Decreto Nº 105-2007-DMySC de 5 de abril de 2007, "POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA APERTURA Y MANEJO DE FONDOS DE CAJAS MENUDAS, EN LA LOTERIA NACIONAL DE BENEFICENCIA."

La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con el Departamento de Organización y Sistemas Administrativos de la Lotería Nacional de Beneficencia, presenta el "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA APERTURA Y MANEJO DE FONDOS DE CAJAS MENUDAS, EN LA LOTERÍA NACIONAL DE BENEFICENCIA", en atención a las disposiciones legales que regulan el Manual de Procedimientos para el uso y Manejo de las Cajas Menudas en las Entidades Públicas, Cuarta Versión, publicado a través de la Gaceta Oficial Núm.25,523, de marzo de 2006.

El presente Manual, tiene como objetivo la regulación y unificación de criterios a seguir, proporcionando una guía a los servidores que solicitan compras por medio de Caja Menuda, así como los responsables de administrar estos recursos financieros, bajo la supervisión de la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General, en la Lotería Nacional de Beneficencia.

Se han efectuado las investigaciones pertinentes, con el propósito de adecuar la administración, responsabilidad y procedimientos reales para el uso de los Fondos. Además, se circunscribe a señalar aquellos aspectos en que la Ley y otras disposiciones emanadas de organismos reguladores y normadores del Estado, advierten como privativas para este tipo de fondos.

Este documento puede considerar modificaciones, que surjan de los cambios inherentes a nuestro entorno; por lo tanto, es necesario que los mismos se comuniquen a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, a fin que sean evaluados y de creerlo conveniente, autorizar su incorporación al documento.

INDICE

I GENERALIDADES

A. Concepto de Caja Menuda

B. Objetivo

C. Base Legal

II MEDIDAS DE CONTROL INTERNO

III PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

A. Procedimiento para Apertura de Caja Menuda

B. Procedimiento del Cheque para la Provisión Inicial del Fondo de Caja Menuda

C. Procedimientos para Solicitud de Desembolso por Caja Menuda

c.1 Solicitud de Impresos, Materiales y Equipo

c.2 Solicitud de Servicios

c.3 Solicitud de Viático

c.4 Solicitud de Autorización de Pago Diario de Planilla, Almuerzo o Cena

D. Procedimiento para Desembolsos del Fondo de Caja Menuda

d.1 Impresos, Materiales y Equipo

d.2 Viáticos

d.3 Planillas de Desayuno, Almuerzo o Cena

d.4 Unidades Responsables de Autorizar Desembolsos por Caja Menuda

E. Procedimientos para Reembolsos del Fondo de Caja Menuda

e.1 Oficina Principal

e.2 Direcciones Provinciales y Agencias

6. Variaciones de la Caja Menuda

   IV GASTOS APLICABLES

   A. Medidas y Limitaciones

   B. Detalle de los Gastos Aplicables

   RÉGIMEN DE FORMULARIOS

   ANEXOS

   GLOSARIO

   GENERALIDADES

   Concepto de Caja Menuda

   Las Cajas Menudas representan sumas de dinero fijas en efectivo reembolsables de Fondos Bancarios, que se proveen para facilitar la gestión administrativa y financiera; las mismas requieren de la afectación presupuestaria y financiera para su ejecución.

   Las Cajas Menudas presentan las siguientes características:

   Se alimenta de la Cuenta General de la Institución a medida que los recursos se van utilizando.

   Se administran con dinero en efectivo.

   Su monto es fijo y reembolsable.

   Su existencia es relativamente permanente, siendo afectado su estado, algunas veces por medidas administrativas.

   Se destinan para Compras Menores de Bienes y Servicios imprevistos y ocasionales.

2. Objetivo

   Sufragar necesidades urgentes, eventuales no programables, que se presentan en el desempeño de las labores cotidianas y que afectan en gran medida, el trabajo a realizar.

   C. Base Legal

   Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, por la cual se Regula la Contratación Pública y se dicta otra disposición.

   Ley Núm. 8 de 27 de enero de 1956, por la cual se aprueba el Código Fiscal de la República de Panamá.

   Decreto Ejecutivo Núm. 214 DGA de 8 de octubre de 1999, "Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá".

   Decreto Ejecutivo Núm. 366 de 28 de diciembre de 2006, por el cual se reglamenta la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006. Que regula la Contratación Pública y dicta otra disposición.

   Decreto de Gabinete Núm. 224 de 16 de julio de 1969, Orgánico de la Lotería Nacional de Beneficencia.

   Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de Cajas Menudas en las Entidades Públicas, Cuarta Versión. Contraloría General de la República (Gaceta Oficial 25,523 marzo de 2006).

   Normas Generales de Administración Presupuestarias Vigentes.

   2. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO

   Las normas y requerimientos desarrollados en este punto, tienen el propósito de brindar seguridad razonable sobre el buen manejo de los fondos provistos a través de las cajas menudas, de manera que ese manejo se realice con corrección y conforme a las disposiciones legales vigentes.

   Las solicitudes de apertura de Cajas Menudas de la Institución, deben dirigirse al Contralor General de la República por medio de la Oficina de Fiscalización en la Lotería Nacional de Beneficencia. Se podrá disponer de la cantidad de Cajas Menudas que se requiera, de forma que se facilite la gestión administrativa y financiera, con previa autorización de la Contraloría General de la República.

   Las Cajas Menudas podrán abrirse hasta por cinco mil balboas (B/.5,000.00). Excepcionalmente, se podrá solicitar un monto mayor al indicado, en cuyo caso se indicará con precisión y detalle, las razones que obligan a solicitar la suma en cuestión. Cuando se trate de cajas menudas de montos mayores a cinco mil balboas, el Custodio deberá prestar fianza de manejo por el cien por ciento (100%) de la suma bajo su cuidado. El pago de las primas por ésta, correrá a cargo de la Lotería Nacional de Beneficencia.

   Los fondos de Cajas Menudas, serán...