Decreto Ejecutivo N° 114. Por el cual se establecen las normas relativas a la adopción de equipos fiscales para la emisión de comprobantes fiscales y otros documentos

A los efectos del presente Decreto reglamentario se establecen las siguientes definiciones:

1. Equipo Fiscal: Todo equipo autorizado por la DGI que procesa, registra, emite y almacena electrónicamente comprobantes fiscales y documentos no fiscales generados como consecuencia de las ventas de bienes y prestación de servicios, y que tiene la capacidad de enviar los totales de esas transacciones a un Repositorio de Datos conectado a internet. Los equipos fiscales, sin limitarse, incluyen, cajas registradoras fiscales e impresoras fiscales.

2. Caja registradora fiscal: Es un equipo electrónico autónomo que contiene una memoria permanente, inamovible e inalterable que registra en forma permanente diversos datos de identificación, el total del valor de los actos o actividades realizadas y el monto total de los impuestos y que cumple con los requerimientos exigidos al Equipo Fiscal.

3. Código OCR: Es una secuencia de caracteres de texto que puede ser digitalizada por un dispositivo informático, y permite la lectura automatizada de los siguientes valores claves en las facturas, notas de crédito o nota de débito: RUC y digito verificador del contribuyente emisor, serial del Equipo Fiscal, identificador de memoria fiscal, identificador de reporte Z, tipo y número de documento, monto total de la transacción y el correspondiente monto total de ITBMS.

4. Identificador de memoria fiscal: Valor almacenado en la memoria fiscal al momento de su inicialización que identifica a ese componente de forma única para ese Equipo Fiscal.

5. Impresora Fiscal: Es una impresora compatible con computadoras personales, puntos de ventas u otros equipamientos similares que cumplen con los requerimientos exigidos al Equipo Fiscal. La impresora fiscal será capaz de reconocer y ejecutar solamente una serie de comandos declarados, limitados a la impresión de los comprobantes fiscales y documentos no fiscales, así como la integración con la API Web (definida en el numeral 24), según los requerimientos establecidos en el presente Decreto Ejecutivo y cualquier otra modificación posterior.

6. Comprobante fiscal: Es la factura, nota de crédito, nota de débito o documento equivalente emitido por el Equipo Fiscal para ser entregado al comprador o prestatario, como constancia de la venta, prestación del servicio u otra operación generadora de ingresos y que reúne los requisitos que para tal efecto señalan las disposiciones fiscales vigentes y el presente Decreto Ejecutivo.

7. Dispositivo de seguridad: Material que permite ser troquelado y restringe el acceso a los componentes internos del Equipo Fiscal, y que al ser removido o violentado deja evidencia del hecho.

8. Documento no fiscal: Todo aquel documento emitido por un Equipo Fiscal diferente al Comprobante Fiscal.

9. Etiqueta fiscal: Etiqueta que se adhiere al Equipo Fiscal, en la que el fabricante o su representante autorizado, señala sus datos de identificación, la denominación comercial del modelo, el Número de Registro del Equipo Fiscal y la información que la Dirección General de Ingresos determine. Esta etiqueta debe ser de un material que permita observar fácilmente que fue desprendida, en caso que ello ocurra.

10. Logotipo fiscal: Signo con las siglas DGI, según el diseño establecido por el Departamento de Facturación de la Dirección General de Ingresos.

11. Memoria de auditoria: Dispositivo de almacenamiento de todos los comprobantes fiscales y documentos no fiscales emitidos por el Equipo Fiscal. La tecnologia de este dispositivo no permite su modificación, ni la alteración o eliminación de los registros almacenados. Este dispositivo debe mantener los datos almacenados sin la necesidad de alimentación eléctrica.

12. Memoria de trabajo: Dispositivo de almacenamiento temporal de los datos relativos a los totales de los actos o actividades del día, incluyendo el monto total del impuesto (ITBMS), realizadas por el Equipo Fiscal. Este dispositivo debe mantener la información almacenada durante un período mínimo de treinta (30) días, sin necesidad de alimentación eléctrica.

13. Memoria fiscal: Dispositivo no volátil, inamovible e inviolable para el almacenamiento consecutivo y permanente de datos. La tecnología de este dispositivo no permite su modificación, ni la alteración o eliminación de los registros almacenados. Este dispositivo debe mantener los datos almacenados sin la necesidad de alimentación eléctrica.

14. Número consecutivo de comprobantes fiscales: Es el control numérico utilizado para llevar un canteo de los comprobantes fiscales, el cual es almacenado en la Memoria de Auditoria y en la Memoria Fiscal del Equipo Fiscal.

15. Número de registro del equipo fiscal: Número único de identificación del Equipo Fiscal, conformado por caracteres asignados por la Dirección General de Ingresos al momento de la autorización y caracteres asignados por el fabricante o su representante al momento de su enajenación.

16. Número de serie del equipo fiscal: Es una serie numérica o alfanumérica asignada por el fabricante que identifica al Equipo Fiscal.

17. Programa de control: Conjunto de comandos disponibles para realizar las operaciones de manejo integral de un dispositivo electrónico.

18. Puerto de comunicación: Interfaz que permite la interacción con el programa de control, con el objetivo de extraer los datos almacenados en las memorias del Equipo Fiscal.

19. Reporte global diario ❑ Reporte "z": Reporte en el cual se reflejan los montos totales y el desglose individual de las operaciones del día almacenados en la Memoria Fiscal del Equipo Fiscal.

20. Sello fiscal: Impresión troquelada en el dispositivo de seguridad conformada por tres caracteres asignados por la Dirección General de Ingresos, más los números asignados por el fabricante.

21. Dispositivo de comunicación: Componente de hardware y firmware incorporado al Equipo Fiscal, o externo pero compatible con este, que permita la conexión a Internet para el reporte de las operaciones según las funcionalidades definidas por el presente Decreto Ejecutivo. Su programa de control debe estar integrado en un único firmware, sin permitir el uso de ningún software que puede ser vulnerable a cualquier intervención externa.

22. Repositorio de Datos: Espacio conectado a Internet donde se almacena la información transmitida por los Equipos Fiscales. La comunicación con el mismo se debe realizar según las especificaciones que disponga la DGI cumpliendo con los estándares de ciberseguridad aceptados internacionalmente.

23. Componente de Transmisión de Datos: sistema que permite comunicarse directa o indirectamente con el Equipo Fiscal para obtener datos reales y comunicarse directamente con la API Web para recibir comandos y transmitir los datos solicitados por la DGI.

24. Interfaz de programación de aplicaciones Web (API Web): servirá de interfaz Web entre el equipo fiscal y la DGI para el intercambio de información.

1. Un Dispositivo de Seguridad, que será troquelado con el Sello Fiscal;

2. El Programa de Control que debe venir incorporado de fábrica. El mismo no permitirá almacenar valores negativos, ni la disminución o modificación de los acumuladores de totales de ventas o prestaciones de servicios e impuestos, almacenados en las memorias del Equipo Fiscal u otro registro que el Equipo Fiscal necesite para realizar sus operaciones;

3. Una Memoria Fiscal, que deberá contar con un elemento de seguridad que impida borrar y alterar los datos almacenados en dicha memoria. La inclusión de registros en la Memoria Fiscal debe ser de manera secuencial, sin posibilidad de eliminación o modificación;

4. Una Memoria de Trabajo, que permita generar el Reporte Global Diario o Reporte "Z";

5. Una Memoria de Auditoría;

6. Una unidad impresora de los comprobantes fiscales y documentos no fiscales. Las copias de los mismos deberán constar en la Memoria de Auditoría;

7. Contadores independientes por cada tipo de comprobante fiscal o documento que el Equipo Fiscal sea capaz de emitir;

8. Un puerto de comunicación que cumpla con las especificaciones requeridas para permitir a la Dirección General de Ingresos extraer en forma encriptada la información almacenada;

9. Un Dispositivo de Comunicación interno o externo que cumpla las especificaciones que al efecto establezca la Dirección General de Ingresos.

La memoria fiscal, la memoria de auditoría y la memoria de trabajo deben ser físicamente independientes.

Si el dispositivo de comunicación es externo, el mismo deberá estar conectado al puerto de comunicación del equipo fiscal.

1. Número de Registro Unico de Contribuyente (RUC);

2. Número de registro del equipo fiscal;

3. Al menos 1,800 registros de las informaciones contenidas en el Reporte Global Diario o Reporte "Z" señaladas en los numerales 5) y 6) del Artículos? de este Decreto.

Al final del reporte se deben mostrar los totales del rango solicitado.

1. Hora de emisión, constituida por cuatro dígitos con el siguiente formato: HH:MM donde HH serán los dos dígitos de la hora y MM serán los dos dígitos de los minutos;

2. Fecha de emisión, constituida por ocho dígitos con el siguiente formato: DD-MM-AAAA, donde AAAA serán los cuatro dígitos del año, MM serán los dos dígitos del mes y DD serán los dos dígitos del día;

3. Nombre y apellido o razón social, domicilio fiscal y número del Registro Unico de Contribuyente (RUC) del usuario;

4. Número de Registro del Equipo Fiscal;

5. El monto total de las operaciones realizadas, separando los montos de las operaciones gravadas y las exentas o exoneradas. Se debe identificar claramente el total de impuestos causados, discriminado por tipo y porcentaje aplicable, así como el total de descuentos y devoluciones;

6. Número, fecha y hora de la última factura emitida por el Equipo Fiscal;

7. Cantidad de documentos emitidos, discriminado por tipo,

8. Los siguientes mensajes: "Memoria fiscal en agotamiento" o "Memoria de auditoría en agotamiento" cuando el espacio restante de almacenamiento de las referidas unidades de memoria sea inferior al cinco por ciento (5%) de su capacidad total;

9. Al emitirse el Reporte global diario o Reporte "Z" ¡os totales de las operaciones comerciales deberán ser registrados en la Memoria Fiscal, quedando la Memoria de Trabajo inicializada en cero.

   En los casos en que los que es obligatorio implementar el componente de transmisión de datos por software y no por firmware, la DGI solicitará que el Software de Facturación Fiscal guarde en un medio de almacenamiento los datos totales de cada documento fiscal individual de donde se derivan los totales del Reporte "Z" mencionados anteriormente; es decir, los identificadores únicos de cada documento fiscal (facturas, notas de crédito, etc.) con sus respectivos totales separando los montos de las operaciones gravadas y de las exentas o exoneradas; el total de impuestos causados, discriminado por tipo y porcentaje aplicable, así como el total de descuentos y devoluciones.

1. Tener como mínimo, capacidad para almacenar 250,000 copias de los comprobantes fiscales y documentos no fiscales generados por el Equipo Fiscal;

2. Almacenar los datos de los comprobantes fiscales y documentos no fiscales en la Memoria de Auditoría, antes de su emisión;

3. Permitir extraer la información contenida en la Memoria de Auditoría a través del Puerto de Comunicación;

4. Identificar en secuencia las memorias de auditoría utilizadas, con inclusión del Número de Registro del Equipo Fiscal y el número de Registro Único de Contribuyente (RUC) del usuario del Equipo Fiscal;

5. Evitar el funcionamiento del Equipo Fiscal cuando sea desconectada, alterada o haya agotado su capacidad de almacenamiento.

Se entienden cerradas o realizadas las operaciones de Ventas o prestaciones de servicios, cuando aparezca la palabra "TOTAL" en la factura.

El Equipo Fiscal no permitirá la impresión de copias de los comprobantes fiscales y documentos no fiscales emitidos,7/ /.

a excepción de las contenidas en la Memoria de Auditoría.

Todo Equipo Fiscal debe tener la capacidad de conectarse y compartir por medio de Internet información a la plataforma habilitada por la DGI para estos fines mediante la API Web, sujeto a las especificaciones que disponga la DGI. Estas especificaciones técnicas serán publicadas de forma oportuna en el sitio web de la DGI.

Los Equipos Fiscales deben transmitir de forma automática y periódica los datos contenidos en el Reporte Global Diario o Reporte "Z", señaladas en el artículo 3 del presente Decreto Ejecutivo, que modifica el artículo 7 del Decreto Ejecutivo N" 114 de 30 de enero de 2020.

En el caso de Equipos Fiscales que ya se encuentren en uso y que no cuenten con la capacidad de implementar el "Componente de Transmisión de Datos" como parte de su sistema de facturación fiscal, previa certificación de la DGI, se permitirá el uso de un Dispositivo de Comunicación (hardware y firmware) que implemente la funcionalidad del Componente de Transmisión de Datos.

1. Certificado del Registro Público de la sociedad solicitante.

2. Copia autenticada de la autorización de representación otorgada por el fabricante. Si esta autorización fuere otorgada en el extranjero, deberá cumplir las formalidades legales para su autenticación y legalización.

3. Copia de Aviso de Operación expedido por el Ministerio de Comercio e Industrias.

4. Original del Manual Técnico y Descriptivo del Equipo Fiscal o Equipos fiscales sujetos a evaluación por parte de la Dirección General de Ingresos.

5. Original del Manual de Mantenimiento y Manual del Usuario del Equipo Fiscal o Equipos fiscales sujeto de la evaluación.

   La Dirección General de Ingresos rechazará toda solicitud que no cumpla con la totalidad de los requerimientos exigidos y dispuestos para tal fin.

6. Un programa de consola que implemente todos los comandos requeridos para extraer información de auditoria del Equipo Fiscal. Las especificaciones técnicas de este programa serán publicadas de forma oportuna en el sitio web de la DGI.

En los casos en que se otorgue la autorización, en la Resolución se deberá indicar los caracteres que forman parte del Número de Registro del Equipo Fiscal y del Sello Fiscal.

1. Se hubiesen presentado documentos o informaciones falsas para la obtención de la autorización;

2. Se enajenen equipos fiscales autorizados que dejen de cumplir con los requerimientos técnicos establecidos en este Decreto o sean declarados obsoletos o defectuosos;

3. El fabricante o su representante incumpla con los deberes y obligaciones establecidos en el presente Decreto;

4. Se enajenen Equipos fiscales no autorizados, alterados o modificados;

5. Se produzcan alteraciones de los dispositivos de seguridad, violaciones de las memorias u otros hechos que impiden el normal funcionamiento del Equipo Fiscal, por acciones y omisiones propias o de las personas-autorizadas a distribuir, reparar o efectuar el mantenimiento de los equipo fiscales.

La revocatoria a la que se refiere este Artículo no releva al fabricante o su representante de continuar con la prestación de los servicios de mantenimiento y reparación de los equipos fiscales enajenados.

La Dirección General de Ingresos publicará en su sitio Web el nombre completo o la razón social y el número de Registro Unico de Contribuyente (RUC) de las personas fabricantes o sus representantes, empresas distribuidoras, centros de servicio técnico autorizado y personal técnico cuya autorización para enajenar equipos fiscales hubiese sido revocada, conforme a lo dispuesto en esta Sección.

1. Entregar a su distribuidor el Manual de Usuario, en idioma español, que incluya los procedimientos para obtener el Reporte de Memoria Fiscal del Equipo Fiscal y proceder al cambio de tasas impositivas.

2. Entregar a su distribuidor o en su caso, al usuario del Equipo Fiscal, el Libro de Control de Reparación y Mantenimiento, por cada equipo.

3. Efectuar, directamente o a través de centros de servicio técnico autorizados, una inspección anual obligatoria siguiendo las especificaciones técnicas que establezca la Dirección General de Ingresos en su sitio Web.

4. Presentar declaración informativa que indique:

1. La enajenación de Equipos fiscales que hubiere efectuado a sus distribuidores o directamente a sus usuarios;

2. Las enajenación de Equipos fiscales efectuadas por sus distribuidores;

3. La imposible reparación del Equipo Fiscal o el agotamiento de sus unidades de memoria;

4. La desincorporación de cualquier Equipo Fiscal, sea por desuso, sustitución, agotamiento de las memorias o cualquier otra circunstancia que justifique su inutilización;

5. Las inspecciones efectuadas directamente o a través de sus centros de servicio técnico autorizados;

6. La inclusión o exclusión de personas jurídicas domiciliadas en el país que fungirán como distribuidores indicando su número de Registro Único de Contribuyente (RUC);

7. La inclusión o exclusión de personas jurídicas domiciliadas en el país que fungirán como centros de servicio técnico autorizados, indicando el número de Registro Único de Contribuyente (RUC), así como el número de Registro Único de Contribuyente (RUC) del personal destinado a prestar dicho Servicio;

8. La pérdida de Equipos Fiscales que fueren propiedad de los usuarios, en los casos que tuvieren conocimiento de ello;

9. La pérdida de alguno de los Equipos Fiscales de su propiedad;

10. La alteración o remoción del Di positivo de Seguridad por persona no autorizada, así como cualquier otra modificación capaz de perturbar el normal funcionamiento del Equipo Fiscal;

11. Cualquiera otra información que exija la Dirección General de Ingresos.

La declaración informativa a la que se refiere el numeral 4 de este artículo deberá ser presentada a la Dirección General de Ingresos según los procedimientos y periodicidad que dicha institución disponga.

1. Suscribir contrato con el fabricante o representante autorizado por la Dirección General de Ingresos;

2. Informar al fabricante o al representante la enajenación de Equipos fiscales efectuadas a usuarios. Este informe deberá entregarse mensualmente aun cuando no se hayan efectuado enajenaciones y debe estar acorde con las especificaciones que de tiempo en tiempo determine la Dirección General de Ingresos;

3. Suministrar al usuario del Equipo Fiscal un Libro de Control de Reparación y Mantenimiento por cada equipo;

4. Entregar al usuario el Manual del Usuario del Equipo Fiscal, en idioma español, que incluya el procedimiento para obtener el Reporte de Memoria Fiscal.

5. Presentar una declaración informativa en los términos descritos en el numeral 4 del artículo 21 del presente Decreto Ejecutivo, en los casos en que el distribuidor represente al fabricante en la República de Panamá.

1. Suscribir contrato con el fabricante o representante autorizado por la Dirección General de Ingresos.

2. Informar al fabricante o al representante:

   1. La imposible reparación o el agotamiento de las unidades de memoria del Equipo Fiscal.

   2. Las inspecciones efectuadas.

   3. La alteración o remoción del dispositivo de seguridad por persona no autorizada, así como cualquier otra modificación capaz de perturbar el normal funcionamiento del Equipo Fiscal.

   4. La desincorporación de cualquier Equipo Fiscal, sea por desuso, sustitución, imposibilidad de reparación, agotamiento de las memorias o cualquier otra circunstancia que justifique su inutilización.

   3. La pérdida del Equipo Fiscal que se encontrase en su poder, con fines de reparación, adjuntando la denuncia legal a la entidad policial correspondiente.

   6. La pérdida de los Equipos Fiscales que hubiere sufrido un usuario, en caso de que tenga conocimiento del hecho.

3. Llenar los datos en el Libro de Control de Reparación y Mantenimiento.

   La declaración informativa a la que se refiere el numeral 2 de este artículo deberá ser presentada al fabricante o su representante o al distribuidor según los procedimientos y periodicidad que la DGI disponga.

1. Datos del Fabricante o Representante: Razón Social, número de Registro Unico de Contribuyente (RUC) y número y fecha de la Resolución que autoriza la enajenación del Equipo Fiscal.

2. Datos del Centro de Servicio Técnico autorizado: Razón social y número de Registro Único de Contribuyente (RUC).

3. Datos del Usuario: Nombre completo o razón social y número de Registro Único de Contribuyente (RUC).

4. Datos relativos al Equipo Fiscal: Número de serie, Número de Registro del Equipo Fiscal, fecha de inicialización, nombre y número de Registro Único de Contribuyente (RUC) del Centro de Servicio Técnico y nombre, cédula y firma del técnico que efectúo la instalación.

5. Datos relativos al Servicio: Fecha de la solicitud, fecha y número del Reporte Global Diario o Reporte "Z" al inicio y a la finalización del servicio, descripción del servicio y nombre, número de Registro Único de Contribuyente (RUC) del Centro de Servicio Técnico y nombre, cédula y firma del técnico que prestó el servicio.

El usuario de los Equipos Fiscales debe cumplir con las siguientes obligaciones:

1. Informar al distribuidor o al centro de servicio técnico autorizado, la desincorporación de cualquier Equipo Fiscal, sea por desuso, sustitución, agotamiento de las memorias o cualquier otra circunstancia que justifique su inutilización;

2. Contratar exclusivamente los servicios de reparación o mantenimiento con fabricantes o sus representantes, o con los centros de servicio técnico autorizados por éstos;

3. Conservar en el local, en buen estado y actualizado el Libro de Control de Reparación y Mantenimiento;

4. Emitir el Reporte Global Diario o Reporte "Z" de los Equipos Fiscales utilizados, por cada día de operación, como se describe en el artículo 3 del presente Decreto Ejecutivo.

5. Conservar en buen estado el Dispositivo de Seguridad y la Etiqueta Fiscal adheridas al Equipo Fiscal;

6. Emitir los Reportes de Memoria Fiscal, a solicitud de la Dirección General de Ingresos;

7. Modificar los porcentajes impositivas cuando se produzcan reformas legales de las mismas, siguiendo las instrucciones establecidas en el Manual del Usuario del Equipo;

8. Disponer y mantener el servicio de Internet que permita la correcta operación del Dispositivo de Comunicación y/o el Componente de Transmisión de Datos del Equipo Fiscal. Toda falla de conectividad a Internet deberá ser atendida dentro de un plazo máximo de siete (7) días.

Vencido este plazo se considerará que el Equipo Fiscal es de imposible reparación, debiendo ser desincorporado y sustituido por uno operativo.

1. Contener la denominación FACTURA o la denominación que corresponda según el tipo de comprobante fiscal;

2. Numeración consecutiva y única;

3. Número de registro del Equipo Fiscal;

4. Nombre y Apellido o razón social, domicilio y número de Registro Unico de contribuyente (RUC) del emisor;

5. Fecha de emisión constituida en forma que claramente aluda al día, mes y año de su emisión;

6. Descripción de la venta con indicación de cantidad y monto. Podrá omitirse la cantidad en aquellas presentaciones que por sus características ésta no pueda expresarse;

7. Desglose de I.T.B.M.S., I.S.C. y cualquier otro impuesto de retención que afecte la transacción;

8. Especificación del monto total de la base imponible del Impuesto sobre la Transferencia de Bienes Corporales Muebles y la Prestación de Servicios (1TBMS), I.S.C., cualquier otro impuesto de retención que afecte la transacción de forma que identifique la alícuota, indicando el porcentaje aplicable, así como la especificación del monto total exento o exonerado;

9. Indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación del servicio o de la suma de ambos, si corresponde;

10. En los casos que se carguen o cobren conceptos en adición al precio o remuneración convenidos o se realicen descuentos, bonificaciones, anulaciones y cualquier otro ajuste al precio, deberá indicarse la descripción y valor de los mismos;

11. El código OCR correspondiente a dicha transacción.

La Dirección General de Ingresos podrá exigir al usuario. del equipo fiscal que incluya en la factura cualquier otro aspecto formal que permita el control, registro, contabilización y fiscalización de las transacciones gravadas o exentas que se documenten.