del total de los Fondos de Cesantía que administre. El Ente Regulador verificará con la frecuencia que considere necesario el cumplimiento de este artículo.

Ninguna persona que carezca de autorización para actuar como Administradora podrá dedicarse a actuar como tal, ni presentarse como tal, ni dar a entender de manera alguna, que actúa o que puede actuar como Administradora.

Son obligaciones de toda Administradora:

1. Ejecutar las inversiones de acuerdo a los parámetros establecidos en el contrato de fideicomiso correspondiente, en la Ley y este Decreto.

2. Realizar todas sus transacciones a favor del Fondo, con la prudencia y diligencia de un buen padre de familia.

(Derogado).

(Derogado).

(Derogado).

(Derogado).

(Derogado).

(Derogado).

Son deducibles para los efectos del Impuesto sobre la Renta del Empleador, los aportes que efectúe a un Fondo de Cesantía. Serán deducibles igualmente para el trabajador, los aportes voluntarios que procedan de su salario mensual.

Para tal efecto, el Fiduciario expedirá, a solicitud del Empleador y del trabajador, certificaciones haciendo constar:

1. Que los aportes hayan sido recibidos en el Fondo de Cesantía; y

2. El monto de los aportes efectuados en el año.

Ambas certificaciones acompañarán la Declaración de Renta del empleador y del trabajador.

El empleador calculará e incluirá en su declaración jurada de rentas, el Impuesto Sobre la Renta que corresponda sobre el monto de los retiros que se hagan del fondo, según lo establecido en los Artículos 229-F y 229-G del Decreto de Gabinete N° 252 de 1971. La Dirección General de Ingresos podrá requerir del Fiduciario, con la frecuencia y en la forma que señale, información sobre cualquiera retiros efectuados por el Empleador.

El Trabajador que efectúe aportes voluntarios y que desee acogerse a los beneficios que le ofrece la Ley, tendrá la obligación de calcular e incluir en su declaración jurada de rentas, el Impuesto Sobre la Renta que corresponda sobre el monto de los retiros que éste haga del fondo, según lo establecido en el Artículo 229-I del Decreto de Gabinete N° 252 de 1971.

La Dirección General de Ingresos podrá requerir del Fiduciario, con la frecuencia y en la forma que señale, información sobre cualesquiera retiros efectuados por los trabajadores que efectúen aportes voluntarios.

El Fiduciario y la Administradora quedan sometidos en todo a la supervisión del Ente Regulador, quien podrá llevar a cabo las inspecciones sobre los libros y operaciones de estos, para verificar que la gestión del Fondo de Cesantía se lleva a cabo de conformidad con el Contrato de Cesantía, con la Ley y sus disposiciones reglamentarias. Si de conformidad con las causales establecidas en las Leyes aplicables, fuera intervenido el Fiduciario, la Administradora o cualquier otra persona involucrada en el manejo de un Fondo de Cesantía, el Ente Regulador ordenará directamente o por intermedio del Interventor que se haya designado, las providencias necesarias para proteger los intereses del Fondo de Cesantía, inclusive, si fuere necesario y conveniente a tales fines, designará nuevos Fiduciarios, Administradoras, u otros agentes, por el tiempo que dure la intervención o por otro plazo. En este último caso, transcurridos un (1) mes desde la designación, el Empleador podrá confirmar las designaciones hechas por el Ente Regulador o designar nuevas personas. De lo así actuado se informará a los trabajadores.

COMUNIQUESE, PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dado en la ciudad de Panamá, a los 26 días del mes de diciembre de mil novecientos noventa y cinco (1995).