Decreto Nº 15- 2007-DMySC de 12 de enero de 2007, "POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA LA ADQUISICION, DESPACHO Y PAGO DE BIENES Y SERVICIOS DEL SERVICIO AEREO NACIONAL"
DECRETO NÚMERO 15- 2007-DMySC
(de 12 de enero de 2007)
Por el cual se aprueba el documento titulado "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA LA ADQUISICIÓN, DESPACHO Y PAGO DE BIENES Y SERVICIOS DEL SERVICIO AÉREO NACIONAL".
EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA
En uso de sus facultades constitucionales y legales
CONSIDERANDO:
Que el Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá, establece que la Contraloría General es el ente encargado de fiscalizar y regular, mediante el control previo o posterior, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin que se realicen con corrección, según lo establecido en la Ley.
Que el Artículo 11, numeral 2, de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por el cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la Institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos, a fin que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas.
Que el Artículo 36 de la citada Ley, dispone que la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, dictará reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas que manejen fondos o bienes públicos, sujetándose a lo que establezcan las normas legales pertinentes.
Que corresponde a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad elaborar los documentos denominados Guías, Instructivos, Procedimientos o Manuales necesarios para la rendición, examen y finiquito de cuentas de la gestión fiscal de los empleados y agentes de manejo, de acuerdo al Decreto 261-Leg. de 16 de septiembre de 2002.
Que una vez elaborados estos documentos, deberán oficializarse mediante Decreto, en el cual se establecerá la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y serán de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos encargados de aplicarlos.
Que la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad en coordinación con el Servicio Aéreo Nacional, elaboró el documento titulado "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA LA ADQUISICIÓN, DESPACHO Y PAGO DE BIENES Y SERVICIOS DEL SERVICIO AÉREO NACIONAL".
Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por los responsables de cada una de las unidades administrativas involucradas en el proceso.
DECRETA:
Aprobar el documento titulado "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA LA ADQUISICIÓN, DESPACHO Y PAGO DE BIENES Y SERVICIOS DEL SERVICIO AÉREO NACIONAL".
Este Decreto regirá a partir de su promulgación.
FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá; Artículo 11, numeral 2 y Artículo 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por el cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Decreto 261-Leg. de 16 de septiembre de 2002.
Dado en la ciudad de Panamá, a los 12 días del mes de enero de 2007.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
DANI KUZNIECKY
Contralor General de la República
JORGE L. QUIJADA V.
Secretario General
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN SUPERIOR
DANI KUZNIECKY B.
Contralor General
LUIS CARLOS AMADO AROSEMENA
Subcontralor General
JORGE LUIS QUIJADA V.
Secretario General
DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
ELY I. BROKAMP I.
Directora GEONIS BORRERO
Subdirector
ÁRMANDO E. ÁLVAREZ G.
Jefe Departamental RITA SANTAMARÍA
Sub Jefa Departamental
LETICIA R. DE RODRÍGUEZ
Analista MAYLIN DURÁN
Apoyo Técnico
YAZMINA CORELLA
ZAIDA GONZÁLEZ
ODERAY CHEN
Colaboradoras
DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA
LUIS PALACIOS
Director YOLANDA DONOSO
Asesor Jurídico
DIRECCIÓN GENERAL DE FISCALIZACIÒN
MANUEL SANTAMARÍA LUIS A. VERGARA B.
Director Asistente EjecutivoREPÚBLICA DE PANAMÁ
MINISTERIO DE GOBIERNO Y JUSTICIA
OLGA GOLCHER
Ministra
SEVERINO MEJIA
Viceministro
SERVICIO AÉREO NACIONAL
JAIME I. FÁBREGA P.
Director General
CARLOS GRECO
Director de Logística
INDICE
NÚMERO PÁGINA
I.
ASPECTOS GENERALES………………………………………..
A.
Objetivo del Manual …………………………………………
B.
Objetivo del Servicio Aéreo Nacional (SAN)…………..…….
C.
Base Legal……………………………………………………
II.
NORMAS DE CONTROL INTERNO…………………………..
III.
PROCEDIMIENTOS…………………………………………….
A.
Procedimiento para la adquisición de bienes y servicios mediante Orden de Compra:
Al Contado ……………………………………………….
Al Crédito…………………………………………………
B.
Procedimiento para la recepción de bienes…………….. …….
C.
Procedimiento de recepción de servicios……………………...
D.
Procedimiento de recepción de donaciones…………………...
E.
Procedimiento para el despacho en el almacén……………….
F.
Procedimiento para la gestión y pago a través del Fondo Rotativo ………………………………………………………
G.
Procedimiento para reembolso del Fondo Rotativo…………..
IV.
RÉGIMEN DE FORMULARIOS
-
Solicitud de Bienes……………………………………………...
-
Requisición………………………………………………………
-
Autorización de confección de cheques………………………...
-
Solicitud de reembolso del Fondo Rotativo…………………….
-
Orden de Compra ……………………………………………….
-
Recepción de Cuentas (Gestión de Cobros)…………………….
-
Cuadro de Cotizaciones…………………………………………
INFORME…………………………………………………………
-
Informe de recepción de almacén………………………………
ANEXO
1
Autorización de viaje al Exterior
La Contraloría General de la República a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, presenta el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA LA ADQUISICIÓN, DESPACHO Y PAGO DE BIENES Y SERVICIOS PARA EL SERVICIO AÉREO NACIONAL, con base en las leyes y procedimientos administrativos, para definir responsabilidades del funcionario que autoriza los diferentes desembolsos que se generen.
El contenido de este documento se ha elaborado con una exposición sencilla y práctica, para beneficio de todos los que participan en esta actividad, sin perder de vista la imperiosa necesidad de aplicar correctamente las disposiciones legales y supletorias vigentes que regulan la materia, considerando el necesario control y fiscalización de los fondos institucionales.
En consecuencia, en la medida que surja la necesidad de realizar cambios, estaremos anuentes a considerar sus comentarios y observaciones, a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad
-
ASPECTOS GENERALES
-
Objetivo del Manual
Proveer a la Administración del Servicio Aéreo Nacional (SAN), los mecanismos de registros, controles presupuestarios y financieros, con el propósito de garantizar la eficiencia, eficacia y transparencia en su Gestión Administrativa.
Objetivo del Servicio Aéreo Nacional
Salvaguardar la integridad territorial, en particular la del espacio aéreo, cooperando y apoyando a las autoridades gubernamentales, en especial las de aviación civil, en el cumplimiento de sus funciones legales; desarrollar y registrar las actividades de auxilio humanitario.
Base Legal
Constitución Política de la República de Panamá, de 1972, Artículos 279 y. 280, reformada por los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y los Actos Legislativos Núm.1 de 1993 y Núm.2 de 1994 y Núm.1 de noviembre de 2004.
Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984. "Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República".
Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública y dicta otras disposiciones.
Decreto Núm.38 de 10 de febrero de 1990. "Por la cual se organiza la Fuerza Pública".
Decreto Núm.366 de 28 de diciembre de 2006. "Por el cual se reglamenta la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública y otras disposiciones en esta materia".
Decreto Núm.113 de 21 de junio de 1993. "Por el cual se adopta el Manual General de Contabilidad Gubernamental".
Decreto Núm.214-DGA de 18 de octubre de 1999. "Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá.
Resolución Núm.002 del 21 de julio de 2006. "Pago por Transferencia Electrónica de Fondos".
Normas de Administración Presupuestaria Vigente.
Normas de Control Interno
El Departamento de Auditoría Interna es responsable de evaluar que los procesos ejecutados en la Dirección de Logística, sean consecuentes con los procedimientos contenidos en este manual. En este sentido, el alcance y oportunidad del proceso de evaluación se ajustará conforme al programa de auditoría que este departamento elabore.
La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Fiscalización General, ejercerá sus actividades sin perjuicio de los controles administrativos que establezca el Servicio Aéreo Nacional (SAN).
Cuando exista la necesidad por parte de la Administración del SAN de adquirir algún bien o servicio, se preparará el documento denominado "Solicitud de Bienes" (Formulario No.1), y se enviará a la Dirección de Logística por parte de las diferentes Unidades Administrativas que conforman esta dependencia. En este formulario se describirá todo lo inherente a cantidad, características y costos estimados del bien.
Para el pago de Órdenes de Compras al contado, la Sección de Tesorería deberá haber cubierto los trámites previos previstos en el Manual de Procedimientos Administrativos y Fiscales, para los contratos y Compras Menores (M.13.96).
Se efectuará toda la interacción con Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, para el trámite de todo documento de pago que afecte el presupuesto y las finanzas públicas.
Cuando se anule un cheque, a éste se le colocará el sello de "ANULADO" y si ha sido firmado, donde está la firma, se cortará varias veces.
La Sección de Contabilidad guardará los documentos originales y comprobantes de pago de cada cheque que se produzca.
El encargado de la Sección de Presupuesto, deberá ir al Ministerio de Gobierno y Justicia a comprometer en el Sistema Integrado de Administración Presupuestaria...
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