Decreto Nº 336-2006-DMySC de 26 de diciembre de 2006, "POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL USO Y MANEJO DE LAS CAJAS MENUDAS EN LAS JUNTAS COMUNALES"
DECRETO NÚMERO 336-2006-DMySC
(de 26 de diciembre de 2006)
Por el cual se aprueba el documento titulado “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL USO Y MANEJO DE LAS CAJAS MENUDAS EN LAS JUNTAS COMUNALES”.
EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA
En uso de sus facultades constitucionales y legales
CONSIDERANDO:
Que el Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá, establece que la Contraloría General es el ente encargado de fiscalizar y regular, mediante el control previo o posterior, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin que se realicen con corrección, según lo establecido en la Ley.
Que el Artículo 11, numeral 2, de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por el cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la Institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos, a fin que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas.
Que el Artículo 36 de la citada Ley dispone que, la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA dictará reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas que manejen fondos o bienes públicos.
Que corresponde a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad elaborar los documentos denominados Guías, Instructivos, Procedimientos o Manuales necesarios para la rendición, examen y finiquito de cuentas de la gestión fiscal de los empleados y agentes de manejo, de acuerdo al Decreto 261-Leg. de 16 de septiembre de 2002.
Que una vez elaborados estos documentos, deberán oficializarse mediante Decreto, en el cual se establecerá la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y serán de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos encargados de aplicarlos.
Que la Dirección de Fiscalización General en coordinación con la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, elaboró el documento titulado “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL USO Y MANEJO DE LAS CAJAS MENUDAS EN LAS JUNTAS COMUNALES”.
Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por los responsables de cada una de las unidades administrativas, involucradas en el proceso.
DECRETA:
Aprobar el documento titulado “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL USO Y MANEJO DE LAS CAJAS MENUDAS EN LAS JUNTAS COMUNALES”.
Este Decreto regirá a partir de su promulgación.
FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá; Artículo 11, numeral 2 y Artículo 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por el cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Decreto 261-Leg. de 16 de septiembre de 2002.
Dado en la ciudad de Panamá, a los 26 días del mes de diciembre de 2006.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
DANI KUZNIECKY
Contralor General de la República
JORGE L. QUIJADA V.
Secretario General
ÍNDICE
I
GENERALIDADES
A.
Concepto de Caja Menuda para las Juntas Comunales
B.
Objetivo de la Caja Menuda
C.
Objetivo del Procedimiento
D.
Base Legal
II
MEDIDAS DE CONTROL INTERNO
A.
Objetivo
B.
Disposiciones de Control Interno
III
PROCESOS DE APERTURA, AUMENTO, DISMINUCIÓN, TRASPASO
Y CIERRE DEL FONDO
A.
Proceso de Apertura
A.1 Trámite del cheque para la provisión inicial de fondos
B.
Variaciones de la Caja Menuda
B.1 Aumento
B.2 Disminución
B.3 Traspasos
B.4 Cierre
IV
GASTOS APLICABLES
V
PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMPRAS, DESEMBOLSOS
Y REEMBOLSOS
A.
Proceso previo de Autorización de Desembolsos
A.1 Reglamentación de los Desembolso en Concepto de Donaciones
B.
Proceso de Desembolsos
C.
Proceso de Reembolsos
VI
RÉGIMEN DE FORMULARIOS
Formulario Núm.1
Solicitud y Comprobante de Caja Menuda
Formulario Núm.2
Solicitud de Reembolso de Caja Menuda
Formulario Núm.2A
Recapitulación
Formulario Núm.3
Tarjeta de Control de Movimiento del Efectivo
de Caja Menuda
Formulario Núm.4
Cuadro de Cotizaciones
Formulario Núm.5
Comprobante de Pago Rural
ANEXO
GLOSARIO
BIBLIOGRAFÍA
La Contraloría General de la República, en uso de las atribuciones conferidas por la Constitución Política y demás disposiciones legales vigentes, ha elaborado la presente versión específica para las Juntas Comunales del “Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de las Cajas Menudas en las Juntas Comunales”, con el cual se reglamenta el uso y manejo de este tipo de fondos de las Juntas Comunales con un Presupuesto Anual igual o mayor de Veinticinco Mil Balboas (B/.25,000.00).
Este Manual acoge lo establecido en las normas jurídicas respectivas, considerando las realidades que afrontan estas organizaciones al momento que realizan su labor comunitaria. Los procedimientos detallados en este documento constituyen la reglamentación básica con la cual se examinarían en forma previa y posterior las actuaciones de los servidores y agentes de manejo que participen en este proceso. Corresponde al Presidente de la Junta Comunal, como también al respectivo Municipio velar por el cumplimiento de estos procedimientos sin perjuicio de la fiscalización y control que le corresponden a la Contraloría General República.
La aplicación de este manual operativo no exime del cumplimiento de cualquiera otra reglamentación vigente no detallada en el texto, pero relacionada con la materia tratada.
Este Manual de Procedimientos podrá actualizarse periódicamente por facultad propia de la Contraloría General, por modificaciones de las leyes aplicables o por necesidades institucionales debidamente presentadas y sustentadas.
. GENERALIDADES
A. Concepto de Caja Menuda para las Juntas Comunales
Son sumas de dinero fijas, autorizadas por la Contraloría General a solicitud del Presidente de la Junta Comunal, para manejarse en efectivo con el fin de sufragar gastos imprevistos y ocasionales de la Junta Comunal. Se reembolsan de la cuenta bancaria que maneja la Junta Comunal o del Fondo Común del Municipio, cuando éste administre las asignaciones de la Junta Comunal.
B. Objetivo de la Caja Menuda
Facilitar la gestión administrativa y financiera de las Juntas Comunales, permitiendo sufragar gastos de menor cuantía, necesidades imprevistas y ocasionales, surgidas de la administración de la Junta Comunal y de la atención a situaciones sociales de la comunidad que representa.
C. Objetivo del Procedimiento
Regular la administración del Fondo de Caja Menuda, dentro de un adecuado ambiente de control que asegure una gestión oportuna, eficiente, económica y transparente de los recursos autorizados.
D. Base Legal
Ley Nº 32, de 8 de noviembre de 1984; Orgánica de la Contraloría General de la República.
Ley No 53, de 12 de diciembre de 1984, que reforma la Ley Nº 105 de 8 de octubre de 1973 y “Por la cual se desarrollan artículos de la Constitución Política y se organizan las Juntas Comunales y señalan sus funciones”.
Ley Nº 56, de 27 de diciembre de 1995, por la cual se regula la Contratación Pública y se dictan otras disposiciones.
Ley Nº 6 de 2 de febrero de 2006, por la cual se Implementa un Programa de Equidad Fiscal.
Decreto Ejecutivo Nº18, de 25 de enero de 1996, por el cual se reglamenta la Ley Nº 56 de 27 de diciembre de 1995.
Decreto Ejecutivo Nº214 DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”.
Normas Generales de Administración Presupuestaria vigentes.
Manual de Procedimientos Administrativos y Fiscales para los Contratos y Compras Menores. M-13-96.
Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de las Cajas Menudas en las Entidades Públicas, P.04.03.06.
Decreto de Delegación Núm.42-Leg- del 23 de febrero del 2005.
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MEDIDAS DE CONTROL INTERNO
Objetivo
Las normas y requerimientos desarrollados en este punto, tienen el propósito de establecer un marco razonable de seguridad para el manejo correcto del dinero de las cajas menudas, conforme a las disposiciones legales vigentes.
Disposiciones de Control Interno
Las Cajas Menudas podrán abrirse hasta por quinientos balboas (B/.500.00), dependiendo del presupuesto anual de la Junta Comunal (Ver Anexo Núm. 1). La Contraloría General podrá autorizar un monto menor al que solicite la respectiva Junta Comunal, basándose en el análisis del Fiscalizador.
La Junta Comunal sólo podrá disponer de una Caja Menuda.
Cuando la Junta Comunal no maneje sus fondos, por carecer de local y personal, se podrá autorizar una Caja Menuda “general” para dicha Junta Comunal y la misma será administrada por el respectivo Consejo Municipal. El monto de esta Caja Menuda será autorizado con base a un análisis detallado que realice la Contraloría General en la provincia o región de que se trate.
Las Cajas Menudas deben ser utilizadas para adquirir Bienes y/o Servicios propios de los códigos de gastos detallados en el Capítulo IV de este Manual, si el presupuesto Municipal dispone de tales partidas.
Las facturas de compras realizadas deben cumplir con ciertas especificaciones: “La documentación se remitirá en formularios de numeración corrida y, por lo menos, con una copia que debe quedar en los archivos de quien la expida la copia puede reposar en archivos magnéticos, digitales u otro método tecnológico, siempre que lo solicite el contribuyente y así lo autorice la Dirección General de Ingresos. En los formularios siempre debe figurar preimpreso el número de Registro Único de Contribuyente, en adelante RUC, así como el nombre, razón social o nombre comercial, la individualización en el margen inferior de la empresa impresora o de cualquiera persona que imprima su propia factura, o de terceros, indicando su RUC, la fecha de impresión y descripción de tiraje realizado mencionando la numeración inicial como la final”.
Las facturas deben tener adheridos los timbres a...
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