Resolución N° 3441-2023-DNMySC. Por la cual se aprueba el "manual de. procedimientos para la devolución de billetes y chances, segunda versión" de la lotería nacional de beneficencia.
| Fecha de publicación | 14 Marzo 2024 |
| Fecha | 20 Noviembre 2023 |
| Emisor | CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA |
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 1
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RESOLUCIÓN NÚMERO 3441-2023-DNMySC
(de 20 de noviembre de 2023)
PARA
USO
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Por la cual se aprueba el "Manual
de.
Procedimientos para la Devolución de Billetes y Chances,
Segunda Versión" de
la
Lotería Nacional de Beneficencia.
EL
CONTRALOR GENERAL DE
LA
REPÚBLICA
En uso de sus facultades constitucionales y legales
CONSIDERANDO QUE:
El numeral 2 del Artículo 280 de
la
Constitución Política de
la
República de Panamá le otorga a la
Contraloría General de
la
República, la función de "Fiscalizar y regular, mediante el control previo o
posterior, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin de que se realicen con
corrección, según lo establecido en
lá
Ley". Dicha función está desarrollada en la Ley 32 de 8 de
noviembre de 1984, por
la
cual se adopta la Ley Orgánica de
la
Contraloría General de
la
República,
modificada y adicionada por la Ley
351
de 22 de diciembre de 2022, a través de sus diferentes
artículos.
El Artículo 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de
la
Contraloría General de la República, dispone que
la
Contraloría General de la República, modificada
y adicionada por la Ley 351 de 22 de diciembre de 2022, dictará reglamentos que contengan pautas
que sirvan de base a
la
actuación de las personas que manejen fondos o bienes públicos, sujetándose a
lo que establezcan las normas legales pertinentes.
El Artículo 46 de la Ley 38 de
31
de julio de 2000, establece que los decretos, resoluciones y demás
actos administrativos reglamentarios o aquellos que contengan normas de efecto general, solo serán
aplicables desde su promulgación en
la
Gaceta Oficial, salvo que el instrumento respectivo establezca
su vigencia para una fecha posterior.
De acuerdo con el Decreto Número 60-2018-DNMySC de
19
de octubre de 2018, le corresponde a la
Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad, a través del Departamento de Regulación
de Fondos y Bienes Públicos, analizar, diseñar e implementar a nivel del sector público, manuales de
procedimientos, guías e instructivos, orientados a asegurar
la
regulación, fiscalización y control de la
gestión pública de acuerdo a los preceptos constitucionales, legales y principios administrativos de
aceptación general.
Mediante nota 2023(11-01)3 de 30 de mayo de 2023, la Lotería Nacional de Beneficencia solicitó que
se realicen nuevas adecuaciones o modificaciones al Manual de Devolución de Billetes y Chances",
publicado en Gaceta Oficial No.29779-A de
11
de mayo de 2023.
El "Manual de Procedimientos para la Devolución de Billetes y Chances·, Segunda Versión" de la
Lotería Nacional de Beneficencia, fue revisado, consultado y discutido por los responsables de cada
una de las unidades administrativas involucradas en el proceso y cumple con los requisitos legales
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su aprobación.
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ARTÍCULO PRIMERO: Aprobar el "Manual de Procedimientos para la Devolución de Billetes y
Chances, Segunda Versión" de la Lotería Nacional de Beneficencia.
ARTÍCULO SEGUNDO: Este documento aplica a todas las unidades administrativas de la institución,
a los billeteros, autorizados o ayudantes de las libretas de lotería, que participan directamente en el
proceso de devolución de billetes y chances, en
la
Lotería Nacional de Beneficencia.
ARTÍCULO TERCERO: Esta Resolución deroga
la
Resolución Número 105-2023-DNMySC de 26
de enero de 2023, por la cual se aprueba el "Manual de Procedimientos para la Devolución de Billetes
y Chances" de la Lotería Nacional de Beneficencia.
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ARTÍCULO CUARTO: Esta resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Oficial.
FUNDAMENTO LEGAL: Constitución Política de la República de Panamá; Ley 32 de 8 de noviembre
de
1984, modificada y adicionada por la Ley 351 de 2022; Ley 38 de
31
de julio de 2000; Decreto
Número 60-2018-DNMySC de
19
de octubre de 2018.
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ORIGINAL
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 3
República de Panamá
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
LOTERÍA NACIONAL DE BENEFICENCIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA DEVOLUCIÓN DE BILLETES Y CHANCES
SEGUNDA VERSIÓN
(2023-2.82-046)
Noviembre de 2023
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 4
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
GERARDO SOLÍS
Contralor General
DAGOBERTO CORTEZ CASTRO
Subcontralor General
ZENIA VÁSQUEZ DE PALACIOS
Secretaria General
DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
FELIPE ALMANZA
Director
SERVIO O. MENDOZA
Subdirector
DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS
JOSÉ A. CASTILLO
Jefe
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 5
DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA
KATHIA ROJAS DE ROMÁN
Directora
DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL
MARINO J. PALACIOS C.
Director
DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL
ALCIDES SEGOVIA POLO
Director
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 6
LOTERÍA NACIONAL DE BENEFICENCIA
GLORIELA DEL RÍO REMICE
Directora General
YHEIMY GONZÁLEZ
Subdirectora General
VALENTÍN LÓPEZ
Secretario General
JAVIER ÁBREGO
Subsecretario General
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
FRANCISCO RENDÓN
Director
MARÍA GUERRA
Subdirectora
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 7
vii
EQUIPO TÉCNICO
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS
JOSÉ A. CASTILLO
Jefe
CRISTIAN FONSECA
Supervisor
MARITZA MENDOZA
Analista
LOTERÍA NACIONAL DE BENEFICENCIA
OFICINA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
ANA LUZ FERNÁNDEZ
Jefa Encargada
SECCIÓN DE DEVOLUCIÓN
CÉSAR SAAVEDRA
Jefe
GLORIA DE QUINTERO
Supervisora
OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA
HUMBERTO TEJADA
Jefe
DIODELDA SANTOS
Subjefa
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 8
viii
ÍNDICE
Página
INTRODUCCIÓN
vii
I.
GENERALIDADES
1
A. Objetivo del Documento
1
B. Base Legal
1
C. Ámbito de Aplicación
2
II.
MEDIDAS DE CONTROL
3
A. Generales
3
B. Específicas
4
III.
PROCEDIMIENTOS
7
A. Procedimiento para la Devolución de Billetes y Chances
7
Mapa del Proceso
11
B. Procedimiento para la Devolución de Billetes y Chances de
Cartera
12
Mapa del Proceso
15
C. Procedimiento para el Balance Final de la Devolución de Billetes
y Chances
16
Mapa del Proceso
18
RÉGIMEN DE FORMULARIOS
19
ANEXOS
32
GLOSARIO
49
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ix
INTRODUCCIÓN
La Contraloría General de la República, a través del Departamento de Regulación de Fondos y
Bienes Públicos de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación
con la Oficina de Organización y Sistemas Administrativos de la Lotería Nacional de Beneficencia
ha desarrollado el documento denominado “Manual de Procedimientos para la Devolución de
Billetes y Chances, Segunda Versión”, con el propósito de establecer controles en esta actividad.
El presente documento consta de tres capítulos: Capítulo I, detalla las Generalidades: Objetivo del
Documento, Base Legal y Ámbito de Aplicación; Capítulo II, se establecen las Medidas de Control;
Capítulo III, se desarrollan los Procedimientos, con sus respectivos Mapas del Proceso y, por
último, el Régimen de Formularios, los Anexos y el Glosario.
Como práctica establecida en nuestra Dirección, este procedimiento no pretende fijar pautas
inflexibles; por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su
aplicación, por los cambios en las leyes, normas, organización u otras condiciones, las que pedimos
tengan a bien presentarlas a la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la
Contraloría General de la República.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 10
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I. GENERALIDADES
A. Objetivo del Documento
Establecer las regulaciones para el proceso de la devolución de los billetes y chances, en la
Lotería Nacional de Beneficencia.
C. Base Legal
2. Ley Número 8 de 27 de enero de 1956, “Por la cual se aprueba el Código Fiscal de la
República”. Publicada en la Gaceta Oficial N°12995 de 29 de junio de 1956 y sus
modificaciones.
3. Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República, modificada y adicionada por la Ley 351 de 22 de
diciembre de 2022. PublicadasG en Gaceta Oficial N° 20,188 de 20 de noviembre de
1984 y Gaceta Oficial Digital N° 29687-C de 22 de diciembre de 2022,
respectivamente.
4. Decreto de Gabinete Número 224 de 16 de julio de 1969, “Orgánico de la Lotería
Nacional de Beneficencia”. Publicado en la Gaceta Oficial N°16,429 de 21 de agosto
de 1969.
5. Decreto de Gabinete Número 57 de 17 de marzo de 1970, “Por el cual se modifican los
Artículos Trigésimo Octavo, Trigésimo Noveno del Decreto de Gabinete N°224 de 16
de julio de 1969; se adiciona un Artículo nuevo y se dictan otras medidas para reprimir
los juegos clandestinos”. Publicado en la Gaceta Oficial N°16567 de 20 de marzo de
1970.
6. Decreto Nº 234 de 22 de diciembre de 1997, “Por el cual se adoptan las Normas de
Contabilidad Gubernamental”. Publicado en la Gaceta Oficial N°23,451 de 2 de enero
de 1998.
7. Decreto N° 214-DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de
Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”. Publicado en la Gaceta
Oficial N°23, 916 de 26 de octubre de 1999, N°23, 946 de 14 de diciembre de 1999 y
N°24, 380 de 4 de septiembre de 2001.
8. Decreto Núm.220-2014-DMySC de 25 de julio de 2014, “Por el cual se adoptan las
Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público en la República de
Panamá”. Publicado en la Gaceta Oficial Digital No.27646 de 20 de octubre de 2014.
9. Decreto Núm.01-2017-DNMySC de 3 de enero de 2017, “Por el cual se aprueba el
Manual General de Contabilidad Gubernamental basado en las Normas Internacionales
de Contabilidad del Sector Público (NICSP) - Versión II.”. Publicado en la Gaceta
Oficial Digital No.28198-A de 17 de enero de 2017.
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 11
2
10. Decreto Número 60-2018-DNMySC de 19 de octubre de 2018, “Por el cual se actualiza
la Estructura Organizativa de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de
Contabilidad de la Contraloría General de la República y se aprueba el Manual de
Organización y Funciones de esa Dirección”. Publicado en la Gaceta Oficial Digital
No.28652-A de 12 de noviembre de 2018.
11. Decreto Número 84-2019-DNMySC de 6 de noviembre de 2019, Por el cual se aprueba
la “Presentación de los Manuales de Procedimientos, Orientados a Regular el Uso y
Manejo de los Fondos y Bienes Públicos por la Contraloría General de la República”.
Publicado en la Gaceta Oficial Digital No.28913-A de 03 de diciembre de 2019.
C. Ámbito de Aplicación
Aplica a todas las unidades administrativas de la institución, al billetero, autorizado y el
ayudante de las libretas de lotería, que participan directamente en el proceso de devolución
de billetes y chances, en la Lotería Nacional de Beneficencia.
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II. MEDIDAS DE CONTROL
A. Generales
1. La Dirección General, a través de la Dirección de Operaciones, evaluará periódicamente
las actividades operativas basadas en las leyes, reglamentos y normas instituidas, con la
finalidad de identificar áreas de conflicto que puedan afectar el cumplimiento de sus
objetivos y metas.
2. La Dirección General, a través de la Dirección de Operaciones, velará que se cumpla con
la estructura de control interno instituida para los procedimientos de devolución de
billetes, chances y sus transacciones, que estén debidamente documentadas y disponibles
para las verificaciones correspondientes, por parte de la Oficina de Auditoría Interna y los
fiscalizadores de la Contraloría General de la República.
3. El billetero que requiera de la figura de un ayudante que lo asista en el proceso de
devolución, deberá comunicarlo al Departamento de Registro y Control de Billeteros,
llenar y firmar la Solicitud de Autorización para el Ayudante en la Devolución de Billetes
y Chances (Formulario Núm.1), presentar copia de la cédula del ayudante para que repose
en el expediente del billetero y así contar con un registro de las personas que participan
en el proceso de devolución.
4. La Unidad de Seguridad, el jefe de la Sección de Devolución y sus supervisores, velarán
porque el billetero, autorizado y el ayudante no introduzcan, a la Sección de Devolución,
ningún objeto que le permita su comunicación con el exterior (radio, beeper, reloj
inteligente, audífonos y celulares) los días de sorteo; de darse este caso, se le permitirá a
otra persona del recinto, le realice la devolución de su producto, siempre y cuando el
mismo se encuentre en bolsas plásticas cerradas con zunchos.
5. La Unidad de Seguridad, el jefe de la Sección de Devolución y sus supervisores, velarán
porque al billetero, autorizado y el ayudante no realicen conteo de dinero, venta de billetes
y chances, los días de sorteos en la Sección de Devolución.
6. La Dirección de Operaciones velará que las unidades responsables del adecuado
desarrollo del procedimiento de devolución de los billetes y chances, cuenten con los
recursos necesarios para el desempeño eficiente y eficaz de sus funciones.
7. Es responsabilidad del jefe de la Sección de Devolución realizar las coordinaciones
necesarias con el supervisor de la Sección de Devolución para que el proceso de
devolución de billetes y chances, sea oportuno, expedito y organizado.
8. Es responsabilidad del jefe de la Sección de Devolución que el personal de la institución
involucrado en el proceso de devolución de billetes y chances cumpla y haga cumplir las
normas y procedimientos instituidos para tales fines.
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4
9. La Oficina de Auditoría Interna, debe estar al pendiente del cumplimiento de los
procedimientos y uso de los formularios instituidos en el desarrollo de la actividad de
devolución de billetes y chances en la institución.
10. El proceso de devolución de billetes y chances se debe realizar en presencia del auditor
interno de la Oficina de Auditoría Interna de la institución y del fiscalizador de la Oficina
de Fiscalización de la Contraloría General de la República.
11. Cuando la cartera de billetes y chances para devolver sea un alto porcentaje de su total, el
proceso de devolución de cartera se debe realizar un día antes de celebrarse el sorteo. En
los lugares donde el volumen de la cartera es reducido o no haya devolución, la misma se
registra el día del sorteo durante el proceso de devolución normal.
12. El traslado de la valija con la cartera de la Sección de Entrega a la Sección de Devolución,
debe ser custodiado por un agente de seguridad de la institución y el supervisor de la
Sección de Entrega.
13. La Oficina de Organización y Sistemas Administrativos debe darle seguimiento a la
utilización de los formularios instituidos para el desarrollo del proceso de devolución de
billetes y chances en la Lotería Nacional de Beneficencia, además de su actualización.
B. Específicas
1. El supervisor de la Sección de Devolución, debe verificar que las máquinas lectoras de
billetes y chances estén funcionando correctamente, para asegurar la oportuna y adecuada
atención del servicio una vez iniciado el proceso de la devolución de los billetes y chances.
2. Los Funcionarios Asignados a Laborar en la Ventanilla (Formulario Núm.2), de la Sección
de Devolución de la institución, deben estar debidamente identificados (carné) como
miembro activo de la Lotería Nacional de Beneficencia, así como el personal de otras
instituciones.
3. Los directores provinciales y los jefes de las agencias, serán los responsables del adecuado
cumplimiento del proceso de devolución de billetes y chances y deben cumplir con la
estructura de control interno instituida, para estos fines.
4. Los horarios instituidos para el proceso de devolución de los billetes y chances deben ser
de fiel cumplimiento por el billetero, autorizado el ayudante y el personal de la entidad
involucrado en la actividad, en todas las instalaciones de la Lotería Nacional de
Beneficencia.
5. El jefe de la Sección de Devolución y sus supervisores en el proceso de devolución de los
sorteos tradicionales, extraordinarios y gorditos del zodiaco, deben vigilar que al cierre de
puertas (12:00 m.), el ingreso a la misma sea permitido solo a los funcionarios de la
institución autorizados (director y subdirector general, director y subdirector de
Operaciones, director y subdirector Provincial, jefe y subjefe de Agencia, jefe de la
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5
Sección de Devolución, jefe y subjefe de la Oficina de Auditoría Interna y jefe y subjefe
de la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República).
6. Cuando sea autorizado por el supervisor de la Sección de Devolución y del billetero,
autorizado y el ayudante, la devolución de los billetes y chances puede realizarse en varias
cajas simultáneamente por el mismo billetero, autorizado y el ayudante en presencia de
los auditores internos de la Lotería Nacional de Beneficencia y los fiscalizadores de la
Contraloría General de la República, en aquellos casos que se encuentren vacías las
ventanillas para este trámite.
7. El jefe de la Sección de Devolución y supervisores deben vigilar que el billetero,
autorizado y el ayudante puede realizar devoluciones de billetes y chances hasta un
máximo de diez libretas incluida la suya, realizando una primera devolución de cinco
libretas y luego formar la fila para la devolución de las restantes. Las excepciones al
número de libretas a devolver estarán sujetas a previa evaluación de la Dirección de
Operaciones, con Visto Bueno de la Dirección General.
8. El jefe de la Sección de Devolución, supervisores y cajeras, deben vigilar que no
devuelvan más billetes o chances de lo asignado y viceversa.
9. El jefe de la Sección de Devolución, supervisores y cajeras, deben vigilar que el billetero,
autorizado y el ayudante no realice doble devolución de billetes y chances de la misma
libreta de lotería.
10. El jefe de la Sección de Devolución y sus supervisores, deben vigilar que en el proceso de
devolución de billetes y chances, los directores provinciales, jefes de agencias, operadores
del servidor y personal de apoyo del Departamento de Tesorería y de la Sección de
Cuentas Corrientes, no participen en el desarrollo de las actividades referente a este
proceso.
11. Concluido el proceso de devolución de billetes y chances, el supervisor de la Sección de
Devolución, debe informar a su jefe inmediato y verificar el equipo de la Sección,
completar y firmar con el jefe de la Sección de Devolución, director provincial o jefe de
Agencia, el Control de Inspección y Cierre de Área (Formulario Núm.3).
12. Las correcciones que se realicen a las sumatorias totales de las devoluciones hechas por
los billeteros, autorizados y el ayudante de los billetes y chances el día del sorteo se deben
registrar en el Detalle de Correcciones por Ventanilla (Formulario Núm.4) que debe ser
firmado por el supervisor.
13. Cuando las cantidades no coinciden al momento de ejecutar el balance, el cajero de
impresión debe enviar los documentos al supervisor para que este verifique la información
con el cajero responsable y realizar la corrección inmediata en el sistema al recibo del
billetero.
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14. Para verificar las cantidades se deben utilizar los documentos: Devolución de Billetes y
Chances (Formulario Núm.5) y el Comprobante de Devolución y Cancelación
(Formulario Núm.6).
15. Una vez corregida la diferencia encontrada en el proceso de devolución de los billetes
y chances, el supervisor debe confeccionar una boleta nueva, denominada Devolución
de Billetes y Chances (Formulario Núm.5), que reintegra a la ventanilla responsable
para su entrega al billetero, autorizado y el ayudante.
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III. PROCEDIMIENTOS
A. Procedimiento para la Devolución de Billetes y Chances
1. Billetero, Autorizado y el Ayudante
Prepara los billetes y chances, que no ha podido vender, en tira o en fracción para ser
devueltos antes de iniciar el sorteo.
Nota: Las fracciones de billetes y chances que les falte la serie, folio o parte
del código de barra no podrán ser leídas ni registradas por las
máquinas lectoras, ni manualmente. En estos casos se pierde el
derecho a devolución de los mismos.
El billetero hace el registro del autorizado y el ayudante a través de
un formulario que entrega al Departamento de Registro y Control de
Billeteros.
Completa de forma clara y firma la Devolución de Billetes y Chances (Formulario Núm.5),
en original y dos copias.
Introduce la Devolución de Billetes y Chances (Formulario Núm.5) y los billetes y chances
a devolver en la bolsa plástica, que es sellada con zunchos por el supervisor de Devolución.
Nota: Las bolsas plásticas y los formularios para la devolución de los
billetes y chances son proporcionados por la institución al billetero,
autorizado y el ayudante, antes de su devolución en la ventanilla y
son selladas con zunchos por el supervisor de Devolución. Esta
acción es realizada antes que juegue el sorteo y si hay largas filas de
billeteros por devolver.
Forma la fila del cajero de Devolución.
Nota: Al cierre de la puerta de ingreso al área de la Sección de Devolución
(12:00 md), solo se atenderán a los billeteros, autorizados y el
ayudante que se encuentren en el recinto.
El billetero, autorizado y el ayudante que presente algún problema,
causa justificada o algún inconveniente que lo amerite:
Debe llenar la Autorización de Entrada al Área de
Devolución Después de la Hora de Cierre (Formulario
Núm.7); esta autorización solo será por 10 minutos una
vez cerrada la puerta.
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Debe estar dentro de la Sección de Devolución antes de
que juegue el sorteo, si llega a la institución después del
sorteo, no podrá realizar la devolución de sus billetes y
chances.
La Autorización de Entrada al Área de Devolución
Después de la Hora de Cierre (Formulario Núm.7), es
firmada al momento de presentarse la solicitud, ante la
autoridad competente, señalada en el Formulario Núm.7.
Entrega al cajero de Devolución, la bolsa plástica sellada con los billetes y chances a
devolver.
Lotería Nacional de Beneficencia
Dirección de Operaciones
Departamento de Distribución de Asignación de Billetes y Chances
Sección de Devolución
2. Cajero de Devolución
Recibe, la bolsa plástica sellada con los billetes, chances y la Devolución de Billetes y
Chances (Formulario Núm.5).
Procede a la apertura de la bolsa plástica sellada, verifica con la Devolución de Billetes y
Chances (Formulario Núm.5), el número de billetero, nombre, fecha, cantidades de los
billetes, chances a devolver, valor de la asignación y firma del billetero, autorizado y el
ayudante.
Coloca en la máquina lectora los juegos de guías o marginadores correspondientes al sorteo,
dependiendo si son billetes o chances y según sea la máquina lectora que utilice.
Inicia la lectura de los billetes y chances en la máquina lectora, en tira o en fracción, según
sea la máquina utilizada.
Verifica al finalizar, la lectura en la máquina lectora de los billetes y chances utilizada, si
la cantidad coincide con la registrada en la Devolución de Billetes, Chances (Formulario
Núm.5) y entrega los billetes y chances leídos para su trituración inmediata.
Genera en la máquina lectora utilizada el recibo con la totalidad a pagar por el billetero o
autorizado por la libreta.
Nota: El recibo que genera la máquina lectora de los billetes y chances
contiene la cantidad de billetes devueltos, el total del dinero a pagar
por el billetero, entre otros datos necesarios para la cancelación de la
libreta.
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Coloca el número de ventanilla en la Devolución de Billetes y Chances (Formulario
Núm.5), donde dice cajero de Devolución.
Entrega al billetero, autorizado y el ayudante, copia de la Devolución de Billetes y Chances
(Formulario Núm.5) con el original del recibo que generó la máquina. El recibo original
de la Devolución de Billetes y Chances (Formulario Núm.5), al final del proceso de
devolución, se le entrega a la Sección de Cuentas Corrientes y la copia es para que el cajero
realice su balance del ingreso de billetes y chances en la ventanilla.
Nota: Los billetes y chances leídos en la máquina lectora, son introducidos
en bolsas plásticas transparentes, retiradas por un ayudante del cajero,
quien los lleva para su trituración inmediata, no sin antes verificar las
cantidades con el Comprobante de Devolución y Cancelación
(Formulario Núm. 6), con la supervisión de un auditor de la Oficina de
Auditoría Interna y el fiscalizador de la Oficina de Fiscalización de la
Contraloría General de la República.
3. Billetero, Autorizado y el Ayudante
Recibe y presenta al cajero de impresión, copia de la Devolución de Billetes y Chances
(Formulario Núm.5), con el original del recibo que genera la máquina lectora de los billetes
y chances, que detalla la cantidad a pagar por la libreta.
Lotería Nacional de Beneficencia
Dirección de Operaciones
Departamento de Distribución de Asignación de Billetes y Chances
Sección de Devolución
4. Cajero de Impresión
Recibe copia de la Devolución de Billetes y Chances (Formulario Núm.5), con el original
del recibo que genera la máquina lectora de los billetes y chances utilizada.
Verifica documentos, genera el Comprobante de Devolución y Cancelación (Formulario
Núm.6) y entrega al billetero, autorizado y el ayudante el original.
Nota: Las correcciones presentadas durante el proceso, el jefe de la Sección
de Devolución en el edificio sede las realizará en el sistema de
devolución de billetes y chances, al finalizar el proceso de devolución.
En las Direcciones Provinciales y Agencias son los directores y los
jefes respectivamente. Estas correcciones serán realizadas al momento
de ocurrir las mismas y se deben anotar en el documento Detalle de
Correcciones por Ventanilla (Formulario Núm.4) e informar al auditor
interno presente en el proceso de devolución.
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10
5. Billetero, Autorizado y el Ayudante
Recibe el original del Comprobante de Devolución y Cancelación (Formulario Núm.6),
verifica y procede al pago de la libreta en el Departamento de Tesorería.
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Mapa del Proceso
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B. Procedimiento para la Devolución de Billetes y Chances de Cartera
Lotería Nacional de Beneficencia
Dirección de Operaciones
Departamento de Distribución de Asignación de Billetes y Chances
Sección de Entrega
1. Supervisor de Entrega
Graba los billetes y chances de cartera en el sistema con el número de billetero o de agencia
asignado.
Solicita mediante el documento Solicitud para Bajar la Data al MultiScan (Formulario
Núm.8), Billetes Leídos de Cartera (Formulario Núm.9), a la Unidad de Informática para
que procese dicha información.
Prepara y cuenta los billetes y chances en hojas que no fueron retirados, un día antes del
sorteo.
Ingresa en la valija los billetes, chances y la Devolución de Billetes y Chances (Formulario
Núm.5).
Realiza entrega de cartera de billetes y chances en valija, al supervisor de la Sección de
Devolución, con el Acta de Devolución de la Cartera (Formulario Núm.10), firmada por el
jefe de la Sección de Entrega.
Nota: La cartera de los billetes y chances corresponde a aquellas
libretas que no han sido retiradas para su venta de la Sección
de Entrega.
El Acta de Devolución de la Cartera (Formulario Núm.10),
la Devolución de Billetes y Chances (Formulario Núm.5),
son firmados por el jefe de la Sección de Entrega en el
edificio sede. En las Agencias, lo firma el supervisor de la
Sección de Entrega.
Sección de Devolución
2. Supervisor de Devolución
Recibe la valija, verifica y cuenta los billetes y chances de cartera, el Acta de Devolución
de la Cartera (Formulario Núm.10), la Devolución de Billetes y Chances (Formulario
Núm.5), ambos firmados por el jefe de la Sección de Entrega en el edifico sede. En las
Direcciones Provinciales y Agencias, lo firma el supervisor, el director provincial o jefe de
agencia.
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Nota: La entrega de la valija con los billetes y chances se inicia a
las 9:00 a.m. del día anterior del sorteo en la Sección de
Devolución o el mismo día del sorteo, de acuerdo al tamaño
de la cartera.
Verifica la valija y remite al cajero de Devolución: la Devolución de Billetes y Chances
(Formulario Núm.5), los billetes y chances de la cartera, para que proceda a su lectura en
tiras o fracciones según la máquina lectora utilizada y el Acta de Devolución de la Cartera
(Formulario Núm.10).
Nota: El supervisor de Devolución, recibe la valija y verifica con
la cartera de billetes y chances, en presencia del
fiscalizador de la Contraloría General de la República y
auditor de la Oficina de Auditoría Interna de la institución.
3. Cajero de Devolución
Recibe la cartera de billetes y chances, con el Acta de Devolución de la Cartera (Formulario
Núm.10) y la Devolución de Billetes y Chances (Formulario Núm.5).
Verifica la Devolución de Billetes y Chances (Formulario Núm.5), el número de sorteo la
fecha, cantidades de billetes y chances a devolver, valor de la cartera, firma y nombre del
jefe/supervisor de la Sección de Entrega.
Coloca en la máquina lectora de los billetes y chances, los juegos de guías o marginadores
correspondientes al Sorteo.
Inicia la lectura de los billetes y chances de cartera en la máquina lectora.
Verifica al finalizar la lectura, si la cantidad que indica la máquina lectora, la registrada en la
Devolución de Billetes y Chances (Formulario Núm.5) y en el Acta de Devolución de la
Cartera (Formulario Núm.10), son las mismas; de estar todo correcto, genera el recibo de la
máquina lectora con los totales de la cartera.
Coloca el número de ventanilla en el documento Devolución de Billetes y Chances
(Formulario Núm.5), donde dice “Cajero de Devolución”.
Remite con el documento Devolución de Billetes y Chances (Formulario Núm.5), el recibo
generado por la máquina lectora con la totalidad de billetes y chances de la cartera y el Acta
de Devolución de la Cartera (Formulario Núm.10), al supervisor de Devolución.
4. Supervisor de Devolución
Recibe, verifica la Devolución de Billetes y Chances (Formulario Núm.5) y el Acta de
Devolución de la Cartera (Formulario Núm.10).
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Firma el Acta de Devolución de la Cartera (Formulario Núm.10) conjuntamente con el
auditor de la Oficina de Auditoría Interna de la Lotería Nacional de Beneficencia y el
fiscalizador de la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República.
Remite el Acta de Devolución de la Cartera (Formulario Núm.10) firmada, a la Sección de
Entrega. Procede a la trituración de los billetes y chances leídos, de la cartera.
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Mapa del Proceso
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C. Procedimiento para el Balance Final de la Devolución de Billetes y Chances
Lotería Nacional de Beneficencia
Dirección de Operaciones
Departamento de Distribución de Asignación de Billetes y Chances
Sección de Devolución
1. Cajero de Devolución
Realiza la sumatoria al finalizar el día del proceso de devolución de billetes y chances
utilizando las copias de la Devolución de Billetes y Chances (Formulario Núm.5) y el de
Comprobante de Devolución y Cancelación (Formulario Núm.6).
Remite físicamente los resultados de la sumatoria al supervisor con la cinta que genera la
máquina sumadora y le adjunta las copias de la Devolución de Billetes y Chances
(Formulario Núm.5) y del Comprobante de Devolución y Cancelación (Formulario Núm.6)
2. Supervisor de Devolución
Recibe y verifica los resultados de la sumatoria de la Devolución de Billetes y Chances
(Formulario Núm.5), del Comprobante de Devolución y Cancelación (Formulario Núm.6)
y la cinta que genera la máquina sumadora.
Nota: El supervisor de Devolución le comunica a la Sección de
Cuentas Corrientes y a la Unidad de Informática, la terminación
del proceso de devolución de los billetes y chances, para que la
Unidad de Informática proceda con la entrega del listado de los
totales por cajeros en el Edificio Sede, a las direcciones
provinciales y a las agencias.
Si los resultados del supervisor, al realizar la verificación de la
sumatoria, no son iguales, los cajeros deben buscar, con ayuda
del supervisor, la diferencia y efectuar los correctivos en el
sistema, de ser necesario.
Recibe de la Unidad de Informática los diferentes listados que complementan la
información de la devolución de billetes y chances del sorteo en juego (Anexo Núm.1).
Confecciona el borrador del Acta N.°____ de Supervisión del Proceso de Devolución y
Trituración de Billetes y Chances (Formulario Núm.11), completa el documento Resumen
de la Devolución (Formulario Núm.12) y remite a la secretaria para su transcripción.
3. Secretaria
Realiza transcripción del Acta N.°____ de Supervisión del Proceso de Devolución y
Trituración de Billetes y Chances (Formulario Núm.11) y solicita la firma de los
participantes.
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Genera copia del Acta, adjunta copia de los listados (Anexo Núm.1) y remite copia a los
firmantes del Acta.
4. Supervisor de Devolución
Verifica y firma el Acta N.°____ de Supervisión del Proceso de Devolución y Trituración
de Billetes y Chances (Formulario Núm.11), el mismo día de realizado el sorteo.
Nota: El Acta N.°____ de Supervisión del Proceso de Devolución y
Trituración de Billetes y Chances (Formulario Núm.11) la firman:
el fiscalizador de la Oficina de Fiscalización de la Contraloría
General de la República, auditor interno de la institución, el jefe o
supervisor de la Sección de Devolución y el director provincial o
el jefe de agencia, según sea el caso.
Entrega copia a la Oficina de Fiscalización, Dirección de
Operaciones, Oficina de Auditoría Interna, Departamento de
Contabilidad, Departamento de Distribución de Asignación
(sede), la Sección de Devolución y archiva.
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Mapa del Proceso
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 28
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RÉGIMEN DE FORMULARIOS
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Formulario Núm.1
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 30
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Formulario Núm.2
LOTERÍA NACIONAL DE BENEFICENCIA
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
F- 760(95)16
DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN DE ASIGNACIÓN DE BILLETES Y CHANCES
SECCIÓN DE DEVOLUCIÓN
FUNCIONARIOS ASIGNADOS A LABORAR EN VENTANILLA
FECHA:
SORTEO N.°
LETRA DE
CAJA
NOMBRE DEL CAJERO
NOMBRE DEL AYUDANTE DEL CAJERO
BALANCE POR VENTANILLA
OBSERVACIONES
LETRA DE LA
CAJA
CANTIDAD DE FRACCIONES
DIFERENCIA
SEGÚN BOLETA
SEGÚN MULTISCAN
SUPERVISOR DE CAJEROS RESPONSABLE:
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Formulario Núm.3
LOTERÍA NACIONAL DE BENEFICENCIA
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN DE ASIGNACIÓN
DE BILLETES Y CHANCES
SECCIÓN DE DEVOLUCIÓN
CONTROL DE INSPECCIÓN Y CIERRE DE ÁREA
FECHA
DÍA
MES
AÑO
HORA:
A.M.
P.M.
EQUIPO
CANTIDAD
MAQUINA LECTORA (MULTISCAN)
MÁQUINAS CALCULADORAS
IMPRESORAS
TRITURADORAS
TELÉFONOS
MÁQUINA DE ESCRIBIR
ALTA VOZ
CONDICIÓN
AIRE
ACONDICIONADO
APAGADO
ENCENDIDO
PUERTA PRINCIPAL
ABIERTA
CERRADA
PUERTA TRASERA
ABIERTA
CERRADA
OBSERVACIONES:
ELABORADO POR
VERIFICADO POR
JEFE DE LA SECCIÓN DEVOLUCIÓN /
DIRECTOR PROVINCIAL O JEFE DE AGENCIA
F-774(95)17 RV. 2
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 32
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Formulario Núm.4
LOTERÍA NACIONAL DE BENEFICENCIA
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
F-759(95)15 RV. 1
DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN DE ASIGNACIÓN DE BILLETES Y CHANCES
SECCIÓN DE DEVOLUCIÓN
DÍA
MES
AÑO
DETALLE DE CORRECCIONES POR VENTANILLA
MIERCOLITO
ORDINARIO N.°
DOMINICAL
TRES GOLPES N.°
CLASE DE SORTEO:
EXTRAORDINARIO
EXTRAORDINARIO N.°
GORDITO DEL ZODÍACO
GORDITO DEL ZODÍACO N.°
LETRA DE
LA
CAJA
NOMBRE DEL CAJERO
N.° DE
LIBRETA
DETALLE DE CORRECCIONES
AUMENTO
REBAJA
ORD.
TRES GOLPES
ORD.
TRES GOLPES
TOTAL
OBSERVACIONES:
SUPERVISOR RESPONSABLE:
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Formulario Núm.5
LOTERÍA NACIONAL DE BENEFICENCIA
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN DE ASIGNACIÓN DE BILLETES Y CHANCES
SECCIÓN DE DEVOLUCIÓN
DEVOLUCIÓN DE BILLETES Y
CHANCES
(PARA USO DEL BI LLETERO)
BILLETERO N.°
NOMBRE_______________________________________________________
FECHA_______DE__________________DE_____________
SORTEO DE ORO GORDITO DEL ZODIACO
EXTRAORDINARIO N.° ______________
SORTEO 3
GOLPES ___________________________________________________
DEVOLUCIÓN
DESGLOSE DE FRACCIONES BILLETES
CANTIDAD DE TIRAS DE 5 ________________, 4 ____________
3_______________________, 2______________________, 1_____________________
TOTAL, DE FRACCIONES DE BILLETES
DESGLOSE DE FRACCIONES DE CHANCES ______________ ____ 4, _______________
3________________________, 2________________ ______, 1 ________________________
TOTAL, DE FRACCIONES DE
CHANCES
_____________________________________________
(PARA USO DEL CAJERO)
VALOR DE LA ASIGNACIÓN
ABONO TOTAL B/.
DEVOLUCIÓN
VALOR TOTAL - BILLETES B/.
VALOR TOTAL - CHANCES B/.
VALOR TOTAL DE LA DEVOLUCIÓN B/.
VALOR TOTAL A PAGAR B/.
FIRMA DEL BILLETERO___________________________________
CAJERO DE DEVOLUCIÓN
PAGO
F-103(95)3 RV.2
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Formulario Núm.6
SELLO DEL
CAJERO
LOTERÍA NACIONAL DE BENEFICENCIA
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
F-698(95)13 RV.1
RECIBO No
DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN DE ASIGNACION DE BILLETES Y CHANCES
SECCIÓN DE DEVOLUCIÓN
COMPROBANTE DE DEVOLUCIÓN Y CANCELACIÓN
FECHA
SORTEO DE ORO, GORDITO DEL ZODÍACO, EXTRAORDINARIO N.°:
SORTEO TRES GOLPES N.°:
NOMBRE:
BILLETERO N.°:
CÉDULA:
D E S GL O S E (T I R A S)
FRACC.
20
15
10
5
4
3
2
1
TOTAL
VALOR
BILLETES
CHANCES
VALOR TOTAL DE DEVOLUCIÓN
(V.T.D.)
B/.
VALOR ASIGNADO
ABONO TOTAL
V.T.D.
% DEV.
VALOR A PAGAR
B/.
B/.
B/.
B/.
CAJERO:
CAJA N.°
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Formulario Núm.7
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 36
27
Formulario Núm.8
LOTERÍA NACIONAL DE BENEFICENCIA
DIRECCIÓN DE OPERACIONES
F-813(94)19 RV. 1
DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN DE ASIGNACIÓN DE BILLETES Y CHANCES
SECCIÓN DE ENTREGA
SOLICITUD PARA BAJAR LA DATA AL MULTISCAN
SOLICITAMOS BAJAR LA DATA AL MULTISCAN
HORA:
FECHA:
N°. DE SORTEO:
FECHA EN QUE SE REALIZA EL SORTEO:
DOMINICAL
ZODÍACO
MIERCOLITO
EXTRAORDINARIA
SECCIÓN DE ENTREGA
UNIDAD DE INFORMÁTICA
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Formulario Núm.9
LOTERÍA NACIONAL DE BENEFICENCIA
DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN DE ASIGNACIÓN DE BILLETES Y CHANCES
SECCIÓN DE ENTREGA
F-814(94)20 RV. 1
BILLETES LEÍDOS DE CARTERA
FECHA:
SORTEO DE ORO:
TRES GOLPES:
CANTIDAD DE HOJAS DE BILLETES:
CANTIDAD DE HOJAS DE CHANCES:
SECCIÓN DE ENTREGA
UNIDAD DE INFORMÁTICA
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Formulario Núm.10
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 39
30
Formulario Núm.11
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 40
31
Formulario Núm.12
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 41
32
ANEXOS
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 42
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Anexo Núm.1
Sección de Devolución
Listado de documentos que son adjuntados al Acta N.°____ de Supervisión del Proceso de
Devolución y Trituración de billetes y chances
Devoluts.txt.
Listado General de Devoluciones por Sorteo.
Listado General de Cajeros por Sorteo.
Listado de Fracciones Leídas por Cajeros Antes de la 1:00 p.m.
Listado de Billeteros Atendidos Después de la 1:00 p.m.
Informe de Devoluciones de Fracciones y Billeteros Atendidos por Hora (gráficas).
Informe de Exceso de Devoluciones por Billeteros.
Resumen por cajero.
Segundo grupo:
Se imprimen después que se realiza el sorteo y se colocan los números favorecidos:
Devoluts.txt.
Informe de la Compensación.
Detalle de la Compensación de los Premios Ordinarios.
Informe de la Compensación de la Cartera.
Informe de la Compensación del incentivo de chances.
Informe de la Compensación del incentivo por serie y folio.
Informe de la Compensación del incentivo de letras.
Total, de fracciones devueltas de la cartera en la Oficina Principal.
Listado de totales de números devueltos.
Consulta de números bajos de chance.
Consulta de números altos de chance.
Todos estos documentos la secretaria se lo adjunta al “Acta N.°____ de Supervisión del Proceso de
Devolución y Trituración de billetes y chances” y se le entrega copia a la Oficina de Fiscalización, Dirección
de Operaciones, Oficina de Auditoría Interna, Departamento de Contabilidad, Departamento de Distribución
de Asignación (SEDE) y la Sección de Devolución.
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Anexo Núm.2
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 44
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No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 49
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42
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 52
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Anexo Núm.3
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 53
44
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 54
45
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No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 56
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Anexo Núm.4
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 57
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No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 58
49
GLOSARIO
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50
GLOSARIO
1.
2.
Autorizado:
Ayudante:
Persona a quien el titular de la libreta le concede
facultad para que retire su asignación de billetes y /o
chances.
Persona a quien el titular de la libreta le autoriza para
la devolución de billetes y/o chances.
3.
Billete:
Papel impreso a color, con especificaciones técnicas y
de seguridad con cuatro (4) o cinco (5) dígitos, que
acredita a la participación de un Sorteo de Lotería.
4.
Billetero:
Persona que, mediante un depósito de garantía,
adquiere como titular una libreta de billetes y/o
chances de lotería.
4.
Cartera:
Son las hojas de billetes y chances que no se han
asignado a los billeteros y son destinadas para la venta.
5.
Extra:
Forma de pago para adquirir billetes y/o chances; ésta
puede ser de diferentes maneras: carta de crédito,
fondo, contra paquete y contado.
6.
Fracción de billetes:
Equivale a un solo papel impreso a color, con cuatro
(4) o cinco (5) dígitos, que acredita a la participación
de un Sorteo de Lotería.
7.
Fracción de chances o tres
golpes:
Equivale a un solo papel impreso a color, con dos (2)
dígitos, que acredita a la participación de un Sorteo de
Lotería.
8.
Máquina lectora de billetes
y chances (Multiscan):
Equipo utilizado para leer billetes y chances, en el
Sistema de Devolución. Este sistema debe tener
almacenada la información de las asignaciones y
extras de billeteros. Este equipo puede ser fracciones
de una en una.
No. 29989-D Gaceta Oficial Digital, jueves 14 de marzo de 2024 60
51
9.
Máquina lectora de billetes
y chances (Lahuan):
Equipo utilizado para leer billetes y chances, en el
Sistema de Devolución. Este equipo puede leer de una
en una las fracciones (cupón), en tiras de cinco
fracciones (tiras) y modo plancha utilizada con la
cartera.
10.
Proceso de devolución:
Se produce cuando un billetero, autorizado y ayudante
devuelve los billetes y/o chances que no ha podido
vender de su asignación o extra.
11.
Sorteo de oro dominical:
Nomenclatura utilizada para referirse a los sorteos que
se celebran los domingos.
12.
Sorteo de oro miercolito:
Nomenclatura utilizada para referirse a los sorteos que
se celebran los miércoles.
13.
Sorteo extraordinario:
Nomenclatura utilizada para referirse a los sorteos que
se celebran en abril, agosto y diciembre de cada año.
Para este sorteo el precio de las hojas de billetes
aumenta.
14.
Sorteo gordito del zodíaco:
Nomenclatura utilizada para referirse a los sorteos
mensuales, identificados con el signo zodiacal
correspondiente.
15.
Ventanilla:
Pequeña ventana o abertura para atender a los
billetero, autorizado y ayudante.
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