Decreto Nº 18-2007-DMySC de 12 de enero de 2007, "POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL CONTROL DEL COMBUSTIBLE Y TRANSPORTE EN EL SERVICIO AEREO NACIONAL"
DECRETO NÚMERO 18-2007-DMySC
(de 12 de enero de 2007)
Por el cual se aprueba el documento titulado "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL CONTROL DEL COMBUSTIBLE Y TRANSPORTE EN EL SERVICIO AÉREO NACIONAL".
EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA
En uso de sus facultades constitucionales y legales
CONSIDERANDO:
Que el Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá, establece que la Contraloría General es el ente encargado de fiscalizar y regular, mediante el control previo o posterior, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin que se realicen con corrección, según lo establecido en la Ley.
Que el Artículo 11, numeral 2, de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la Institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos, a fin que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas.
Que el Artículo 36 de la citada Ley, dispone que la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, dictará reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas que manejen fondos o bienes públicos, sujetándose a lo que establezcan las normas legales pertinentes.
Que corresponde a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad elaborar los documentos denominados Guías, Instructivos, Procedimientos o Manuales necesarios para la rendición, examen y finiquito de cuentas de la gestión fiscal de los empleados y agentes de manejo, de acuerdo al Decreto 261-Leg. de 16 de septiembre de 2002.
Que una vez elaborados estos documentos, deberán oficializarse mediante Decreto, en el cual se establecerá la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y serán de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos encargados de aplicarlos.
Que la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad en coordinación con el Servicio Aéreo Nacional, elaboró el documento titulado "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL CONTROL DEL COMBUSTIBLE Y TRANSPORTE EN EL SERVICIO AÉREO NACIONAL".
Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por los responsables de cada una de las unidades administrativas involucradas en el proceso.
DECRETA:
Aprobar el documento titulado "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL CONTROL DEL COMBUSTIBLE Y TRANSPORTE EN EL SERVICIO AÉREO NACIONAL".
Este Decreto regirá a partir de su promulgación.
FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá; Artículo 11, numeral 2 y Artículo 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por el cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Decreto 261-Leg. de 16 de septiembre de 2002.
Dado en la ciudad de Panamá, a los 12 días del mes de enero de 2007.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
DANI KUZNIECKY
Contralor General de la República
JORGE L. QUIJADA V.
Secretario General
Sub Contralor General
JORGE LUIS QUIJADA V.
La Contraloría General de la República a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad y en coordinación con el Servicio Aéreo Nacional dependencia del Ministerio de Gobierno y Justicia, hemos elaborado el documento denominado MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL CONTROL DEL COMBUSTIBLE Y TRANSPORTE EN EL SERVICIO AÉREO NACIONAL, en base a los fundamentos jurídicos y supletorias, vigentes que regulan la materia que nos ocupa, con el propósito de brindar una herramienta que coadyuve a todos los usuarios que intervienen en el ciclo de gestión inherente al control del proyecto de Combustible y Transporte, contentivo de procedimientos estandarizados administrativos, en los cuales se definen tareas y responsabilidades de cada una de las unidades y funcionarios que participan en la gestión. De esta forma coadyuvamos y garantizamos el manejo, uso, control y custodia eficiente del combustible, para los vehículos y las aeronaves, consignadas al Servicio Aéreo Nacional.
De la justa y correcta disciplina en el uso, administración, control, registro, recepción, distribución y custodia considerando los niveles de autorización competente y permanente, dependerá el efectivo y dinámico control, en cumplimiento y salvaguarda del Patrimonio Público.
Para tal fin, la Dirección de Logística por medio de sus Departamentos de Combustible y Transporte de la Dirección General, serán las unidades ejecutoras que liderizarán y darán el seguimiento al cumplimiento al presente manual.
La evolución y cambios permanentes en el quehacer gubernamental y de las normas y disposiciones legales, obliga a los diferentes procedimientos, a mantenerse en cambios permanentes, modificaciones o actualizaciones, a los que no se exceptúan estos procedimientos. En la medida que surjan otras disposiciones o la necesidad de realizarlos, estaremos anuentes a considerar sus comentarios y observaciones, en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República, para de ser pertinente actualizar el documento.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad
I. ASPECTOS GENERALES
Objetivo del Manual
Regular el proceso de adquisición, despacho, registro y control del combustible, para la flota vehicular y aérea del Servicio Aéreo Nacional (SAN).
Aspectos Legales
Constitución Política de la República de Panamá, de 1972, Artículos 279 y 280,reformada por los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y los Actos Legislativos Núm.1 de 1993 y Núm.2 de 1994 y Núm.1 de noviembre de 2004.
Constitución Política de la República de Panamá, de 1972, Artículos 279 y. 280, reformada por los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y los Actos Legislativos Núm.1 de 1993 y Núm.2 de 1994 y Núm.1 de noviembre de 2004.
Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, "por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República".
Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública y dicta otras disposiciones.
Decreto Núm.38 de 10 de febrero de 1990, "por la cual se organiza la Fuerza Pública".
Decreto Núm.366 de 28 de diciembre de 2006. "Por el cual se reglamenta la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública y otras disposiciones en esta materia".
Decreto Núm.54-2006 de 14 de marzo de 2006, "por el cual se aprueba el Manual de Procedimientos para el uso y Manejo de Cajas Menudas en las Entidades Públicas, Cuarta Versión.
Decreto Núm.124 de 27 de noviembre de 1996, "por el cual se reglamenta el Decreto de Gabinete Núm.46 de 24 de febrero 1972 para el mejor uso de los vehículos propiedad del Estado".
Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, "por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República Panamá".
Circular Núm.24-DFG de 29 de mayo de 2003 sobre la reiteración sobre el uso de los vehículos propiedad del Estado.
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Alcance del Manual
Este documento es de aplicación en todas las Bases del Servicio Aéreo, en el ámbito nacional.
Normas de Control Interno
El Departamento de Transporte llevará el control y custodio del inventario de libretas denominada "Orden de Despacho de Combustible" (Formulario Núm.1) y es el responsable de hacer el pedido correspondiente, cuando este inventario disminuya al Almacén de Dotaciones. Por tanto, deberá estar pendiente que no se agote y suministrará además, libretas sólo a la Dirección y Subdirección General, en vista del servicio que brinda la Dependencia que es por 24 horas.
El Director y Subdirector General a través de sus conductores entregarán las órdenes de despacho con la respectiva copia de la factura cada vez que realicen el suministro a Combustible.
Las libretas de suministro, tienen una secuencia numérica, la cual debe observarse obligatoriamente por normas de auditoría. Por lo anterior, las órdenes anuladas igualmente deben ser remitidas al Departamento de Abastecimiento de Combustible para su registro y control.
La Orden de Despacho de Combustible, tiene un original y tres copias, las cuales se distribuirán de la siguiente manera:
Blanca (original) - Despachador (Estación)
Copia verde - Departamento de Abastecimiento de Combustible (Unidad de Turno).
Copia rosada - Departamento de Transporte (Conductor)
Copia amarilla - Libreta
La Dirección de Logística establecerá la cantidad de combustible que será despachado a cada vehículo, de acuerdo a las siguientes consideraciones:
El Departamento de Presupuesto debe contar con los registros y disponibilidad de la partida presupuestaria, correspondiente a este rubro y por unidad, de la cual debe fotocopiar para suministrar a la Dirección de Logística de manera permanente, considerando las modificaciones y otras, para los fines de control pertinente.
La capacidad del tanque del vehículo. La cantidad de combustible que tenga en ese momento.
La(s) misión(es) o recorrido a realizar.
El Departamento de Transporte asignará la responsabilidad a una unidad (funcionario), del manejo del llenado de las órdenes de suministro y entrega de la misma al conductor del vehículo, que requiera el abastecimiento.
Las órdenes deberán ir acompañadas del "Parte Diario de Operatividad de los Vehículos del SAN" (Anexo Núm.1) documento que contendrá la fecha de la última misión. Por consiguiente, se llevan a la Dirección de Logística para gestionar la firma de autorización.
Las firmas autorizadas para las órdenes de suministro de combustible son:
Director de Logística
Jefe de Abastecimiento
En la ausencia de ambos, corresponderá a
Subjefe de Abastecimiento
Jefe de Combustible
En los casos en que por asuntos de imprevistos, que requieren alquilar algún vehículo, solamente podrán autorizar la "orden de suministro", el Director General o Subdirector...
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