Decreto Nº 240-2007-DMySC de 16 de julio de 2007, "POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO: "PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA ADQUISICIÓN, DESPACHO, REGISTRO, PAGO DEL COMBUSTIBLE Y CONTROL DEL EQUIPO RODANTE DEL INSTITUTO ONCOLÓGICO NACIONAL (ION)"
DECRETO NÚMERO 240-2007-DMySC
(de 16 de julio de 2007)
Por el cual se aprueba el documento titulado: "PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA ADQUISICIÓN, DESPACHO, REGISTRO, PAGO DEL COMBUSTIBLE Y CONTROL DEL EQUIPO RODANTE DEL INSTITUTO ONCOLÓGICO NACIONAL (ION)".
EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA
En uso de sus facultades constitucionales y legales
CONSIDERANDO:
Que el Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá, establece que la Contraloría General de la República es el ente encargado de fiscalizar y regular, mediante el control previo o posterior, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin que se realicen con corrección, según lo establecido en la Ley.
Que el Artículo 11, numeral 2, de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por el cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la Institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos, a fin que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas.
Que el Artículo 36 de la citada Ley dispone que, la Contraloría General de la República dictará reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas que manejen fondos o bienes públicos.
Que corresponde a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad a través del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, analizar, diseñar e implementar a nivel del sector Público, manuales de procedimientos, guías e instructivos, orientados a asegurar la regulación, fiscalización y control de la gestión pública de acuerdo a preceptos constitucionales, legales y principios administrativos de aceptación general, de acuerdo al Decreto 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007.
Que una vez elaborados estos documentos, deberán oficializarse mediante Decreto, en el cual se establecerá la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y serán de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos encargados de aplicarlos.
Que la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad en coordinación con el Instituto Oncológico Nacional, elaboró el documento titulado: "PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA ADQUISICIÓN, DESPACHO, REGISTRO, PAGO DEL COMBUSTIBLE Y CONTROL DEL EQUIPO RODANTE DEL INSTITUTO ONCOLÓGICO NACIONAL (ION)".
Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por los responsables de cada una de las unidades administrativas involucradas en el proceso.
DECRETA:
Aprobar el documento titulado: "PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA ADQUISICIÓN, DESPACHO, REGISTRO, PAGO DEL COMBUSTIBLE Y CONTROL DEL EQUIPO RODANTE DEL INSTITUTO ONCOLÓGICO NACIONAL (ION)".
Este Decreto regirá a partir de su promulgación.
FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 280, numeral 2 de la Constitución Política de Panamá, Artículo 11, numeral 2 y Artículo 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General. Decreto Número 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007.
Dado en la ciudad de Panamá, a los 16 días del mes de julio de 2007.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
CARLOS A. VALLARINO R.
Contralor General de la República
JORGE L. QUIJADA V.
Secretario General
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN SUPERIOR
CARLOS A. VALLARINO R.
Contralor General
LUIS CARLOS AMADO AROSEMENA
Subcontralor General
JORGE LUIS QUIJADA V.
Secretario General
DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL
MANUEL SANTAMARÍA
Director
LUIS VERGARA
Asistente Ejecutivo
ZOILA PAZCO
Jefa de Fiscalización
DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA
LUIS ALBERTO PALACIOS
Director
VERÓNICA BONILLA
Asesora Jurídica
DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
ELY I. BROKAMP I. GEONIS BORRERO
Directora Subdirector
EQUIPO TÉCNICO
ARMANDO ÁLVAREZ RITA SANTAMARÍA
Jefe Departamental Subjefa Departamental
LETICIA DE RODRÍGUEZ
Analista
COLABORACIÓN
ODERAY CHENAnalista
MAYLIN DEL C. DURÁN
Analista
REPÚBLICA DE PANAMÁ
INSTITUTO ONCOLÓGICO NACIONAL
ROBERTO IVÁN LÓPEZ
Director General
ANIBAL VILLA REAL
Subdirector General
YANNILETTE A. DE BOLIVAR
Directora Administrativa
COLABORADORA
JEANETTHE FLORES
Departamento de Servicios Generales
ÍNDICE
NÚMERO
PÁGINA
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ASPECTOS GENERALES………………………………………. . OBJETIVO DEL DOCUMENTO…………….……………….....
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ASPECTOS LEGALES..................................................................
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ALCANCE DEL DOCUMENTO……….………….……………
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NORMAS DE CONTROL INTERNO….......................................
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PROCEDIMIENTOS......................................................................
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Procedimiento para la adquisición de combustible………………
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Procedimiento para la autorización de pago a proveedores por el suministro de combustible
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Procedimiento para la solicitud de vehículo para misiones oficialesD. Procedimiento para cambios o reparaciones (daños) de los vehículos
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REGIMEN DE FORMULARIOS...................................................
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Orden de Despacho de Combustible……………………………....
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Solicitud de Bienes y Servicios……………………………………..
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Solicitud de Servicio de Transporte………………………………
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Consumo de Combustible Diario…………...……………………
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Control Mensual del Combustible………………………………
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Orden de Trabajo…………………………………………………
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Tarjeta Control-Mantenimiento Preventivo…………………..…
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Tarjeta de Control por Automóvil………………………………
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Control de Llantas y Baterías para Vehículos.…………………
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Control de Kilometraje por Auto………………………………
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7. Revisión diaria del Vehículo.………………………………
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INFORMES……………………………………………
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Informe Mensual del Suministro de Gasolina…………
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Informe Mensual del Suministro de Diesel…….……
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Informe de Recepción de Servicios………………… ANEXOS…………………………………………………………….
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Envío de pacientes para exámenes especiales fuera de la Institución…………………………………………………………...
Reporte de Accidentes………………………………………………
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La Contraloría General de la República a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad presenta los Procedimientos administrativos para la adquisición, despacho, registro, pago del combustible y control del equipo rodante del Instituto Oncológico Nacional (ION), en base a las leyes y procedimientos administrativos, para definir tareas y responsabilidades de la unidades (funcionarios) que autorice y solicite combustible y transporte, de los vehículos consignados a esta Institución.
El propósito de estos procedimientos, consiste en garantizar eficientemente el trámite administrativo interno de las recepciones, despachos y registros que se requieren de la adquisición y consumo de combustible y uso del equipo rodante del ION.
Para lo cual, la Dirección de Administración por medio de su Departamento de Servicios Generales, será la unidad ejecutora que garantizará el cumplimiento de los requisitos exigidos en el presente manual.
En la medida que surja la necesidad de realizar cambios, estaremos anuentes a considerar sus comentarios y observaciones en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad
ASPECTOS GENERALES
OBJETIVO DEL DOCUMENTO
Regular el proceso de adquisición, despacho, registro, pago y control del combustible como también la regulación del transporte del Instituto Oncológico Nacional (ION).
ASPECTOS LEGALES
Constitución Política de la República de Panamá de 1972, reformada por los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y los Actos Legislativos Núm.1 de 1993, Núm.2 de 1994 y Núm.1 de 2004.
Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984. "Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República".
Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006. "Por la cual Regula la Contratación Pública y se dictan otras Disposiciones".
Decreto Núm.124 de 27 de noviembre de 1996. "Por el cual se reglamenta el Decreto de Gabinete Núm.46 de 24 de febrero de 1972, por el cual se regula el movimiento de los vehículos propiedad del Estado".
Decreto de Gabinete Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999. "Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá".
Decreto Núm.366 de 28 de diciembre de 2006. "Por el cual se reglamenta la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública y otras disposiciones en esta materia".
Circular Núm.24-DFG de 29 de mayo de 2003, sobre la reiteración sobre el uso de los vehículos propiedad del Estado.
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ALCANCE DEL DOCUMENTO
Este documento es de aplicación en todas las oficinas del Instituto Oncológico Nacional.
NORMAS DE CONTROL INTERNO
La Dirección Administrativa a través de su Departamento de Servicios Generales le corresponde llevar el control de los vehículos y el control del combustible para cumplir así como las actividades propias de esta Institución de Salud.
Se cuentan con libretas de suministro, para llevar un control del consumo de "combustible" en la Institución. Las mismas tienen una secuencia numérica, la cual debe observarse obligatoriamente por normas de auditoria. Por lo anterior, los cupones de las libretas anuladas deben reposar las tres (original y copias) juntas para su registro y control.
El Departamento de Servicios Generales, establecerá la cantidad de combustible que será despachado a cada vehículo de acuerdo a las siguientes consideraciones:
La capacidad del tanque del vehículo. La cantidad de combustible que tenga en ese momento.
La(s) misión(es) que tenga que realizar el vehículo.
El Jefe de Servicios Generales será responsable por el control y custodio de las libretas de "Órdenes de Despacho de Combustible" (Formulario Núm.1).
La orden de despacho de combustible se hará en original y dos copias. La distribución será la siguiente:
0riginal (blanca) Estación de Combustible
1ra. Copia Conductor (Departamento de Servicios Generales)
2da...
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