Decreto Nº 202-2006-DMySC de 11 de agosto de 2006, POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO "MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DEL FONDO ESPECIAL DE SUBSIDIO"

DECRETO NÚMERO 202-2006 DMySC

(De 11 de Agosto de 2006)

Por el cual se aprueba el documento titulado “MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DEL FONDO ESPECIAL DE SUBSIDIO”

EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA

En uso de sus facultades constitucionales y legales

CONSIDERANDO:

Que la Presidencia de la República en uso de sus facultades constitucionales y legales autoriza al Ministerio de Desarrollo Social mediante Decreto Ejecutivo Nº 54 de 16 de julio de 2002, aplicar las disposiciones que rigen los subsidios estatales, se crea la Oficina Nacional de Administración de Subsidios Estatales e indica en el artículo 4º, la creación de un Fondo Especial de Subsidios, de carácter reembolsable al Tesoro Nacional, sometido a la fiscalización y control de la Contraloría General de la República, el cual permitirá a los subsidiados cobrar los subsidios otorgados en el Departamento de Tesorería del Ente Rector.

Que el Artículo 11 numeral 2 de la Ley 32 del 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos, a fin de que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas.

Que el Artículo 36 de la citada Ley dispone que, la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA dictará reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas que manejen fondos o bienes públicos.

Que corresponde a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad elaborar los documentos denominados Guías, Instructivos, Procedimientos o Manuales necesarios para la rendición, examen y finiquito de cuentas de la gestión fiscal de los empleados y agentes de manejo, de acuerdo al Decreto 261-Leg. de 16 de septiembre de 2002.

Que una vez elaborado estos documentos, deben oficializarse mediante decreto, en el que se establece la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y son de obligatorio cumplimiento para los Servidores Públicos encargados de aplicarlos.

Que la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad en coordinación con la Oficina Nacional de Administración de Subsidios Estatales del Ministerio de Desarrollo Social, participaron en la elaboración del documento titulado “MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DEL FONDO ESPECIAL DE SUBSIDIO”.

Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por los responsables de cada una de las unidades administrativas involucradas en el proceso.

DECRETA:

ARTÍCULO PRIMERO

Aprobar el documento titulado “MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DEL FONDO ESPECIAL DE SUBSIDIOS”.

ARTÍCULO SEGUNDO

Este documento será utilizado por la Oficina Nacional de Administración de Subsidios Estatales del Ministerio de Desarrollo Social.

ARTÍCULO TERCERO

Este Decreto rige a partir de su promulgación.

Dado en la ciudad de Panamá, a los 11 días del mes de Agosto de 2006.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

DANI KUZNIECKY

Contralor General de la República

JORGE LUIS QUIJADA V.

Secretario General

INDICE

INTRODUCCIÓN

I ASPECTOS GENERALES

Objetivos del Fondo

Objetivos del Manual Alcance del Manual

Vigencia

Base Legal

Unidades Administrativas Responsables en el

Manejo del Fondo

Firmas Responsables del Fondo

  1. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO

A. Autorización

B. Responsabilidad

C. Registro y Archivo

D. Documentos

E. Informes

PROCESO PARA EL MANEJO DEL FONDO ESPECIAL

DE SUBSIDIO - MIDES

Trámite de la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional

para solicitar subsidio mensual

Diagrama

Trámite de Pago mediante el sistema de transferencia

bancaria, a las organizaciones sin fines de lucro y los

centros, tanto de custodia como de cumplimiento

Diagrama

Trámite del Informe de Gestión del Fondo Especial

de Subsidio.

Diagrama

IV FORMAS IMPRESAS

Forma Nº 1 Planilla de Subsidio del Mes

Forma Nº 2 Gestión de Cobro al Tesoro Nacional

Forma Nº 3 Nota de Solicitud de Transferencia Bancaria

Forma Nº 4. Modelo de Informe de Gestión del Fondo

Especial de Subsidio

- Anexo 1. Informe de Saldo de la vigencia anterior

- Anexo 2 Informe de Transferencias provenientes

del Tesoro Nacional

- Anexo 3 Informe de Subsidios Reconocidos

- Anexo 4 Informe de Subsidios Otorgados

- Anexo 5 Informe de Subsidios Transferidos

- Anexo 6 Informe de Subsidios Pendientes

APÉNDICE

Apéndice Nº 1 Partidas Presupuestarias de Subsidios (2006)

Apéndice Nº 2 Asociaciones Sin Fines de Lucro y Patronatos

INTRODUCCIÓN

El Ministerio de Desarrollo Social, se encuentra inmerso en un proceso de modernización por lo que, entre otros productos, tiene a bien actualizar el “Manual para el Manejo y Control del Fondo Especial de Subsidio”. La modificación a este instrumento de gestión es pertinente para que el sistema de pagos de los subsidios que se lleva a cabo en la actualidad a cada una de las organizaciones y que se hace a través de cheques, sea transformado a un proceso de pago más flexible, práctico y eficiente, como es el sistema de transferencia bancaria del Banco Nacional de Panamá. La actualización del sistema de pago contribuye a minimizar tiempo, costo y recurso humano durante su ejecución.

El contenido del Manual esta estructurado en tres partes sustantivas:

La primera consta de los Aspectos Generales del Fondo Especial de Subsidios.

La segunda, corresponde a las medidas de Control Interno.

La tercera, se refiere al proceso para la Solicitud de Subsidio al Tesoro Nacional, el Pago a las subsidiadas y el Informe de la gestión del fondo.

Finalmente, se presentan los formularios requeridos para los respectivos trámites y diagramación de los procesos.

Las organizaciones sin fines de lucro y los centros subsidiados, tanto de custodia como de cumplimiento, se verán beneficiados en forma expedita en el cumplimiento de su misión, como es el atender a los grupos vulnerables en todo el territorio nacional, con la puesta en ejecución de la modalidad de pago mediante transferencia bancaria.

El Manual constituye una guía para el usuario, de manera que no se considera inflexible, por lo que cualquier modificación o adición que se considere pertinente, para adecuarlo a los procesos actuales, debe remitirse a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General, para analizarlos en conjunto con el Ministerio de Desarrollo Social y posterior reconocimiento e incorporación al documento oficial.

  1. ASPECTOS GENERALES.

    A. Objetivos del Fondo.

    1. Proveer en forma oportuna la cantidad de dinero que otorga el Estado a las organizaciones sin fines de lucro y los centros tanto de custodia, como de cumplimiento debidamente inscritos, reconocidos y establecidos en el territorio nacional, que brindan servicios sociales en beneficio de la población más necesitada de nuestro país.

    2. Autorizar a la Oficina Nacional de Administración de Subsidios Estatales para realizar el proceso de pago de los subsidios, previo cumplimiento de los requisitos legales inherentes materia en estudio.

    3. Establecer la disponibilidad de recursos económicos provenientes de los saldos y remanentes financieros, que ocasione el movimiento de suspensiones, disminuciones y cancelaciones del subsidio otorgado e informar de la ejecución del fondo.

      B. Objetivos del Manual.

    4. Regular el manejo y control del Fondo denominado: Ministerio de Desarrollo Social- Fondo Especial de Subsidios Estatales.

    5. Lograr el trámite oportuno de la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional y pago a las organizaciones sin fines de lucro y los centros tanto de custodia, como de cumplimiento e informar de la ejecución del fondo.

    6. Cumplir con las normas de Control Interno establecidas.

      C. Alcance del Manual.

      El documento es de aplicación exclusiva para el manejo y control del fondo especial de subsidios, el cual agilizará el proceso de pago a las organizaciones sin fines de lucro y los centros tanto de custodia, como de cumplimiento, debidamente inscritas y reconocidas, y las personas naturales establecidas en el territorio nacional, que brindan servicio social en beneficio de la comunidad.

      D. Vigencia.

      El Manual para el Manejo del Fondo Especial de Subsidios, vigente mediante el Decreto Número 259-2000 DISPRO de 19 de Julio de 2000, del Contralor General de la República, se sustituye por las disposiciones del presente manual a partir de la fecha de su promulgación.

      E. Base Legal.

    7. Ley Nº 8 de 27 de enero de 1956, por la cual se aprueba el Código Fiscal de la República.

    8. Ley Nº. 32 del 8 de Noviembre de 1984, por el cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Gaceta Oficial Nº 20, 188 de 20 de noviembre de 1984.

    9. Artículo Nº 28 y Nº 30 de la Ley Nº 42 de 19 de noviembre de 1997, por el cual se crea el Ministerio de la Juventud, La Mujer, la Niñez y la Familia. Gaceta Oficial Nº 23, 424 del 24 de noviembre de 1997.

    10. Decreto Nº 214-DGA de 8 de octubre de 1999, por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. Gaceta Oficial Nº 23,946 del 14 de diciembre de1999.

    11. Decreto Ejecutivo Nº 54 de 16 de julio de 2002, por el cual se rigen los subsidios estatales, se crea la Oficina Nacional de Administración de Subsidios Estatales y se deroga el Decreto Ejecutivo Nº 21-A de 2 de julio de 1998 y el Decreto Ejecutivo Nº 26 de 6 de agosto de 1999. Gaceta Oficial Nº 24,597 del17 de julio de 2002.

    12. Ley No.29, de 1 de agosto de 2005, que reorganiza el Ministerio de la Juventud, la Mujer, la Niñez y la Familia. Gaceta Oficial Nº 25,356 del 3 de...

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