Decreto Nº 306-2007-DMySC de 21 de septiembre de 2007, "POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO "PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA EL MANEJO Y CONTROL DEL PROGRAMA BOLSA BÁSICA FAMILIAR DEL INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO".

DECRETO NÚMERO 306-2007-DMySC

(de 21 de septiembre de 2007)

Por el cual se aprueba el documento titulado "PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA EL MANEJO Y CONTROL DEL PROGRAMA BOLSA BÁSICA FAMILIAR DEL INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO".

EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA

En uso de sus facultades constitucionales y legales

CONSIDERANDO:

Que el Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá, establece que la Contraloría General de la República es el ente encargado de fiscalizar y regular, mediante el control previo y posterior, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin que se realicen con corrección, según lo establecido en la Ley.

Que el Artículo 11, numeral 2 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la Institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos, a fin que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas.

Que el Artículo 36 de la citada Ley dispone que, la Contraloría General de la República, dictará reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas que manejen fondos o bienes públicos.

Que corresponde a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, analizar, diseñar e implementar a nivel del sector Público, manuales de procedimientos, guías e instructivos, orientados a asegurar la regulación, fiscalización y control de la gestión pública de acuerdo a preceptos constitucionales, legales y principios administrativos de aceptación general, de acuerdo al Decreto Núm.211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007.

Que una vez elaborados estos documentos, deben oficializarse mediante Decreto, en el que se establece la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y son de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos encargados de aplicarlos.

Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por los responsables de cada una de las unidades administrativas involucradas en el proceso.

DECRETA:

ARTÍCULO PRIMERO

Aprobar el documento titulado "PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA EL MANEJO Y CONTROL DEL PROGRAMA BOLSA BÁSICA FAMILIAR DEL INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO".

ARTÍCULO SEGUNDO

Este documento regirá para el Instituto de Mercadeo Agropecuario.

ARTÍCULO TERCERO

Este Decreto regirá a partir de su promulgación.

FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 280, numeral 2 de la Constitución Política de Panamá, Artículo 11, numeral 2 y Artículo 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General. Decreto Número 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007.

Dado en la ciudad de Panamá, a los 21 días del mes de septiembre de 2007.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

CARLOS A. VALLARINO R.

Contralor General de la República

JORGE L. QUIJADA V.

Secretario General

REPÚBLICA DE PANAMÁ

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN SUPERIOR

CARLOS A. VALLARINO R.

Contralor General

LUIS CARLOS AMADO

Subcontralor General

JORGE QUIJADA

Secretario General

DIRECCIÒN DE MÈTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

ELY BROKAMP

Directora

GEONIS BORRERO

Subdirector

DEPTO. DE REGULACIÓN DE FONDOS

Y BIENES PÚBLICOS

ARMANDO ÁLVAREZ G

Jefe Departamental

PRÒSPERO ROSAS

Analistas

EIRA LÌA QUIRÒS B.

Apoyo Técnico

DIRECCIÓN GENERAL DE FISCALIZACIÓN

MANUEL SANTAMARÍA

Director

IVAN MARTÍNEZ

Subdirector

LUIS A. VERGARA

Asistente Ejecutivo

.GIL GONZÁLO GONZÁLEZ

Fiscalizador Jefe-IMA

DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA

LUIS A. PALACIOS

Director

AMILCAR D. ALVARADO S.

Asesora Jurídica

REPÚBLICA DE PANAMÁ

INSTITUTO DE MERCADEO AGROPECUARIO

GONZALO I. CAMBEFORT C.

Director General

AZAEL TORRES

Subdirector General

NICOLÁS GORDÓN

Director de Finanzas

ARELY. J. FUENTES

Director Administrativo

MARICEL NAVARRO

Subdirectora de Mercadeo y Comercialización

NDICE

INTRODUCCIÓN
  1. ASPECTOS GENERALES

    1. Objetivo del Procedimiento

    2. Base Legal

  2. ASPECTOS GENERALES DE CONTROL INTERNO

    1. Medidas de Control Genéricas

    2. Medidas de Control Específicas

    B.1 Controles para el Área de Tesorería

    B.2 Controles para el Área de Almacén de Proveeduría

    B.3 Controles para el Área de Contabilidad

    B.4. Controles para el Área de Presupuesto

    B.5. Controles para las Mermas

    B.6. Controles Para la Venta a Crédito de la Bolsa Básica Familiar o

    Navideña a Funcionarios Públicos Mediante Descuento Directo o Pago Voluntario

    B.7 Controles para la Venta de Bolsa Básica Familiar a la Feria del Productor

  3. PROCEDIMIENTOS

    1. Procedimiento para la Adquisición de Productos Industriales

      al contado mediante Orden de Compra

    2. Procedimiento para la Adquisición de Productos Agrícolas

      al Contado mediante Asignación y Orden de Compra

    3. Procedimiento para la Adquisición de Productos Industriales al Crédito mediante Orden de Compra

    4. Procedimiento para la Recepción de Productos Agrícolas o

      Industriales

    5. Procedimientos para el Despacho de Productos Agrícolas o Industriales

    6. Procedimiento para el Pago de Órdenes de Compra al Crédito

    7. Procedimiento para la Entrega de la Bolsa Básica Familia (Donación)

    8. Procedimiento para la Venta de la Bolsa Básica Familiar (Feria del Productor)

  4. Procedimiento para el Cobro de la Factura al Crédito

    RÉGIMEN DE FORMULARIOS

    ANEXOS

INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, y en coordinación con las diferentes Unidades Administrativas del Instituto de Mercadeo Agropecuario, ha desarrollado estos Procedimientos Administrativos y Fiscales con el propósito de establecer los mecanismos necesarios para el manejo y control del Programa Bolsa Básica Familiar, dirigido a comercializar la bolsa entre la Feria del Productor, particulares, Servidores Públicos y entregar la misma en donación.

Los Procedimientos que se incluyen en este documento, constituyen una herramienta de apoyo a la Administración que lleva la operación y control del Programa antes descrito.

El presente documento comprende tres capítulos y un apéndice referente al régimen de formularios, que deben ser de uso obligatorio para lograr el buen desarrollo del Programa. El primer capítulo se refiere a los Aspectos Generales y en él, se incluyen los temas inherentes al Objetivo del Procedimiento y la Base Legal que corresponde a los conceptos normativos, en cuales se orientan los controles y procedimientos. El segundo trata sobre los Controles Internos aplicables a las diferentes actividades económicas que se desarrollan en el Instituto de Mercadeo Agropecuario y el tercero trata sobre la descripción de los Procedimientos Aplicables al Programa de la Bolsa Básica Familiar que lleva a cabo el IMA.

Como práctica establecida en nuestra Dirección, estos Procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles, por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

  1. ASPECTOS GENERALES

    1. Objetivo del Procedimiento

      Proveer a la Administración del Instituto de Mercadeo Agropecuario, de los mecanismos de registro y control administrativo, presupuestario y financiero, para el Programa Bolsa Básica Familiar, con el propósito de garantizar la eficiencia, eficacia y transparencia en el proceso de adquisición de productos agrícolas e industriales, así como también en la comercialización de los mismos, en las donaciones que el Programa atienda, con la finalidad primordial de hacer llegar dichos productos a la población más necesitada.

    2. Base Legal

      1. Ley Núm. 32 de 8 de noviembre de 1984, por cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

      2. Ley Núm. 70 de 15 de diciembre de 1975, por el cual se decreta las finalidades y funciones del Instituto de Mercadeo Agropecuario.

      3. Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, por la cual se regula la Contratación Pública y se dictan otras disposiciones.

      4. Normas de Administración Presupuestaria Vigente.

      5. Decreto No. 214-DGA de 8 de octubre de 1999, por el que se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá.

      6. Decreto Núm. 42-Leg de 23 de febrero de 2005, por el cual se designan funciones en Luis Carlos Amado Arosemena, Subcontralor General; en Francisco Antonio Rodríguez Poveda, Director Nacional-Programa de Asesoría Fiscal adscrito a la Dirección Superior, en Jorge Luis Quijada Vásquez, Secretario General y en servidores públicos de la Dirección de Fiscalización General y se dictan otras disposiciones.

      7. Decreto Ejecutivo Núm. 366 de 28 de diciembre de 2006, por el cual se reglamenta la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006 que regula la Contratación Pública y dicta otras disposiciones".

      8. Decreto Número 264-2006-DMySC de 17 de octubre de 2006, por el cual se aprueba el documento titulado Manual de Procedimientos para el Registro Presupuestario de los Ingresos en las Entidades del Sector Descentralizado.

      9. Decreto Núm. 6-DFG, por el cual se establece que la Dirección de Fiscalización General de la Contraloría General de la República, fiscalizará e intervendrá en el ejercicio de las funciones de Control Previo en los Procesos Descarte, Permuta, Donación y cualquier otro que involucre los Bienes Patrimoniales del Estado, del 2 de enero de 2007.

      10. Decreto Núm. 01 -2007-DGCP, por el cual se reglamenta el procedimiento para contrataciones menores apremiantes.

        11 Decreto Núm.02-2007-DGCP de 6 de marzo de 2007, por la cual se reglamenta el procedimiento aplicable para las contrataciones menores en áreas rurales.

      11. Decreto Núm. 239-Leg de 13 de julio de 2007, por el cual se crea la Unidad de Coordinación y Fortalecimiento de las Oficinas de Ausitoría Interna del...

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