Decreto Nº 15-2008-DMySC de 2 de enero de 2008, "POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA REGLAMENTACIÓN, APERTURA, USO Y MANEJO DEL FONDO ROTATIVO, DE LA PROCURADURÍA DE LA ADMINISTRACIÓN".
DECRETO NÚMERO 15-2008-DMySC
(de 2 de enero de 2008)
Por el cual se aprueba el documento titulado MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA REGLAMENTACIÓN, APERTURA, USO Y MANEJO DEL FONDO ROTATIVO, DE LA PROCURADURÍA DE LA ADMINISTRACIÓN.
EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA
En uso de sus facultades constitucionales y legales
CONSIDERANDO:
Que el Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá, establece que la Contraloría General es el ente encargado de fiscalizar y regular, mediante el control, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin de que se realicen con corrección, según lo establecido en la Ley.
Que el Artículo 11, numeral 2 de la Ley 32 del 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos, a fin de que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas.
Que el Artículo 36 de la citada Ley dispone que la Contraloría General de la República, dictará reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas que manejen fondos o bienes públicos.
Que corresponde a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad a través del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, analizar, diseñar e Implementar a nivel del sector Público, manuales de procedimientos, guías e instructivos, orientados a asegurar la regulación, fiscalización y control de la gestión pública de acuerdo a preceptos constitucionales, legales y principios administrativos de aceptación general, de acuerdo al Decreto 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007.
Que una vez elaborados estos documentos, deberán oficializarse mediante Decreto, en el cual se establecerá la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y serán de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos encargados de aplicarlos.
Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por los responsables de cada una de las unidades administrativas involucradas en el proceso.
DECRETA:
Aprobar el documento titulado MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA REGLAMENTACIÓN, APERTURA, USO Y MANEJO DEL FONDO ROTATIVO, DE LA PROCURADURÍA DE LA ADMINISTRACIÓN.
Este documento regirá para la Procuraduría de la Administración.
Este Decreto regirá a partir de su promulgación.
FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 280, numeral 2 de la Constitución Política de Panamá, Artículo 11, numeral 2 y Artículo 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General. Decreto Número 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007.
Dado en la ciudad de Panamá, a los 2 días del mes de enero de 2008.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
CARLOS A. VALLARINO R.
Contralor General de la República
JORGE L. QUIJADA V.
Secretario General
REPÚBLICA DE PANAMÁ
MINISTERIO PÚBLICO
PROCURADURÍA DE LA ADMINISTRACIÓN
OSCAR CEVILLE
Procurador de la Administración
NELSON ROJAS ÁVILA
Secretario General
ALINA VERGARA DE CHÉRIGO
Sub Secretaria General
EDITH ESQUIVEL
Directora de Administración y Finanzas
ERNESTINA TORRES DE CASTILLO
Directora de Investigación y Fortalecimiento
de la Administración Pública
CÉSAR IVÁN CASTILLO
Director de Información de Relaciones Públicas
NURIA ÁVILA DE SÁENZ
Consultora
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA LA REGLAMENTACIÓN, APERTURA, USO Y MANEJO
DEL FONDO ROTATIVO, PARA
LA PROCURADURÍA DE LA ADMINISTRACIÓN
VALIDADO POR LOS SIGUIENTES SERVIDORES PÚBLICOS
EDITH ESQUIVEL
Directora de Administración y Finanzas
MANUEL ROBLES
Jefe de la Oficina de Contabilidad
HÉCTOR RIVERA
Jefe de la Oficina de Presupuesto
ROSALÍA CLARKE
Jefa de Compras y Proveeduría
KEYRA VIGIL
Jefa de la Unidad de Tesorería
ÍNDICE
CONTENIDO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA REGLAMENTACIÓN, APERTURA, USO Y MANEJO DEL FONDO ROTATIVO, PARA LA PROCURADURÍA DE LA ADMINISTRACIÓN
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CONCEPTOS GENERALES
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Objetivo del Procedimiento
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Objetivo del Fondo Rotativo
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Concepto del Fondo Rotativo
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Características del Fondo Rotativo
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Base Legal
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MEDIDAS DE CONTROL INTERNO
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Objetivo
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Disposiciones Generales de Control Interno
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PROCEDIMIENTOS PARA LA APERTURA, AUMENTO, DISMINUCIÓN, TRASPASO Y CIERRE DEL FONDO ROTATIVO
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Proceso para el trámite de la Apertura del Fondo Rotativo
Diagrama de Proceso para el trámite de la Apertura del Fondo Rotativo
-
Proceso para el trámite de la Gestión de Cobro Contra el Tesoro Nacional y Apertura de la Cuenta Bancaria Cuenta Bancaria del Fondo Rotativo
Diagrama de Proceso para el trámite de la Gestión de Cobro Contra el Tesoro Nacional y Apertura de la Cuenta Bancaria del Fondo Rotativo
-
Procesos para el Aumento, Disminución, Traspaso y Cierre del Fondo Rotativo
C.1 Proceso para el trámite de Aumento del Fondo Rotativo
C.2 Proceso para el trámite de Disminución del Fondo Rotativo
C.3 Proceso para el trámite de Traspaso del Fondo Rotativo
C.4 Proceso para el trámite de Cierre del Fondo Rotativo
IV PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMPRAS MENORES DE MIL BALBOAS (B/.1,000.00),POR FONDO ROTATIVO
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Proceso para el trámite de la Adquisición de Solicitud de Bienes y Servicios
Diagrama de Proceso para el trámite de la Adquisición de Solicitud de Bienes y Servicios
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Proceso para el trámite de la Cotización, por el Fondo Rotativo
Diagrama de Proceso para el trámite de de la Cotización por el Fondo Rotativo
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Proceso para el trámite de la Orden de Compra al Crédito, por el Fondo Rotativo
Diagrama de Proceso para el trámite de la Orden de Compra al Crédito, por el Fondo Rotativo
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Proceso para el Trámite de la Orden de Compra al Contado por el Fondo Rotativo
Diagrama de Proceso para el trámite de la Orden de Compra al Contado
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Proceso para el trámite de Viáticos por el Fondo Rotativo
E.1 Trámite de la Solicitud de Viáticos, en el interior del país
Diagrama de Proceso para el trámite de la Solicitud de Viático , en el interior del país
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Proceso para el trámite de la Gestión de Cobro contra el Fondo Rotativo
Diagrama de de Proceso para el trámite de la Gestión de Cobro Contra el Fondo Rotativo
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Proceso para el trámite del Cheque por el Fondo Rotativo
Diagrama de Proceso para el trámite del Cheque por el Fondo Rotativo
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Proceso para el trámite de Reembolso del Fondo Rotativo
Diagrama de Proceso para el trámite del Reembolso
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GASTOS APLICABLES
Detalle de la Clasificación
VI RÉGIMEN DE FORMULARIOS
001 Solicitud de Bienes y Servicios
002 Cuadro de Cotización
003 Orden de Compra
004 Ajuste a la Orden de Compra
005 Solicitud de Viáticos
006 Comprobante de Pago Rural
007 Cuenta de Gestión Contra el Fondo
008 Gestión de Cobro Contra el Tesoro Nacional
009 Recapitulación de Reembolso de Fondo Rotativo
010 Relación de Reembolso de Fondo Rotativo
011 Cheque
ANEXOS
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Normas Legales Relativas al Manejo de Fondos
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Glosario
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Bibliografía
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Entrevistas
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La Procuraduría de la Administración, en uso de las atribuciones conferidas por la Constitución Política de la República de Panamá y Ley No.38 de 31 de julio de 2000, "Que aprueba el Estatuto Orgánico de la Procuraduría de la Administración, regula el Procedimiento Administrativo General y dicta disposiciones especiales," ha elaborado el Manual de Procedimientos para la Reglamentación, Apertura, Uso y Manejo del Fondo Rotativo, para la Procuraduría de la Administración, en coordinación con el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República.
El presente documento representa una herramienta básica para el manejo y control del Fondo Rotativo, y tiene como propósito mantener la transparencia, eficiencia y eficacia en la Adquisición de Bienes y Servicios que realicen las diferentes Unidades Administrativas de la Procuraduría de la Administración. Este Manual forma parte de las diferentes acciones administrativas que esta realizando esta Institución, con el objetivo de mejorar la calidad de los servicios públicos.
Los procedimientos detallados en este Manual, constituyen la reglamentación, contra la cual se examinarán en forma previa y posterior las actuaciones de los Servidores Públicos, que tienen la responsabilidad del manejo y control del Fondo. Corresponde al Procurador (a) de la Administración en coordinación con la Dirección de Administración y Finanzas, velar por el cumplimiento de estos procedimientos, sin perjuicio de la fiscalización y control que le corresponde a la Contraloría General de la República.
La aplicación de este Manual operativo, no exime del cumplimiento de cualquiera otra reglamentación vigente, no presentada en el texto, pero relacionada con la materia tratada.
Este Manual de Procedimientos podrá actualizarse de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Contraloría General de la República, por modificaciones de las leyes que lo sustentan o debido a necesidades de la institución, debidamente presentadas y sustentadas al Procurador (a) de la Administración, a través de la Dirección de Administración y Finanzas.
PROCURADURÍA DE LA ADMINISTRACIÓN
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CONCEPTOS GENERALES
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Objetivo del Procedimiento
Aplicar las normas legales vigentes relacionadas con la administración del Fondo Rotativo, con el propósito de asegurar una gestión oportuna, eficiente, eficaz y transparente del recurso financiero y presupuestario autorizado.
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Objetivo del Fondo Rotativo
Facilitar la gestión administrativa y financiera de la Procuraduría de la Administración, permitiendo de manera inmediata la adquisición de bienes y servicios necesarios, que surjan durante el desarrollo de las...
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