Resolución Administrativa N° 050. Por la cual se establece la tabla de vida documental de los documentos que se generan en la autoridad nacional de aduanas.
| Fecha de publicación | 21 Marzo 2023 |
| Fecha | 15 Febrero 2023 |
| Emisor | AUTORIDAD NACIONAL DE ADUANAS |
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 1
AUTORIDAD
NACIONAL
DE
ADUANAS
RESOLUCION ADMINISTRATIVA No. 050
(De
15
de febrero de 2023)
"Por la cual se establece
la
Tabla de Vida Documental de los documentos que se generan en
la
Autoridad Nacional de Aduanas"
LA DIRECTORA GENERAL
En uso de. sus facultades legales
CQNSIDERANDO:
Que la Ley Núm.
13
de
23
de enero de 1957, establece normas para formar, organizar, clasifica ,
guardar, manejar, evaluar y disponer, así como facilítar el acceso a
la
consulta de documentes
existentes en las oficinas de
la
República, y velar por. la conservación adecuada de los fond c s
documentales del país.
Que, en virtud del artículo Octavo, literal (b) de la Ley Núm.
13
de
23
de enero de 1957, se
desprende que las dependencias del Estad,o tienen la obligación de mantener en su seno programe
ts
de manejo de documentos de su pertenencia.
Que actualmente la Autoridad Nacional de Aduanas conserva sus archivos sin ninguna prescripció
11
oficialmente establecida. ·
Que
la
conservación de los archivos colllleva
l,llla
demanda creciente de espacio físico a h s
solicitudes frecuentes de compra de archivadores.
Que el inventario de la documentación producida en las diferentes oficinas
ha
demostrado que la
misma puede eliminarse después de transcurrido cierto periodo, lo que requiere adoptar una Tabla
de Vida Documental.
RESUELVE
Artículo primero: Establecer
la
siguiente Tabla de Vida Documental, que contempla los
documentos producidos en las diferentes .Unidades Administrativas que conforman la Autorida l
Nacional de Aduanas, la descripción, periodo de
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activo y pasivo, y el método de
conservación de los mismos.
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Actas de Reparto O 1 año 4 años Cartapacios en archivador
Asistencia c 1 año 4 años Cartapacios en archivador
Impedimentos y Recusaciones c 1 año 4 años Cartapacios en archivador
Informes mensuales 2021 c 1 año 4 años Cartapacios en archivador
Lista de Fichas y Pago c 1 año 4 años Cartapacios en archivador
Lista de Fichas y Pago c 1 año 4 años Cartapacios en archivador
Memorándum en General c 1 año 4 años Cartapacios en archivador
Notas c 1 año 4 años Cartapacios en archivador
Requisición c 1 año 4 años Cartapacios en archivador
Resolución de Reorganización c 1 año 4 años Cartapacios en archivador
Resoluciones de expedientes c 1 año 4 años Cartapacios en archivador
Traspaso de Jefatura e 1 año 4 años Cartapacios en archivador
Traspaso de Bienes Patrimoniales c 1 año 4 años Cartapacios en archivador
Expedientes del Personal c 1 año 4 años Cartapacios en archivador
Libro Record de Actas de Reparto o 1 año
v Actas de Reuniones 4 años Archivador
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 2
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Traspaso de Jefatura C 1 año 4 años Cartapacios
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4 años Cartapacios
en
archivador
Expedientes del Personal c 1 año 4 años Cartapacios en archivador
Libro Record de Actas de Reparto o 1 año 4 años Archivador
y Actas de Reuniones
Libro Record de Notas y
Memorándum de
la
Comisión de o 1 año 4 años Cartapacios en archivador
Apelaciones
Libro Record de Trámites de
la
o 1 año 4 años Cartapacios en archivador
Comisión de Apelaciones
Libro Record de Actas de
Reuniones Ordinarias y o 1 año 4 años Cartapacios en archivador
Extraordinarias
Notas o 3 años 2 años Folder o Cartapacio en
Archivador
Memorandos o 3 años 2 años Folder o Cartapacio en
Archivador
Resoluciones o 5 años 3 años F older o Cartap.acio en
Archivador con su expediente
Convenios de Pago o 5 años 3 años Folder o Cartapacio en
Archivador con su expediente
Contratos para empresas o 5 años 3 años Folder o Cartapacio en
Archivador con su expediente
Convenios y Acuerdos o 5
aPOS
3 años Folder o Cartapacio en
Archivador
Casos especiales varios o 5 años 3 años Folder o cartapacio
en
archivador
Memorando o Permanente Cartapacio eh archivar
Autos o Permanente Cartapacio en archivar
Providencia o Permanente Cartapacio en archivar
Proveídos o Permanente Cartapacio en archivar
Convenios o Permanente Cartapacio en archivar
Certificaciones o Permanente Cartapacio
en
archivar
Oficios o Permanente Cartapacio
en
archivar
Expedientes o Permanente Cartapacio
en
archivar
Circulares o Permanente Cartapacio en archivar
Memorandos O 1 año Permanente Cartapacios en archivador
Expedientes O 1 año Permanente Cartapacios en archivador
Expedientes personales o 1 año Permanente Cartapacios en archivador
Resoluciones o 1 año Permanente Cartapacios en archivador
Instructivos o 1 año Permanente Cartapacios en archivador
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 3
Hojas de tramite o 1 año Permanente Cartapacios en archivador
Solicitud de videos o 1 año Permanente Cartapacios. en archivador
Solicitud de registro público o 1 año Permanente Cartapacios en archivador
Autos de formuliación de
cargos o 1 año Permanente Cartapacios en archivador
Autos de investigación o 1 año t
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1 preliminar Permanente Cartapacios en archivador
Providencias o 1 año Permanente
Cartap~cios
en archivador
Recomendaciones de la o 1 año Permanente Cartapacios en archivador
Directora
Notas o Permanente Cartapacio en archivador
Memorando o Permanente Cartapacio en archivador
Autos o Permanente Cartapacio en archivador
Providencia o Permanente Cartapacio en archivador
Proveídos o Permanente Cartapacio en archivador
Convenios o Permanente Cartapacio en archivador
Certificaciones o Permanente Cártapacio en archivador ·
Oficios o Permanente Cartapacio en archivador
Expedientes o Permanente Cartapacio en archivador
Circulares o Permanente Cartapacio en archivador
Notas o 1 año 3 años Cartapacio en archivador
Memorandos o 1 año 2 años Cartapacio en archivador
Carpetas de empresas o 6 años 3 años Cartapacio en archivador
Archivo del personal o 1 año Cartapacio
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archivador
Archivo administrativo o 1 año 1 año Cartapacio en archivador
Solicitudes de vacaciones O Permanente O Expediente del funcionario
Resoluciones de dejar sin
efecto nombramiento, de O Permanente O Expediente del funcionario
destituciones y sanciones
Resoluciones de duelo C Permanente O Expediente del funcionario
Memorandos de traslado,
designación y
amonestaciones
Resueltos de destituciones,
dejar sin efecto
nombramiento, aceptación de
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renuncia, vacac10nes y
licencias
o Permanente O Expediente del funcionario
o Permanente O Expediente del funcionario
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Resueltos de nombramientos O Permanente O · Expediente del fundonario
. Actas de toma de posesión O Permanente O Expediente del funcionario
Reportes de asistencia O 5 años Permanente Cajas
Inclusiones, envíos de licencia, c Permanente o Archivador
retornos
Circulares del MEF y
CGR
c Permanente o Archivador
Planillas regulares de salario c Permanente o Archivador
Planillas adicionales de riesgo
profesional, XIII mes, c Permanente o Archivador
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Planillas complementarias c Permanente o Archivador
Desgloses de salario y e Permanente o Archivador
certificaciones para
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Planillas de
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CSS o Permanente o Archivador
Factura de pago a
la
CSS e Permanente o Archivador
Listados de pago de planillas o 1 año Permanente Caja
Notas O . 1 año 2 años Archivador
Memorandos o 1 año
2años
Archivador
Requisiciones o 2 años 2 años Archivador
Formularios Visto Bueno para INADEH o 2 años 2 años Archivador
Formulario de caja menuda o 2 años 2 años Archivador
Acuerdos de Becas con las Universidades o 3 años 2 años Archivador
Mallas curriculares o 3 años 2 años Archivador
Expedientes estudiantes de práctica o 2 años 2 años Archivador
orofesional
Expedientes de las capacitaciones o 2 años 2 años Archivador
tramitadas en el área de
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pacitación
Pruebas de conocimientos para temas de
inducción a los funcionarios a nivel o 2 años 5 años Archivador
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Notas C 5 años O años Cartapacios en archivador
Memorandos c 5 años O años Cartapacios en archivador
Circulares c 5 años O años Cartapacios en archivador
Resoluciones e 5 años O años Cartapacios
en
archivador
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 5
Notas c 5 años O años Cartapacios
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Memorandos c 5 años O años Cartapacio's
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Seminarios c 5 años O años Cartapaciós en archivador
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Notas C 5 años O años Cartapacios en archivador
Memorandos C 5 años O años Cartapacios en archivador
Resoluciones c 5 años O años Cartapacios
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Notas C 5 años O años Cartapacios
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Memorandos c 5 años O años Cartapacios
en
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Cuadros e 5 años O años Cartapacios
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Graficas c 5 años O años Cartapacios
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Presupuesto c 5 años O años Cartapacios
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Bienes patrimoniales c 5 años O años Cartapacios
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Traspaso de bienes c 5 años O años Cartapacios
en
archivador
Asistencias, permisos, reintegros c 5 años O años Cartapacios
en
archivador
Pago de planillas, XIII mes, sellos c 5 años ·a años Cartapacios
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archivador
Requisición de materiales c 5 años O años Cartapacios en archivador
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Notas recibidas O 1 año 2 años Cartapa,cio
Notas enviadas o 1 año 2 años Cartapacio
Memorandos y circulares recibidas c 1 año 2 años Cartapacio
Solicitud de vacaciones o 1 año 2 años Cartapacio
Permisos solicitados o 1 año 2 años Cartapacio
Traspaso de equipo mobiliario y o
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po 3 años Cartapacio
Traslados y asignación c 1 año 2 años Cartapacio
Reincorporaciones o 1 año 2 años Cartapacio
Anteproyecto de presupuesto o 1 año 2 años Cartapacio
Consecutivo de documento recibido c 5 años Cartapacio
Consecutivo de documentos enviados o 5 años Cartapacio
Documentos varios enviados (agenda c
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Documentos varios recibidos (agendas c
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Memorandos c 2 años Archivo virtual recibidos y enviadc s
Circulares c 2 años Archivo virtual recibidos y enviadc s
Carta de asignación c 2 años Archivo virtu,al recibidos y enviadc s
Órdenes de compra c 2 años
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Informes de auditoría interna o 5 años 6 años Activo
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Traspaso de caja menuda o 2 años 3 años Activo
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Traspaso de jefaturas o 2 años 3 años Activo en archivador y pasivo se
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Ferias o 2 años 3 años Activo
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Inventario de mercancía retenida c 2 años 3 años Activo en archivador y pasivo se
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Circulares c 2 años Archivo virtual recibidos y enviados
Carta de asignación c 2 años Archivo virtual recibidos y enviadas
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mercancía vencida, dañada u c 2 años 3 años pone caja se envía archivo
obsoleta
Traspaso de jefaturas c 2 años 3 años Activo
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archivador y pasivo se
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abandono de recintos y c 2 años 3 años pone caja se envía archivo
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c 2 años Archivo virtual recibidos y enviad
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Memorandos c 2 años Archivo virtual recibidos y enviad1
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Circulares c 2 años Archivo virtual recibidos y eiwiadc
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Carta de asignación c 2 años Archivo virtual recibidos y enviadc
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Informe corto de áuditoria c 5 años 6 años Activo
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5 años 6 años
5 años 6 años
5 años 6 años
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2 años 3 años
2 años
2 años
2 años
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Archivo virtual recibidos y
enviados
Archivo virtual recibidos y
enviados
Archivo
virtual
recibidos
y
enviados
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 8
Carta de asignación c 2 años
Informes cortos c 3 años 4 años Archivador activo y caja pasivo
Inventario de mercancía retenida c 3 años 4 años Archivador activo y caja pasivo
por el DPFA
Arqueo de caja de ingreso c 2 años 3 años Activo
en
archivador y pasivo se
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Traslado y destrucción de
mercancía vencida, dañada u c 3 años 4 años Archivador activo y caja pasivo
obsoleta
Traspaso de caja menuda c 2 años 3 años Activo
en
archivador y pasivo se
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Traspaso de jefaturas c 2 años 3 años Activo
en
archivador y pasivo se
pone
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Mercancía
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archivador y pasivo se
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Notas e 2 años Archivo virtual recibidos y enviadc s
Memorandos e 2 años Archivo virtual recibidos y enviadc s
Circulares e 2 años Archivo virtual recibidos y enviadc s
Carta de asignación c 2 años Archivo virtual recibidos y enviadc s
Otros documentos 3 años 4 años Archivador activo y caja pasivo
Informes cortos e 4 años 5 años Archivador activo y caja pasivo
Inventario de mercancía c
retenida por el DPF A 3 años 4 años Archivador activo y caja pasivo
Arqueo de caja de.ingreso c 2 años 3 años Activo
en
archivador y pasivo se
porie
ca
ja se envía archivo
Traslado y destrucción e 3 años 4 años Archivador activo y caja pasivo
Traspaso de caja menuda e 2 años 3 años Activo
en
archivador y pasivo se
pone caja se envía archivo
Traspaso de jefaturas c 2 años 3 años Activo en archivador y pasivo se
pone caja se envía archivo
Mercancía
en
abandono de c
los recintos y puertos 2 años 3 años Activo
en
archivador y pasivo se
pone
ca
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Acta de entrega O 1 año Archivador
Aduanas todos o 1 año Archivador
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sistencia a reuniones o 1 año
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Bienes patrimoniales o 1 año
!Ar
chivador
Caja menuda o 1 año Archivador
CAUCA y RECAUCA o 1 año
Ar
chivador
Certificados y diplomas o 1 año
Ar
chivador
Circular 54 o 1 año Archivador
Comunicados o 1 año Archivador
Concursos o 1 año
!Ar
chivador
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 9
Cotizaciones O 1 año Archivador
Decreto ley
Docs. del
pick~p
Azul N avara
Equipos que salen del dpto.
Formularios de permiso
Formularios varios
Gaceta Oficial
Hojas de Recibido Conforme -
Externos
Hoja de Solicitud/Traspaso
Informe de Asistencia
Informe de Gestión a la Nación
Informe de UNDOC
Informe Técnico Oficial
JMJ
Llorente y Cuenca
Manual de Procedimientos
(Contraloría)
Memos enviados externos
Memos recibidos externos
Memos enviados internos
Memos recibidos internos
Memos de Comida
Ministerio de Estado
Modelo de Tarjetas
Notas enviadas externas
Notas recibidas externas
Notiaduanas
Operativo de Carnaval
Operación Pangea
Órdenes de Compra
Pana pass
Papel Sellado -Placas
Plotter
Presupuesto de
la
Nación
Publicar
Recursos Humanos
Reporte de Daños
Requisición de Ronda de Trabajos
Requisición de Almacén
Requisición de Compras
Restaurantes V arios
Salvoconductos
Secretaría de Comunicación
Sellos / Gestión de Cobros
Solicitud de Salón PIAD
Viáticos del Personal
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1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
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Archivador
Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
1 año Archivador
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 10
Viernes
de
Jeans O 1 año Archivador
Vinos O 1 año Archivador
Vº Bº de la Dirección General O 1 año Archivador
Xerox / Reporte o 1 año Archivador
Edictos y Recortes de Periódicos o Cajas (3)
Notas C 3 años Cajas/archivador
Memorando C 3 años Cajas/archivador
Requisiciones c 2 año Cajas/archivador
SIECA J O/C 5 años Cajas/virtual
PILA c 2 años Cajas/virtual
Notas externas c 1 año Cajas/archivador
Finanzas doc c 1 año Caja/ archivador
Tesorería c 1 año Caja/archivador
Asistencia RR.HH. c 1 año Caja/archivador
Caja menuda c 1 año Caja/archivador
Secretaria general c 1 año
Caj
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archivador
Informática e 1 año Caja/archivador
Legal c 1 año Caja/archivador
Planificación c 1 año Caja/archivador
Gestión técnica c 1 año Caja/archivador
Adm. Oriental c 1 año Caja/ archivador
Zona aeroportuaria c 1 año Caja/archivador
Adm. Central y Azuero c 1 año Caja/ archivador
Adm. Noroccidental c 1 año Caja/archivador
Adm. Zona norte c 1 año Caja/ archivador
Adm. Occidental c 1 año Caja/archivador
Panama Pacifico c 1 año Caja/archivador
D.P.F.A. c 1 año Caja/ archivador
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Notas C 1 año 2 años Cartapacios en archivador
Memorandos
Informes técnicos fundados
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Notas
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c 1 año 2 años Cartapacios en archivador
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O 1 año 2 años Cajas
O 1 año 2 años Cajas
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 11
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Circulares
Libros Record de notas y memos
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O 1 año 2 años Cajas
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Informes de Ejecuciones
Presupuestarias
Informes Financieros
Informes de Auditorias
Presentaciones Finanzas
Correspondencia V arias
Conciliaciones varias CUT y BNP
Conciliaciones BNP Depósito de
Garantía Aeroportuaria, Norte,
Oriental, Occidental
Conciliación Fdo. de remate
Conciliaciones Fdo. de
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Conciliaciones secuestro y
embargo
Conciliaciones Fdo. General hasta
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Conciliación Fdo. Autogestión
Recepción de servicios
Ingresos FEO
Contratos
Ajustes O/C (284)
Salida de
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Libro Record
Gestiones de cobros
Informe de ingresos Fdo. General
Informe de depósito de garantía
Caja de seguro social
Cuentas directas Cable & Wireless
Comprobantes diarios ajustes
ITBMS
Pasaje aéreo Cta. Directa
Despachos servicios almacén
Resoluciones compensación
Planillas adicionales
Ordenes de compras registradas
Ingresos presupuestario cuota
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Cheques Fdo. General
Transferencias ISC
Fonnulario de subasta
Informe UNCAP
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2 años 5 años Cajas
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1 año 2 años Cajas
1 año 2 años Cajas
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2 años Permanente Cajas /archivador
2 años Permanente Cajas /archivador
2 años Permanente Cajas /archivador
2 años Permanente Cajas /archivador
2 años Permanente Cajas /archivador
2 años Permanente Cajas /archivador
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6 años Cajas
6 años Cajas
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 12
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Informes
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Leyes de
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Informe tasa administrativa x
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Correspondencias varias
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Reserva
Asientos de cierre
Actas de salida de almacén
MEF Gestión de cobros
Recepción de facturas
Cuentas directas
Gestiones de cobros
Ingresos tributarios
Recepción ISTMO
DGl
Panamá Pacífico
Discrepancias de Aforo (cuadros y
notas)
Discrepancias de Aforo (planillas)
Discrepancias de Aforo (expedientes)
Informes de recaudación
Facturas, recaudación de trasbordo
Incentivos (movimiento del personal)
Incentivos (Planillas)
SECVA (estados de cuentas)
Notas
Memorandos
Notas
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Asistencias
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6 años Cajas
6 años Cajas
2 años 6 años Cajas
2 años 6 años Archivador
Permanente Archivador
Permanente Archivador
2 años 6 años Cajas/archivo
2 años 6 años Cajas /archivador
2 años 6 años Cajas
2 años 6 años Cajas
2 años 6 años Cajas
2 años 6 años Cajas
6 años Cajas Cajas
6 años Cajas
6 años 6 años Cajas
6 años 6 años Cajas/archivador
6 años 6 años Cajas
6 años 6 años Cajas
6 años· 6 años Cajas
6 años
6años
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1 año 5 años Archivador/ caj
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1 año 5 años Archivador/ caj
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1 año 5 años Archivador/cajasNirtual
1 año 5 años Archivador/ caj
asNirtual
1 año 5 años Archivador/cajasNirtual
1 año 2 años Archivador/cajasNirtual
1 año 5 años Archivador/cajasNirtual
1 año 5 años Virtual
1 año Caja
1 año 2 años Caja
1 año Caja
1 año 2 años Caja
1 año Archivador/Caja
Gestiona de cobros O 1 año 5 años Cajas
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Notas varias O 1 año 2 años Cajas
Memorandos
Libro de registro ventanilla
Estados financieros
Depósitos de caja del Seguro
S.
Deposito recibo carnet de corredores
Depósitos ingresos varios
Archivo asistencia
Acta de entrega
Saldos bancarios
Copia de cheques
Gestión de cobros Cable & Wireless
Gestión de cobro NOVA caja fuerte
Asistencia
Depósitos UNCAP
Gestión de cobros CrimsonLogic Panamá
Gestión de cobros Llorente y Cuenca
PMA.
Gestión
de
cobros Global Logis tic y
ASSA
Gestión cobros caja menuda
Notas (probidad custodias caja menuda)
Notas (autorización retiro
de
cheques
de
descuento)
Notas C
Memorandos C
Circulares C
Leyes, decretos, resoluciones y C
normas
Anteproyectos de presupuesto c
Mensualización presupuestaria C
Presupuesto aprobado C
Detalles del presupuesto C
Presentaciones en PowerPoint C
Redistribuciones
de
gastos C
Traslados de partidas C
Créditos adicionales C
Certificaciones de partidas C
Recapitulación de planillas C
Planillas
de
SIACAP C
Planillas complementarias C
Subsanaciones de la Contraloría C
General
Proyectos de modificación a la
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1 año Cajas
1 año Cajas
1 año Cajas
1 año Cajas
1 año Cajas
1 año Cajas
1 año 5 años Cajas
1 año 5 años Cajas
1 año 5 años Archivador
1 año 5 años Archivador
1 año Archivador
1 año 5 años Archivador
1 año 5 años Archivador
1 año 5 años Archivador
1 año 5 años Archivador
1 año 5 años Archivador
1 año 5 años Archivador
1 año Archivador
2 años 1 año Cajas
2 años 1 año Cajas
2 años 3 años Cajas
2 años 3 años Cajas
2 años 1 año Cajas
2 años 1 año Cajas
·2 años 1 año Cajas
2 años 1 año Cajas
2 años 1 año Cajas
2 años 1 año Cajas
2 años 1 año Cajas
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2 años 1 año Cajas
2 años 1 año Cajas
2 años 1 año Cajas
2 años 1 año Cajas
2 años 1
año
Cajas
2 años 1 año Cajas
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 14
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2 años 1 año Cajas
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Notas C 1 año 2 años Cajas
Memos c 1 año 2 años Cajas
Recibos a conformidad c 1 año 2 años Cajas
Correspondencia externa o 1 año 2 años Cajas
Requisición de compras c 1 año 2 años Cajas
Requisición almacén c 1 año 2 años Cajas
Salvoconductos c 1 año 2 años Cajas
Reembolsos caja menuda c 1 año 2 años Cajas
Traspasos de bien:es c 1 año 2 años Cajas
Expedientes de donación c 1 año 2 años Cajas
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Notas O 2 años 3 años Cartapacios en Archivad< r
Memorandos O/C 1 año 2 años Cartapacios en Archivadc r
Actas de Traspasos o 1 año 2 años Binding Case
Recepciones y O/C de Almacén c 2 años 5 años Binding Case
Actas de Donaciones/Descartes OIC 2 años Permanentes Cartapacios en Archivadc r
Resoluciones o 2 años Permanentes Cartapacios en Archivad< r
Registros de Vehículos e 2 años Permanentes
Inventarios Realizados o 1 año 2 años Cartapacios en Archivadc r
Asistencia e 1 año 1 año Cartapacios en Archivadc r
Notas OIC 2 años 2 años Carpetas en archivador I Caja s
Memorandos (Recibidos) 010 2 años 2 años Carpetas en archivador I Caja
Requisiciones c 2 años 1 año Carpetas en archivador I Caja
Caja Menuda c 2 años 1 año Carpetas en archivador I Caja
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Notas O/C 2 años 2· años Carpetas en archivador/ Cajas
Memorandos (Recibidos) O/C 2 años 2 años Carpetas en archivador/ Cajas
Requisiciones C 2 años 1 año Carpetas en archivador/ Cajas
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 15
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Notas O/C 2 años 2 años
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Carpetas en archivador/ Cajas
Memorandos (Recibidos) O/C 2 años 2 años Carpetas en archivador/ Cajas
Requisiciones c 2 años 1 año Carpetas en archivador/ Cajas
Caja Menuda c 2 años 1 año Carpetas en archivador/ Cajas
Notas e 2 años 2 años Cajas
Memos c 2 años 2 años Cajas
Salvoconductos c 1 año 2 años Cajas
Asistencias c 2 años 2 años Cajas
Viáticos c 2 años 2 años Cajas
Documentos de misiones c 1 año 1 año Cajas
Solicitud de auto c 1 año 2 año Cajas
Informe de combustible c 1 año 2 año Cajas
Informe de mecánico c 1 año 2 años Cajas
Boucher de combustible c 1 año 2 años Cajas
Documentos de Seguros ASSA e 5 años 6 años Cajas
Documentos de control fiscal c 5 años 6 años Cajas
Póliza vehicular c 5 años 6 años Cajas
Copias de revisados c 1 año 2 años Cajas
Copia de Registro Único Vehicular c 2 años 3 años Cajas
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Notas recibidas o 1 año 5 años archivador
Notas enviadas c 1 año 5 años ¡archivador
Memorandos recibidos o 1 año 5 años archivador
Memorandos enviados c 1 año 5 años archivador
Circulares c 1 año 5 años ¡archivador
Ordenes de compras c 1 año 5 años archivador
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Memorandos C 1 año 2 años Cartapacios
Circulares c 1 año 2 años Cartapacios
Órdenes de compra c 2 años 5 años Cartapacios
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 16
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Notas C 1 año 5 años Cartapacios en cajas
Memorandos c 1 año 5 años Cartapacios en cajas
Resoluciones c 1 año Permanente Cartapacios en archivado
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Expediente personal porta arma C/O 5 años 5 afias Archivador/virtual
Notas, memos, informes, auditorias. C/O 5 años 5 años Archivador
Expedientes de armas C/O Periodo
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Resultados pruebas psicológicas C/O . 2 año 2 años Archivador
Notas C 5 año 5 años Cajas
Informes c 5 año 5 años Cajas
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carnet
Solicitud de materiales
Informe de combustible
Expedientes de vehículos
Expedientes de funcionarios
Cartas
de
trabajo
Solicitudes
de
materiales
Retenciones de carga
Inspecciones de carga
Traslados
Formulario
de
sistema ACH
Formulario
de
reintegro de
vacaciones
Formulario de permisos
Formulario
de
licencias
Formularios de solicitud de traslados
Formulario
de
tiempo compensatorio
C 1 año 4 años Cajas, archivador y depósitc
C 1 año 4 años Cajas, archivador y depósitc
c 1 año 4 años Cajas, archivador y depósitc
c 1 año Indefinido Cajas, archivador y depósit<
o 1 año Indefinido Archivador
e 1 año 1 año Correo electrónico
c 1 mes 1 mes Correo electrónico
o 1 año 4 años Cajas y depósito
c 1 año Indefinido Cajas
o 1 año Indefinido Archivador
c 1 año 4 años Cajas y depósito
c 1 año 4 años Cajas y depósito
c 1 año 4 años Cajas y depósito
c 1 año 4 años Cajas y depósito
c 1 año Indefinido Archivador
o 1 año Indefinido Archivador
o 1 año Indefinido Archivador
o 1 año Indefinido Archivador
o 1 año Indefinido Archivador
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Indefinido Archivador
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Providencia cabeza de proceso O 1 año 4 años Archivador /cajas
Providencia de retención o 1 año 4 años Archivador /cajas
Boleta de citación. o 1 año 4 años Archivador /cajas
Providencia de indagatoria 1 año 4 años Archivador /cajas
Oficios c 1 año 4 años Archivador /cajas
Informe secretaria} o 1 año 4 años Archivador /cajas
Declaración indagatoria o 1 año 4 años Archivador /cajas
Expedientes c 1 año 4 años Archivador /cajas
Salvoconductos O 2 años 2 años Cartapacio
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archivador
Informe de combustible
Designaciones
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Asistencias
Prohibiciones
No
Económicas
Selectividad
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archivado
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en
archivado
Área de Gestión Estratégica de Valor O/C 3 años 2 años Cartapacios
en
archivado
Memos enviados y recibidos
OIC
3 años
Notas enviadas y recibidas O/C 3 años
Documentos confidenciales
OIC
Permanente
Informes administrativos
OIC
3 años
Notas emitidas O 1 año 2 años
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tas recibidas c 1 año 2 años
Memorandos emitidos o 1 año 2 años
Memorandos recibidos c 1 año 2 años
Circulares emitidas o 1 año 2 años
Circulares recibidas c 1 año 2 años
Resoluciones o 1 año 2 años
Expedientes de discrepancias o 1 año 2 años
Expedientes de verificaciones o
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Registros de asistencia c 1 año 2 años
Solicitudes de implementos o 1 año 2 años
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Cartapacios
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No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 19
Memorando c 3 años Archivador
Notas en general c 3 años Archivador
Notas de avalúo de corredores c 3 años .Archivador
Notas de respuestas al dpfa c 3 años Archivador
Notas de respuesta a exenciones c 3 años Archivador
arancelarias
Asistencia c 3 años Archivador
Listas de precio O/C Permanente Archivador
Cambio de moneda o Permanente Archivador
Casos de auditoria o Permanente Archivador
Resoluciones anticipadas c Permanente Archivador
Cambio de moneda o Permanente Digital
Informes o Permanente Digital
Copia de declaraciones de papa, arroz c 3 años Archivador.·
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Discrepancia de aforo
Consulta de cálcufos de
discrepancia por origen
Consulta de cálculos de
discrepancia por valor
Resolución anticipada
Consulta de devolución de
impuesto
Consultas del DPI'.A
Consultas internas
Consultas externas
Memorandos
Notas
c 2 años
c 2 años
c 2 años
c 5 años
c 2 años
e 3 años
c 2 años
c 2 años
c 2 años
c 2 años
3 años Cartapacio en archivador /
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3 años Cartapacio en archivador /
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3 años Cartapacio en
archiva~
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10 años Cartapacio en archivador '
cajas
3 años Cartapacio en
archivador/caias
5 años Cartapacio en archivador
3 años Cartapacio en archivador
3 años Cartapacio en archivador
3 años Cartapacio
en
archivador
3 años Cartapacio en archivador
Fallos de-la comisión arancelaria c Permanente Permanente Cartapacio en archivador
Criterios emitidos por la OMA C Permanente Permanente Cartapacio
en
archivador
Criterios emitidos por GRUTECA f C
Expediente del personal de
clasificación arancelaria
Práctica profesional ·
Notas
Memorandos
Comunicado
Resoluciones
Consultas
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Permanente Permanente Cartapacio en archivador
Permanente Permanente Cartapacio en archivador
1 año 1 año Cartapacio en archivador
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8 Cartapacios/archivador
8 Cartapacios/_archivador
8 Cartapacios/ archivador
3 Cartapacios/archivador
8 Cartapacios/archivador
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 20
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Notas C 1 año 5 años Cartapacios
en
archivado
Memorandos c 1 año 5 años Cartapacios
en
archivado
Reincorporación c 1 año 5 años Cartapacios
en
archivado
Tiempos compensatorios c 1 año 5 años Virtual
Memorandos de traslados o 1 año 5 años Cartapacios
en
archivado
Memorandos de asignaeiones o 1 año 5 años Cartapacios
en
archivado
Solicitud de carta de trabajo o 1 año 5 años Cartapacios
en
archivado·
Solicitud de vacaciones c 1 año 5 años Cartapacios
en
archivado
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Certificaciones
de
pensión y vejez o 1 año 5 años Cartapacios
en
archivado
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Caja de seguro social o 1 año 5 años Cartapacios
en
archivado
Actas
de
toma
de posesión c 1 año 5 años Cartapacios
en
archivado
Nombramientos (documentos varios) c 1 año 5 años Cartapacios
en
archivado
Informes mensuales de asistencia c 1 año 5 años Cartapacios
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archivado
Entrega de cheques o 1·año Cartapacios eri archivado
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Incentivos al personal O 1. año O Cartapacios
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Permanente Cartapacios
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Permanente Cartapacios
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ermanente Cartapacios
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Notas O 3 años 4 años Cartapacios
en
archivador y caj: s
Notas O 3 años 4 años Cartapacios
en
archivador y caj: s
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 21
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Notas o 3 años
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años Cartapacios
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archivador y cajc s
Estados de cuentas o 3 años 4 años Cartapacios
en
archivador y caj
c:
s
Conciliaciones bancarias o 3 años 4 años Cartapacios
en
archivador y cajc s
Cheques girados y anulados o 3 años 4 años Cartapacios
en
archivador y caj <
IS
Informes mensuales/informes de o 3 años 4 años Cartapacios
en
archivador y caj
c:
s
gestión
Notas o 3 años 7 años Cartapacios
en
archivador y cajc s
Expedientes o 4 años 7 años Cartapacios
en
archivador y cajc
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Resoluciones o 4 años 7 años Cartapacios
en
archivador y caj
c:
s
Notas internas o 4 años 7 años Cartapacios
en
archivador y caj
c:
s
Providencia o 4 años 7 años Cartapacios
en
archivador y caj< s
Certificación de no defraudación o
.4
años 7 años Cartapacios
en
archivador y caj é s
Acta
de donación o 4 años 7 años Cartapacios en archivador y caji s
Acta
de traspaso o 4 años 7 años Cartapacios
en
archivador y caji s
Cuadernillo o 4 años 7 años Cartapacios
en
archivador y caj
Auto o 4 años 7 años Cartapacios
en
archivador y caj<
IS
Proveído o 4 años 7 años Cartapacios
en
archivador y caj<
IS
Exhortos o 4 años 7 años Cartapacios
en
archivador y caj
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s
Edictos o 4 años 7 años Cartapacios
en
archivador y caj
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Zo:qa.@~cicJ.enta1.f\dJ1!mistiac.ión~egiona:lDepaftaiiiento.dé·.Prhpiedadt:tit~lectual
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Resoluciones y edictos o 1 año 4 años Cartapacios
en
archivador y
caj
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Notas y memorando c 1 año 4 años Cartapacios
en
archivador y caj
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ZonaOcCidental.Admmistración.Regi9nall>epartamentó.de.Auditoría··
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Conservación
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Notas c 2 años Archivo virtual recibidos y enviados
Memorandos c 2 años Archivo virtual recibidos y enviados
Circulares c 2 años Archivo virtual recibidos y enviados
Cartas de asignación c 2 años Archivo virtual recibidos y enviados
Informes cortos c 3 años 4 años Archivador activo y caja pasivo
Inventarios de mercancías c
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DPF
A 3 años 4 años Archivador activo y
caja
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Arqueo de caja de ingresos c 2 _ 3 _ Activo
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Traslado y destrucción de equipo c
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3 años"4 años Archivador activo y caja pasivo
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Traspaso de jefaturas c 2 _ 3 _ Activo
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No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 22
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Activo y Pásivo. · Arch1vador/Cajas/Virtual
Notas C 2 años 5 años Archivos en carpetas y cajas
Requisición
de
bienes O 2 años 5 años Archivos en carpetas y cajas
Requisición de compra c
2años
5 años Archivos en carpetas y
caja,s
Viáticos c 2 años
·5
años Archivos en carpetas y
caj"as
Bienes patrimoniales o
!P
ermanente Archivos en carpetas y cajas
Recibidos conformes c 2 años 5 años Archivos en carpetas y cajas
Valijas recibidas o 2 años 5 años Archivos en carpetas y cajas
Valijas enviadas o 2 años 5 años Archivos en carpetas y cajas
Actas
de
entrega o 2 años
5años
Archivos en carpetas y cajas
Zona.Occidentar'.A:d1nfü.istráción. Regfonaj
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Menuda
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Adivo
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Solicitud de caja menuda · O 2 años 5 años Archivos en carpetas y cajas
Facturas
de
compras c 2 años 5 años Archivos en
carp~tas
y cajas
Comprobantes de caja menuda c 2 años 5 años Archivos en carpetas y cajas
Recapitulación c 2 años 5 años Archivos en carpetas y cajas
Zona:
Oceidén!af~d:ihiñistración
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Depáríamento
•de".C~nfrol
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· /Copia Activo Pas-ivo A"réllivador/Ca]as/Virtu'al
Notas c 1 años 4 años Archivos en carpetas y cajas
Certificación de pagos de impuestos c 1 años 4 años Archivos en carpetas y cajas
Prorrogas c 1 años 4 años Archivos en carpetas y cajas
Zona
Occidental:Admmistra.ción•Regfona.l])epartameilto de•Valora'Ción
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Origin~l
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Notas O 1 año 4 años Archivos en carpetas y cajas
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delDocumento
Original
Pedodo·.·. .
Métod~
de.Conse~ación·
/Copia Activo · Pasivo Archivador/Cajas/Virtual
Notas c 1 año 5 años Archivos en carpetas y cajas
Recibo
de
pagos c 1 año 5 años Archivos en carpetas y cajas
Depósitos DGI o 1 año 5 años Archivos en carpetas y cajas
Depósitos MEF o 1 año 5 años Archivos en carpetas y cajas
Informes cortos c 1 año 5 años Archivos en carpetas y cajas
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 23
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Notas
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1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Memorandos e 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Resoluciones e 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Actas de retención e 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Prorrogas e 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Permisos OIC 1 se. 2 se Archivos en carpetas y cajas
Permisos manuales OIC 1 años 2 se Archivos en carpetas y cajas
Control de carga c 1 año 2 se Archivos
en
carpetas y cajas
Notificaciones de reincorporación c 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Actas de entrega c 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Actas recibidas c 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Oficios recibidos c 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Relación de asistencias c 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Solicitud de permisos e 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Declaraciones de viajero c 1 año 2 años Archivos en carpetas y cajas
Enrolamientos c 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Libretas de ingresos varios c 1 mes 2 meses Archivos
en
carpetas y cajas
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Pasivo
Árchi.Vkcior/C1'tJasNirtiial
Notas c 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Memorando c 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Actas de entrega c 1 año 2 años Archivos en carpetas y cajas
Actas de retención c 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Exportaciones -importaciones c 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Trazabilidad c 1 se 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Control de carga c 1 se 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Caja c 1 se 2 años Archivos en carpetas y cajas
Libretas de irtgresos varios c 1 mes 2 meses Archivos
en
carpetas y cajas
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Informes c Permanente Archivos
en
carpetas y cajas
Simplificadas c Permanente Archivos
en
carpetas y cajas
Liquidaciones c Permanente Archivos
en
carpetas y cajas
Guías de granos y frutas o
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ermanente Archivos
en
carpetas y cajas
DGI -boletas de pagó c Permanente Archivos
en
carpetas y cajas
Control vehicular o Permanente
Archivos
en
carpetas
y
cajas
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 24
Notas
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en
carpetas y cajas
recibidos
Memorandos c 1 año
2años
Archivos
en
carpetas y cajas
Declaraciones juradas o 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Manifiestos de entrada y salidas o 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Almacenajes o 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Importaciones y exportaciones c 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Actas de insumos · c 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Informe de asistencia mensual c 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Reportes dosímetros c 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
Actas de reuniones aeropuerto c 1 año 2 años Archivos
en
carpetas y cajas
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Informes c 2 años 4 años Archivador /caja
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Notas o 1 año 2 años Cartapacio archivador
Memorandos o 1 año 2 años Cartapacio I archivador
Informes o 1 año 2 años Cartapacio /archivador
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 25
Requisiciones C 1 años 2 años Cartapacios en archivador
Reembolsos C 1 años 2 años Cartapacios en archivos
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Mét6dc»de
Co~sértaCiÓn
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Formularios TI concluidos C 2 años 4 años Cartapacios en cajas
Facturas de ventas diarias c 2 años 4 años Cartapacios en cajas
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Notas o Archivador
Memorandos c 1 año 2 años Cartapacio en archivador
Traslado interno o 1 año 5 años Cartapacio en archivador
Ventas diarias o 1 año 5 años Cartapacio en archivador
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3 años 5 años Cartapacio en archivador
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Archivador
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1 años 2 años
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1 años 3 años
1 años 2 años
1 años 2 años
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Cajas
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Cajas
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2 años 4 años Archivador
2 años 4 años Archivador
2 años 4 años Archivador
Informes C 2 años 4 años Archivador
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Ventas diarias c 2 años 4 años Archivador
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Informes c 1 año 2 años Archivador
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Listado de personal
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Informes de visitas a recintos o X
Método· de, Conservación
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No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 27
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Declaración O 1 año 3 años Cartapacio de archivador
Almacenaje o 1 año 3 años Cartapacio de archivador
Informes c 1 año 3 años Cartapacio en archivador
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· Pasivo· Archivador/CajasNirtm
Notas para solicitar valoración O 1 año 4 años Cartapacios en archivadm
Notas de valoración realizadas c 1 año 4 años Cartapacios en archivado1
Informes mensuales c 1 año 1 año Cartapacios en archivado1
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Notas 1 año 2 años Cartapacio en cajas y archivado
Informes 1 año 2 años Cartapacio en cajas y archivado
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en
archivado
Informe diario c 1 año 4 años Archivador
Informe quincenal c 1 año 4 años Archivador
Informe mensual . c 1 año 4 años Archivador
Liquidaciones O 1 año
12
años Cartapacio
en
archivador
Notas O 1 año 6 años Cartapacio
en
archivador
Circulares c 1 año 6 años Cartapacios
en
archivado
Informes c 1 año 6 años Cartapacios
en
archivado
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Salvoconducto C 2 meses 1 año Cartapacio
en
archivador
Informe de combustible O 1 año 2 años Cartapacio
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Requisiciones c 3 años 3 años Cartapacio
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Órdenes de compra c 1 año 3 años Cartapacio
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Presupuesto anual C 1 año 2 años Cartapacio
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No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 30
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Memorándum O 3 años Cartapacios
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Informes o 3 años Cartapacios
en
archivado
Documentos de OSALA o 3 años Permanente Cartapacios
en
archivado
Documentos de Signature o 3 años Permanente Cartapacios
en
archivado
Efectos personales o 3 años Cartapacios
en
archivado
Cortesías o 3 años Cartapacios
en
archivado
Documentos varios o 3 años Cartapacios
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archivado ·
Documentos
para
VB o 3 año Cartapacios
en
archivado
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Notas aprobadas de
la
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Memos internos de carriles O 1 año 2 años Cartapacios
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Memos recibidos de
la
administración
Acta de entrega
Entrega de dosímetros
Informes diarios
Revisiones secundarias
Informes de retención de dinero
Constancia de solicitud de cortesías
Informe de novedades
Impedimentos
Solicitud de materiales
Entrega de documentos a la
administración
Acta
de entrega propiedad intelectual
Constancia de taquillas
Reporte de taquillas
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1 año 2 años Cartapacios en archivado
1 año 2 años Cartapacios
en
archivado
1 año 2 años Cartapacios
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archivado
1 año 5 años Cartapacios
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archivador
1 año Permanente Cartapacios
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archivado
1 año Permanente Cartapacios
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1 año 2 años Cartapacios
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1 año 5 años Cartapacios en archivado
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1 año 2 años Cartapacios
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1 año 2 años Cartapacios
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Rectificativa de declaración y guía 2020 C 1 año Archivador
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Rectificativa de creación de manifiesto
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Anulación 2020 c 1 año Archivador en cartapacios
Rectificativa de declaración y guía c Archivador
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Declaraciones o 1 año 2 años Cajas, virtual
Revisiones secundarias o 1 año 2 años Cajas, virtual
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O mil o 1 año 2 años Cajas, virtual
Salidas o 1 año 2 años Cajas, virtual
Notas o 1 año 2 años Cartapacio
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No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 31
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Notas C 1 año Permanente Caja
Edictos c 1 año Permanente Caja
Resoluciones c 1 año Permanente Caja
.Zona
Ai~roporluafia
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Secéióii:.de
Caja y Aforo
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Nombre
de
l 1lócumento · · Ofiginal ·Periodo .
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Conservació
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~hiv~dor/C~jas!Virtu
a
/Copia· .
Activo'
< Pasivo
Notas enviadas c 1 año 5 años Cartapacios en archivador
Notas recibidas O 1 año 5 años Cartapacios en archivador
Memorandos c 1 año 2 años Cartapacios en archivador
Informe de pagos mensuales de:
Almacenaje de carriles
Almacenaje de equipaje no
acompañado (E.N.A)
Consumo a bordo
Multas
por
rectificativa, anulación,
creación de manifiesto
Multas por defraudación aduanera y
faltas
irr
aves
Declaraciones de oficio
Traslados internos
Ventas de formularios % del 1 %
Fotocopias
Venta de precintos / sellos de
seguridad
SECV A (Servicio Especial De
Control y Vigilancia Aduanera)
Formulario de declaración
simplificada
Informe de:
Monto pagado del 3/4 del 1 % del
valor de las mercancías
Boletas de liquidación pagadas en caja
Tributos mensuales
Actas de retención de dinero anuladas
Taquillas E.N.A anuladas
Billetes falsos
Declaraciones de oficio anuladas
Mercancía entrante de Signature
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ZonaAeroportua¡;fa
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de Tocumen Carga
1 mes 2 años Cartapacios en caja
1 mes 2 años Cartapacios
en
caja
1 mes 2 años Cartapacios en caja
1 mes 2 años Cartapacios en caja
1 mes 2 años Cartapacios en caja
1 mes 2 años Cartapacios
en
caja
1 mes 2 años Cartapacios en caja
1 mes 2 años Cartapacios
en
caja
1 mes 2 años Cartapacios en caja
1 mes 2 años Cartapacios en caja
1 año 5 años Cartapacios en archivad
01
1 mes 2 años Cartapacios en caja
1 mes 2 años Cartapacios en caja
1 mes 2 años Cartapacios en caja
1 año Permanente Cartapacios en archivador
1 año 5
ai;k:>s
Cartapacios
en
archivador
1 año 2 años Cartapacios
en
archivado1
1 año Permanente Cartapacios en archivador
1 año Permanente Cartapacios en archivado
1 año 5 años Cartapacios en archivad
01
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·On'oinal
Periodo Métod6de·Conservació1
Nombre
delDocuJ:nenfo
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/Copfa·.·
Activo Pasivo
·.·.
Ar
chivadÚr/Cajas/Virlm J
Notas o 1 año 2 años Cartapacios
en
archivado
Memorandos o 1 año 2 años Cartapacios en archivado
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 32
, · .
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ÓrÍginal , .
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de:
Conser:Vacióh·
N.óm.-bre:del.Docümento · · · ·
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Activo
Pasivó
Atchiv~dot/C~]as/Virtua:í
Exportaciones y rexportaciones O 1 año 2 años Cartapacios en cajas y virtual
Notas (informes de DUCAT y
marchamos) o 1 año 2 años Cartapacios en archivador
· · ·
N'
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/Copia ·Activo
Pasivn
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(!hivador/Cajas/Virtual
Formulario de valoración control de
salida sin declaración de aduanas
Avalúos
Copia de liquidaciones para informe de
recaudación de mercancía retenidas por
valoración
·
zóna
Aeroportúaria-
Moró
o 1 año 2 años Cartapacios en cajas y virtual
o 1 año 2 años Cartapacios y virtual
o 1 año 2 años Cartapacios en cajas y virtual
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Originál.
· /Copiá'
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Perfodo
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l\1étodo de Conservació
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Activo · · Pasivo
·
A
rthi~ador/Cajas/Virtu
a
Notas o 1 año 2 años Cartapacios en archivadm
Memorandos o 1 año 2 años Cartapacios en archivado1
Retiros previos o 1 año 2 años Cartapacios en archivado1
Guía difunto o 1 año 2 años Cartapacios en archivad01
Declaraciones simplificadas o 1 año 2 años Cartapacios en archivado1
Depósitos transitorios o 1 año 2 años Cartapacios en archivado1
biplomáticos o 1 año 2 años Cartapacios en archivado
Declaraciones o 1 día 2 días Cartapacios en cajas
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/Copia . Activo Pasivo · Archivadc)r/Cajas!VirtÜal
Declaraciones de importación o 3 meses 4 meses Documentos embalados en cajas
Notas o 1 año 2 años Cartapacios en archivador
Zona Aeroportuaria
-Escáner
3
, Nombre
del
Documento
Origmalf--~-P~e_r_io_d_o
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')Copia Activo . Pasivo
··
Método
d'e
Conservación
Archivador/Cajas/Virtual
Declaración de aduanas O 1 día 6 meses Documentos embalados en cajas
Notas o 30 días 1 año Cartapacios en archivador
Administraéión.Zona Oriental·
..
Nombre del-Documento · Original · Periodo
· · ·/Copia·· Activo Pasivo
Notas c 1 año
Memorando c 1 año
Informes de auditoría o Permanente
Discrepancias de aforo c 1 año
Devolución de impuestos c 1 año
Efectos personales e 1 año
Método de Conservación
ArchivadÓr/Cajas/Vittual
Cartapacio en los archivadores
Cartapacio en los archivadores
Cartapacio en los archivadores
Cartapacio en los archivadores
Cartapacio en los archivadores
Cartapacio en los archivadores
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 33
AdminístraciónZhtl~Óriént'al"'..
Asesorí~
Legaldela.Adn:rmistración \ . ·
··
··originar
~.:·Periodo
. ; ,
'Métodó
cieconservación
/Copia Activo
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Pasivo AttJ;iivador/Cáj·ils!Viriua
Resoluciones O 3 años 8 años Caja
Autos o 3 años 8 años Caja
Providencia o 3 años 8 años Caja
Proveídos o 3 años 5 años Caja
Edictos o 3 años 5 años Caja
Notas c 3 años 5 años Caja
Memorando c 3 años 5 años Caja
Certificación de adeudos c 3 años 5 años Caja
Informe mensual C 1 año 2 años Archivador
Notas C 1 año 2 años Archivador
Asistencia C 1 año 2 años Archivador
Administtación
.Zon~9Íiental~-
Con~rol
V:
'l'.hicular.'
..
Notas
Certificaciones
Permisos vehiculares
Notas
Memorandos
~
...
Resoluciones
Recibos de Cobros
Informes
Memorandos
Documentos V arios
.
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Originai;;
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Método:de.:C.onsei;vación
Aictivo , .
Pasivo
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rchi~-ado~/Gaj.asWfrtua
1 año 2 años Cartapacios en archivador
1 año 2 años Cartapacios en archivador
1 año 2 años Cartapacios
en
archivador
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·,
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Ñlétodo
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deConse~ación
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~clii~a
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O 1 año 2 año Cartapacio en archivador
O 1 año 2 año Cartapacio en archivador
O 1 año 2 año Copias archivadas
en
caj
ru
. ·O;riginal ·
.:
· ·
,;
•Periodo
.. /Copii'.: Activo Pasivo
' T
'I
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Método
de:Conseeyación
A
rchivador/CajasNirtua
c 5 años '·Cartapacios
en
Cajas
c 5 años Cartapacios en Cajas
c 5 años Cartapacios en Cajas
c 5 años Cartapacios en Cajas
AdIÍlinisttación ;zmii.Oriental ::-RécintoJJHL
l~anámá
··
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·
·Nombre
del.Documento ·
.·
,Ó~igihál
·
Periodó
·
· ,
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Método
de.,Conservaeió
IJ
/Copia
Activo Pasivo·'
'
[A
rchivadht/~aj.asfVirtu
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·.
Notas/ varias 1 año 2años Cartapacios en archivador
Informe mensuales 1 año 2 años Cartapacios en archivador
Copias de liquidaciones 1 año 2 años
En
cajas
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 34
C. Marítima e Permanente Cartapacios
en
cajas
Declaraciones Deposito de Garantías c Permanente Cartapacios
en
cajas
Notas O 1 año 2 años Cartapacio
en
archivador
Memorando c 2 años Cartapacio
en
archivador
Asistencia o 1 año Permanente Cartapacio
en
archivador
'~
Liquidaciones tramitadas c 1 año 2 años Caja
Informe mensual o 1 año Permanente Cartapacio en archivador
Circulares c 1 año Cartapacio
en
archivador
Expedientes de funcionarios o 1 año Permanente Cartapacio
en
archivador
Recaudación 1 año
11
años Cartapacio
en
archivador
Liquidaciones 1 año
11
años Cartapacio en archivador
Asistencia 1 año
11
años Cartapacio
en
archivador
Notas 1 año
11
años Cartapacio
en
archivador
TI 1 año
11
años Cartapacio
en
cajas
Administ~ación;Z-on:a
·Oriént~l:-:,R~¿mtQ13KAviation
Séryices:
Inc~
..
Memorandos- traslado de personal C 1 año 2 años
En
cartapacio
en
archivador
No
tas / memos varios c 1 año 2 años
En
cartapacio
en
archivador
Resoluciones c 1 año
!P
ermanente
En
cartapacio
en
archivador
Registro de vacaciones y c 1 año 3 años
En
cartapacio
en
archivador
reintegros
Informes mensuales:
admón./
C/O 1 año 3 años
En
cartapacio
en
cuadro de vuelos / asistencia archivador/caía/virtual
Declaraciones generales de vuelos c 1 año 3 años En cartapacios
en
archivador y
internacionales (FBO) caia
Planillas de pago de aduanas c 1 año 3 años
!E
n cartapacio
en
archivador
Registro de tiempo extraordinario- c 1 año 2 años
En
cartapacio
en
archivador
3k
Registro de etiquetas de seguridad o 1 año 2 años E n cartapacio
en
archivador y
-av10nes caja
Informe de asistencia C 1 año Cartapacios
en
archivador
Informe de recaudación C 1 año Cartapacios
en
archivador
Doctos. De recurso humanos C 1 año
C~pacios
en
archivador
Salidas de la A.C.P. c 1 año Cartapacios
en
archivador
Copias de declaraciones e 1 año 4 años Caja
No. 29744-A Gaceta Oficial Digital, martes 21 de marzo de 2023 35
'
AdministracióÍi
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~ilá
Oriental
-nfidna
P~~ncipál
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Origiliá,
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Periodo"'
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1 Método
de
; Conservación
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Nombre
dd
Documento . . -.
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/C.opi~
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Activo "
I,
·• rchivador/Caj as/Vfrtu.al
'
..
·Pasivo '
Notas o 1 año Archivador
Memorandos o 2 año Archivador
Circulares c 2 año Archivador
Resoluciones c Permanente Archivador
Informes mensuales o 1 año Archivador
Contratos c Permanente Cartapacios / archivos
Actas de retención c 1 año Cartapacios / archivos
Expedientes de casos especiales c Permanente Cartapacios/archivador
Declaración de aduanas c 1 año Cajas
(exportación)
Administración
Zona
. Oriental
~
Custodia Marítima ·
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Periodo,
..
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. OJjginál Método de Conservació.n ·
Nomhre del Docum:ento
" /.Copia Activo
PasiV,o
· Archivador/Cajas/Virtual
·•
Facturas c 5 años Cartapacios/archivador
Informes mensuales c 5 años Cartapacios/ archivador
Comprobante de pagos c 5 años Cartapacios/archivador
Boletas de depósitos c 5 años Cartapacios/archivador
Copia de cheques c 5 años Archivador
•Administración
Zo~a
Oriental -Aforo
<.>
1
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Nombre del Documento Original
..
' Periodo 1\ilétod¿
de
Conservación
. /Copia. Activo PasivoArchivador/CáJasNirtua
Declaración de aduanas (importaciones) C 1 año Cajas
Administración-Zona
Ori~ntaf-
Muelle 6 · ·
Nomb.
re
del nci.cumento Original ·
.··
Periodo ·. · Método de Conserva.ción
/Gopfa • Activo · Pasivo · Archivador/Cajas/Virtual
Resoluciones C Permanente Archivador
Contratos C Permanente Archivador
Artículo segundo: la presente resolución empezara a regir a partir de su promulgación en la
Gaceta Oficial
Dado en la ciudad de Panamá a los quince (15) días del mes de febrero de dos mil veintitrés
(2023)
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
~
Directora General
1
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Certifica
a
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SECRETARIO<
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