Contrato Nº 05/07 de 19 de abril de 2007, "SUSCRITO ENTRE EL INSTITUTO PANAMEÑO DE TURISMO Y PUBLICUATRO, S.A., PARA DISEÑAR UNA ESTRATEGIA DE MERCADEO Y COMUNICACION PARA PROMOVER A PANAMA A NIVEL INTERNACIONAL."
CONTRATO No.05/07
Servicios Integrados de Promoción, Publicidad, Relaciones Públicas, Mercadeo Relacional y Trade Marketing.
Los suscritos a saber: RUBÉN BLADES, varón, panameño, mayor de edad, portador de cédula de identidad personal No. 8-184-653, actuando en nombre y representación del INSTITUTO PANAMEÑO DE TURISMO, en su condición de Gerente General, debidamente autorizado por la Junta Directiva mediante la Resolución No. 68/06 del 12 de Diciembre de 2006, y con el concepto favorable del Consejo Económico Nacional, según consta en la nota CENA/068 de 28 de febrero de 2007 y por el Consejo de Gabinete, mediante Resolución No. 30 de 16 de marzo de 2007, quien en lo sucesivo se llamará EL IPAT, por una parte, y por la otra, MARIO LUIS BARLETTA ARCE, varón panameño, mayor de edad, empresario, con cédula de identidad personal No 8-159-1029, con oficinas en Calle 50 y 65E, Corregimiento de San Francisco, Ciudad de Panamá, actuando en nombre y representación de Publicuatro S.A., agencia de publicidad panameña parte del Consorcio GRUPO OGILVY, sociedad debidamente inscrita en el Registro Público, Sección de Micropelícula Mercantil a Ficha 356454, Rollo 63942, Imagen 78, en su condición de Presidente y Representante Legal y debidamente autorizado por medio de Acta de Junta Extraordinaria de Accionistas, quien en lo sucesivo se llamará LA CONTRATISTA, y habiendo cumplido con los trámites de contratación pública, mediante la celebración de la Licitación Pública No. 2006-1-45-0-08-00001-1, han convenido en celebrar el presente Contrato al tenor de las siguientes cláusulas:
CLÁUSULA PRIMERA: EL OBJETO
LA CONTRATISTA deberá diseñar una Estrategia de Mercadeo y Comunicación y, desarrollar e implementar un Programa Integrado de Promoción, Publicidad, Relaciones Públicas; Mercadeo Relacional y, Trade Marketing para promover a Panamá a nivel internacional como destino turístico.
CLÁUSULA SEGUNDA: OBLIGACIONES DE LA CONTRATISTA
LA CONTRATISTA deberá:
Elaborar un Plan de Trabajo semestral en coordinación con la Dirección de Mercadeo de EL IPAT que detalle las actividades por desarrollar, las fechas de ejecución y los responsables a cargo (personal involucrado y porcentaje de tiempo de dedicación).
Diseñar un Plan de Investigación (inicial y periódico) sobre la imagen y el posicionamiento de LA República de Panamá como destino turístico en cada uno de los puntos y países objetivo que se lleguen a determinar como prioritarios y, analizar y evaluar los distintos destinos que, en esos mercados, se consideren competencia relevante para la República Panamá.
Coordinar y supervisar a la(s) empresa(s) de investigación de mercado que se contraten en los distintos países para la implementación de los estudios requeridos y, analizar y presentar a EL IPAT los principales hallazgos y resultados de dichos estudios, a fin de utilizarlos de base para el diseño de las estrategias de mercadeo y comunicación a desarrollar.
Monitorear de forma consistente y sistemática las actividades promociónales y publicitarias que se realicen en los destinos a partir de los estudios anteriores, se lleguen a determinar como competencia relevante para República Panamá.
Diseñar y desarrollar, de acuerdo a las características del público y países objetivos con mayor potencial, una Estrategia de Mercadeo y Comunicación Integrada (Publicidad, Promoción, Relaciones Públicas; Mercadeo Relacional y Trade Marketing) que permita incrementar de forma sostenida el turismo hacia Panamá.
Diseñar y crear la propuesta de comunicación de "Panamá" (bajo un modelo de creación y desarrollo de branding) que se habrá de utilizar en todo este esfuerzo de mercadeo y comunicación, la cual debe reflejar claramente: la propuesta de valor que, a partir de los estudios y análisis realizados, responda mejor a las expectativas de los turistas potenciales considerando las posibilidades reales del país de satisfacer las mismas.
Diseñar y desarrollar las Estrategias Específicas de cada una de las áreas de comunicación y de mercadeo involucrada: Publicidad, Promoción, Relaciones Públicas, Mercadeo Relacional y Trade Marketing, de forma tal que éstas, aunque formando parte integral de una estrategia única, se puedan desarrollar independientemente.
Diseñar e implementar una(s) Campaña(s) Publicitaria(s) a nivel internacional que comunique masivamente la propuesta de valor de forma adecuada y eficiente para cada mercado y público objetivo específico.
Preparar y/o adquirir todos los diseños, textos, guiones y "story boards" que se requieran para preparar material publicitario para medios impresos o electrónicos y proponer distintas ideas para éstos con sus respectivos textos y gráfica, a fin de que EL IPAT pueda revisar y eventualmente, hacer los cambios que considere conveniente.
Recomendar y negociar un Plan de Medios (Pauta Publicitaria) a nivel internacional que maximice el impacto de la Campaña y los recursos invertidos, procurando las mejores negociaciones en tarifas, descuentos y volúmenes.
Diseñar e implementar un adecuado Plan Promocional (BTL) a nivel internacional, que le garantice al país presencia en los principales eventos turísticos internacionales y acceso a los principales operadores mayoristas y minoristas a fin de negociar en y con éstos, planes y paquetes turísticos específicos.
Asesorar a EL IPAT en el desarrollo e implementación de adecuados Planes Comerciales y Paquetes Promociónales en conjunto con las líneas aéreas, los hoteles y los operadores (Trade Marketing) turísticos locales e internacionales, a fin de establecer de común acuerdo ofertas más atractivas y competitivas.
Diseñar e implementar un adecuado Plan de Relaciones Públicas nivel internacional que le permita al país tener una cobertura gratuita, permanente y periódica de los medios editoriales especializados que contribuya al posicionamiento del país como destino turístico y a la difusión de su oferta comercial.
Coordinar, apoyar y, de ser necesario, acompañar en los viajes, presentaciones y actividades que los funcionarios de EL IPAT tengan que hacer como parte de estos Planes Promocionales y de Relaciones Públicas.
Diseñar e implementar un adecuado Plan de Mercadeo Relacional y Trade Marketing a nivel internacional, que nos permita establecer de forma permanente una comunicación efectiva, tanto con los operadores turísticos mayoristas y minoristas, como con turistas individuales y grupales, físicos y corporativos, a fin de potenciar y hacer más eficiente nuestros esfuerzos promocionales.
Diseñar así mismo, como parte del Plan de Mercadeo Relacional, tácticas específicas para los visitantes en su carácter individual, que nos permita generar Bases de Datos de estos, a fin de procurar segundas visitas en el futuro y establecer e implementar esquemas de mercadeo boca a boca que incentiven recomendaciones a terceros del país como destino.
Asesorar a EL IPAT en la gestión de fondos de co-inversión y patrocinio con las líneas aéreas, hoteles y operadores locales e internacionales a fin de aumentar los recursos y el impacto de este esfuerzo de mercadeo y comunicación1.
Identificar Inversionistas potenciales del área turística que deseen invertir en Panamá y, gestionar reuniones entre éstos y funcionarios de EL IPAT; coordinar sus visitas al país y darle seguimiento a estas gestiones.
Apoyar a EL IPAT en el diseño, elaboración y preparación las presentaciones y desarrollar los materiales de apoyo que requieran los funcionarios de EL IPAT en sus viajes y presentaciones en Ferias, Congresos y Reuniones con Comercializadores y Operadores, los cuales deben ser incluidos y considerados como parte del Plan de Relaciones Públicas2.
Apoyar -desde la perspectiva de Relaciones Públicas y BTL- los viajes, entrevistas y reuniones de los funcionarios de EL IPAT en el extranjero y darle seguimiento a las gestiones realizadas.
CLÁUSULA TERCERA: ALCANCES DEL SERVICIO
LA CONTRATISTA contratará a su nombre, por cuenta de EL IPAT, todo aquello referente a la actividad Publicitaria, de Promoción, de Relaciones Públicas, de Mercadeo Relacional y de Trade Marketing a desarrollarse en coordinación estrecha con EL IPAT y será por consiguiente el único responsable del control y cumplimiento de todas las contrataciones que se realicen, debiendo verificar el exacto cumplimiento, y en caso de falla propia o de terceros, LA CONTRATISTA será responsable por el pago, reclamo, recuperación y/o indemnización que deba realizarse para salvaguardar los recursos e intereses de EL IPAT.
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1 EL CONTRATISTA deberá atender la necesidad de desarrollar formatos para la realización de esfuerzos de mercadeo y comunicación cooperativa, combinada y/o conjunta con el sector turístico privado panameño, dándole cabida a las campañas y gestiones comerciales de éste, a fin de aprovechar las sinergias que de ahí se deriven y aumentar el impacto de nuestros esfuerzos.
2 Los costos asociados, incluyendo tiquetes aéreos y viáticos de los funcionarios del IPAT requeridos, deben estar incluidos en el presupuesto de ejecución y forman parte del monto máximo a contratar con la firma seleccionada.
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