Resolución N° 382-2023-DNMySC. Por la cual se aprueba el "manual de procedimiento para la recaudación de los ingresos en la caja de social.
| Fecha de publicación | 11 Abril 2023 |
| Fecha | 13 Marzo 2023 |
| Emisor | CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA |
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 1
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de
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de
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Ley
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de
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Mediante Nota DNPROC-164-2020 de
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de
202
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la Caja de Seguro Social solicitó el análisis y evaluación
de tres proyectos de procedimientos que regulan el uso
de
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que
se ajusten a las necesidades reales
de
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El
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de
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la
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de
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por
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de
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de
las unidades administmtivas .involucmdas
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RESUELVE:
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Procedimiento para la Recaudación
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SEGUNDO
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Nacional
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administmción y funcionmniento del sistema
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No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 2
República de Panamá
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
CAJA DE SEGURO SOCIAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA RECAUDACIÓN DE LOS INGRESOS EN
LA CAJA DE SEGURO SOCIAL
(2023-1.10-006)
Marzo de 2023
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 3
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
GERARDO SOLÍS
Contralor General
DAGOBERTO CORTEZ CASTRO
Subcontralor General
ZENIA VÁSQUEZ DE PALACIOS
Secretaria General
DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
FELIPE ALMANZA
Director
SERVIO O. MENDOZA
Subdirector
DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS
JOSÉ A. CASTILLO
Jefe
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 4
DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL
MARINO J. PALACIOS C.
Director
DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA
KATHIA ROJAS DE ROMÁN
Directora
DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL
ALCIDES SEGOVIA P.
Director
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 5
CAJA DE SEGURO SOCIAL
ENRIQUE LAU CORTES
Director General
EDWIN RODRÍGUEZ
Subdirector General
EDWIN SALAMÍN
Secretario General
DIRECCIÓN EJECUTIVA NACIONAL DE INNOVACIÓN Y TRANSFORMACIÓN
CARLOS RODRÍGUEZ P.
Director
DIRECCIÓN NACIONAL DE INFORMÁTICA
RICARDO RAMOS
Director
DIRECCIÓN NACIONAL DE PROCESOS
ESTHER M. VELOTTI DE ROBLES
Directora
MIGDALIA MENDOZA
Subdirectora
DIRECCIÓN EJECUTIVA NACIONAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
FÉLIX CAMARGO
Director
DIRECCIÓN NACIONAL DE INGRESOS
EDWIN MONTENEGRO
Director
DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD
ZAIDA GONZÁLEZ
Directora
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 6
EQUIPO TÉCNICO
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS
JOSÉ A. CASTILLO
Jefe
ANTONIA PÉREZ A.
Supervisora
FRANKLIN MEDINA
Analista
CAJA DE SEGURO SOCIAL
DIRECCIÓN NACIONAL DE PROCESOS
MYRNA LINDAO
Jefa del Departamento de Procesos de Prestaciones Económicas e Ingresos
ELVIS MARTÍNEZ
HILDAURA AYARZA
Analistas
DIRECCIÓN NACIONAL DE INGRESOS
JOSE ÁNGEL CASTILLO CHACÓN
Jefe del Departamento de Recaudación
MELISSA SING
Supervisora de Cajeros
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 7
vi
ÍNDICE
Página
INTRODUCCIÓN
vii
I.
GENERALIDADES
1
A. Objetivo del Documento
1
B. Base Legal
1
C. Ámbito de Aplicación
2
II.
MEDIDAS DE CONTROL
3
A. Generales
3
B. Específicas
5
III.
PROCEDIMIENTOS
12
A. Procedimiento para la Recaudación de Ingresos Diarios en la Caja de
Seguro Social a Nivel Nacional
12
Mapa del Proceso
16
B. Procedimiento para el Depósito Bancario Diario de la Recaudación de
Ingresos en la Caja de Seguro Social a Nivel Nacional
17
Mapa del Proceso
20
C. Procedimiento del Informe Diario y Acumulado Mensual de la
Recaudación de Ingresos por Concepto y por Valores en la Caja de Seguro
Social
21
Mapa del Proceso
25
RÉGIMEN DE FORMULARIOS
26
ANEXOS
37
INFORMES
46
GLOSARIO Y ACRÓNIMOS
51
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 8
vii
INTRODUCCIÓN
La Contraloría General de la República, a través del Departamento de Regulación de Fondos y
Bienes Públicos de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en
coordinación con la Dirección Nacional de Procesos de la Caja de Seguro Social, en uso de las
atribuciones conferidas por la Ley, desarrolló el documento denominado “Manual de
Procedimiento para la Recaudación de los Ingresos en la Caja de Seguro Social”.
El presente documento define las operaciones que componen la recaudación diaria, los
depósitos bancarios y los informes diarios y consolidados, así como los controles internos, con
la finalidad de propiciar un alto nivel de control, comprensión de las responsabilidades y
acciones administrativas realizadas por cada uno de los servidores públicos implícitos en el
mismo.
El cumplimiento de las pautas establecidas en este documento, garantiza la transparencia del
cobro efectivo del pago del usuario de sus obligaciones por las acciones y servicios
pertenecientes a la Caja de Seguro Social.
Este manual consta de tres capítulos: Capítulo I, detalla las Generalidades: Objetivo del
Documento, Base Legal, Ámbito de Aplicación; Capítulo II, establece las Medidas de Control;
Capítulo III, se desarrollan los Procedimientos, con sus respectivos Mapas del Proceso y, por
último, el Régimen de Formularios, Informes, Anexos, Glosario y Acrónimos.
Como práctica establecida en nuestra Dirección, este documento no pretender fijar pautas
inflexibles; por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de
su aplicación, las que pedimos tengas a bien presentarlas a la Dirección Nacional de Métodos
y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 9
1
I. GENERALIDADES
A. Objetivo del Documento
Establecer las regulaciones y controles, aplicables a los actos administrativos y
operativos necesarios para la recaudación de los ingresos en la Caja de Seguro Social,
en adelante CSS, conforme a las disposiciones legales vigentes.
B. Base Legal
2. Ley Número 8 de 27 de enero de 1956, “Por la cual se aprueba el Código Fiscal
de la República”. Publicada en la Gaceta Oficial N°12995 de 29 de junio de 1956
y sus modificaciones.
3. Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, modificada y adicionada por la Ley 351 de 22
de diciembre de 2022, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República”. Publicada en la Gaceta Oficial N° 20,188 de 20 de
noviembre de 1984 y Gaceta Oficial Digital N° 29687-C de 22 de diciembre de
2022, respectivamente.
4. Ley N°59 de 29 de diciembre de 1999, “Que Reglamenta el Artículo 299 de la
Constitución Política y dicta otras Disposiciones contra la Corrupción
Administrativa”. Publicada en la Gaceta Oficial N°23,961 de 4 de enero de 2000,
y sus modificaciones.
5. Ley N° 51 de 27 de diciembre de 2005, Que reforma la Ley Orgánica de la Caja de
Seguro Social y dicta otras disposiciones”. Publicada en la Gaceta Oficial
N°25,453 de 28 de diciembre de 2005, y sus modificaciones.
6. Decreto Ejecutivo N° 246 de 15 de diciembre de 2004, “Por el cual se dicta el
Código Uniforme de Ética de los Servidores Públicos que laboran en las entidades
del Gobierno Central”. Publicado en la Gaceta Oficial N°25,199 de 20 de
diciembre de 2004.
7. Decreto Nº 234 de 22 de diciembre de 1997, “Por el cual se adoptan las Normas de
Contabilidad Gubernamental”. Publicado en la Gaceta Oficial N°23,451 de 2 de
enero de 1998.
8. Decreto N° 214-DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas
de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”. Publicado en la
Gaceta Oficial N°23, 916 de 26 de octubre de 1999, N°23, 946 de 14 de diciembre
de 1999 y N°24, 380 de 4 de septiembre de 2001.
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 10
2
9. Decreto N°420-2005-DM y SC de 26 de septiembre de 2005, “Por el cual se
actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental”.
Publicado en la Gaceta Oficial N°25,424 de 14 de noviembre de 2005.
10. Decreto Número 60-2018-DNMySC de 19 de octubre de 2018, “Por el cual se
actualiza la Estructura Organizativa de la Dirección Nacional de Métodos y
Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República y se aprueba
el Manual de Organización y Funciones de esa Dirección”. Publicado en la Gaceta
Oficial Digital No.28652-A de 12 de noviembre de 2018.
11. Reglamento Interno de Personal. Publicada en la Gaceta Oficial N°25,106 de 2 de
agosto de 2004, y sus modificaciones.
12. Resolución N°38,788-2006-J.D. de 30 de mayo de 2006, “Que aprueba en segundo
debate el Reglamento General de Ingresos de la Caja de Seguro Social”. Publicada
en la Gaceta Oficial N°25,556 de 31 de mayo de 2006 y sus modificaciones.
C. Ámbito de Aplicación
Aplica a todos los servidores públicos que laboran en la Dirección Ejecutiva Nacional de
Finanzas y Administración, la Dirección Nacional de Ingresos, el Departamento de
Recaudación, Agencias Administrativas y a todos los servidores públicos involucrados
en los controles, procedimientos, administración y funcionamiento del sistema de
recaudación de la CSS a nivel nacional.
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3
II. MEDIDAS DE CONTROL
A. Generales
1. El director general de la CSS, será responsable del establecimiento, desarrollo,
revisión y actualización de una adecuada estructura de control interno.
2. Los directores ejecutivos nacionales, directores nacionales, jefes de departamentos,
jefes de secciones, coordinadores de agencias y agentes administrativos, deben
asegurarse que en sus áreas financieras y operacionales posean procedimientos
adecuados para minimizar los riesgos, de manera que se cumplan las afirmaciones
inherentes a su gestión, deberán evaluar continuamente sus actividades y
operaciones con la finalidad de identificar áreas de riesgo que puedan afectar el
cumplimiento de sus objetivos y metas; de tal forma, que la evaluación de riesgo
sea un mecanismo que coadyuve a salvaguardar los bienes asignados, así como al
logro de los objetivos y metas trazados.
3. Los directores nacionales, jefes de departamentos, jefes de secciones,
coordinadores de agencias y agentes administrativos que intervienen en el proceso
desarrollado, son responsables de hacer cumplir y dar seguimiento a este
procedimiento, rigiéndose por las Normas de Control Interno Gubernamental para
la República de Panamá, las leyes y reglamentos vigentes que rijan esta materia.
4. Los directores nacionales, jefes de departamento y los agentes administrativos,
deben implementar medidas de seguridad adecuadas, que garanticen la custodia y
seguridad física de fondos, valores, y otros, bajo su responsabilidad.
5. Los directores ejecutivos nacionales, directores nacionales, jefes de
departamentos, jefes de secciones, coordinadores de agencias y agentes
administrativos, deben coordinar con la Dirección Nacional de Informática y la
Dirección Ejecutiva Nacional de Innovación y Transformación, el establecimiento
de los controles de datos fuente, los controles de operación y los controles de
seguridad, con el objeto de asegurar la integridad y adecuado uso de la
información que produce la entidad.
6. El Departamento de Tesorería de la Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y
Administración, debe reportar, en tiempo oportuno, al Departamento de
Recaudación, cualquier ingreso que provenga de leyes especiales, aportes
específicos u otros, para los registros de los comprobantes de caja interno.
7. La Dirección Nacional de Ingresos, debe enviar a la Dirección Ejecutiva Nacional
de Finanzas y Administración, el informe mensual de ingresos, detallando las
operaciones efectuadas en la institución, para la toma de decisiones.
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4
8. Corresponde a la Dirección Ejecutiva Nacional de Innovación y Transformación,
en coordinación con la autoridad competente del área y los servidores públicos
responsables del proceso, establecer los mecanismos de seguridad de los
programas y datos del sistema, que permitan asegurar la integridad, exactitud y
acceso a las informaciones que se procesan internamente.
9. La Dirección Nacional de Auditoría Interna de la CSS, a través de sus unidades de
Auditoría Interna a nivel nacional, les corresponde la revisión y evaluación de la
estructura del control interno, velar por el cumplimiento de los procedimientos
establecidos en este documento, además de recomendar los ajustes pertinentes, sin
perjuicio de las atribuciones que la Constitución y la Ley le confieren a la
Contraloría General de la República en esta materia.
10. La Dirección Nacional de Contabilidad y el Departamento de Contabilidad de
Ingresos, serán responsables de establecer y mantener un sistema contable dentro
de los parámetros señalados por la normatividad aplicable (registros oportunos del
importe, en las cuentas apropiadas), el cual debe satisfacer las necesidades de
información financiera de los distintos niveles de la administración, así como
proporcionar los estados financieros e información financiera, que se requiera para
tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones.
11. Los servidores públicos que se desempeñan en el área de recaudación de ingresos
de la CSS, deben poseer un nivel de conocimiento que les permita desempeñar
eficaz y eficientemente su labor, así como de la importancia en el entendimiento
amplio de los controles internos. Con base en los diferentes niveles jerárquicos de
la Dirección Nacional de Ingresos, las funciones y responsabilidades deben
asignarse sistemáticamente a varios servidores públicos, para asegurar el equilibrio
entre las diferentes funciones. Las funciones claves, como la autorización, actuarán
dentro del ámbito de su competencia, la emisión y recibo de haberes, la revisión o
fiscalización de las transacciones, no se concentrarán en un solo servidor público.
12. Los controles descritos en el presente documento son de obligatorio cumplimiento
en el trámite de la recaudación. Su incumplimiento podría considerarse una falta al
Artículo 20, numeral 1 del Reglamento Interno de Personal.
13. La CSS debe centralizar la totalidad de la recaudación de sus ingresos, a través
del Departamento de Recaudación, para garantizar el registro oportuno de dichos
ingresos por la Dirección Nacional de Contabilidad y el Departamento de
Contabilidad de Ingresos.
14. Los servidores públicos implícitos en el proceso de recaudación, deben garantizar
que la documentación sustentadora de transacciones financieras, operaciones
administrativas o decisiones institucionales, debe estar a disposición para acciones
de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios
autorizados o en ejercicio de sus derechos.
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5
15. Los servidores públicos que, por su naturaleza en sus actividades diarias, sean
cajeros (recaudadores), supervisor de cajeros, jefes, subjefes, agentes, subagentes
y todo empleado de manejo, relacionado en el proceso de recaudación, deberán
cumplir de conformidad con lo establecido en el Código Fiscal.
16. Los fondos de cambios de cajeros existentes en las cajas recaudadoras de la CSS,
estarán sujetos a los controles internos, administrativos y contables (arqueos
sorpresivos y frecuentes), por parte de servidores públicos de Dirección Nacional
de Auditoría, Dirección Nacional de Contabilidad, Departamento de Recaudación,
Agencias Administrativas de la CSS, de igual forma de la Dirección Nacional de
Fiscalización General y la Dirección Nacional de Auditoría General de la
Contraloría General de la República, responsables del control previo y posterior
respectivamente.
17. El jefe, subjefe, agente administrativo y supervisor de cajeros, tienen la
responsabilidad de practicar arqueos sorpresivos y frecuentes cuando lo estime
conveniente, durante la jornada laboral, sobre la totalidad de fondos y valores bajo
custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva. Los arqueos de
fondos y/o valores deben realizarse mínimo mensualmente, a fin de determinar su
existencia física, al igual que su concordancia con los saldos contables, estos
deben llevarse a cabo en presencia del servidor responsable de su custodia. El
arqueo conlleva la utilización del Cuadre de Caja (Anexo Núm.3) que evidencie
la situación objetiva encontrada durante el conteo, así como las expresiones de
conformidad o disconformidad expresada por los responsables de los fondos o
valores y por los funcionarios que intervienen en el arqueo.
B. Específicas
1. La Dirección Nacional de Ingresos de la CSS, a través del Departamento de
Recaudación, es el ente rector y normativo de la actividad recaudadora a nivel
nacional.
2. El Departamento de Recaudación, debe realizar la inducción y la capacitación de
los nuevos cajeros permanentes en las actividades inherentes al cargo, así como
también la de los supervisores de cajeros. Por lo tanto, debe ser notificado
previamente al Departamento de Recaudación, todo nombramiento de cajero y
supervisor de cajeros a nivel nacional.
3. El Departamento de Recaudación, es el ente responsable de la asignación del
número de cajero y de gestionar el trámite de solicitud de los sellos de “Endoso”
y “pagado”, a nivel nacional.
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6
4. En el Departamento de Recaudación, como en las Agencias Administrativas,
permanecerá una copia física o digital del Informe Diario de Recaudación
(Informe Núm.1), en conjunto con la copia de lo Comprobante de Caja Crédito
(Formulario Núm.4) y Comprobante de Caja Débito (Formulario Núm.5), por día,
por cada cajero. Igualmente, se mantendrá en archivo, el Aviso de Cobro o
Comprobante de Pago (Anexo Núm.1) por cajero.
El Informe Diario de Recaudación (Informe Núm.1) en original, con los
Comprobantes de Caja Crédito (Formulario Núm.4) y los Comprobantes de Caja
Débito (Formulario Núm.5) recibidos, deberán ser captados en el sistema
MAINFRAME y posteriormente, deben ser enviados al Departamento de
Archivos Generales, Sección de Custodia de Documentos, de tal manera que estén
disponibles para futuras investigaciones (auditorías).
5. El Informe Diario de Recaudación (Informe Núm.1), se realizará de forma
manual, en virtud de las inconsistencias en el sistema informático vigente con
respecto a la parametrización de las cuentas contables. Amerita que la instancia
que corresponda, por medio de la administración de la CSS, realice los correctivos
y ajustes pertinentes en el Módulo de Caja Pago, para que entre en vigencia la
emisión del Informe Diario de Recaudación (Informe Núm.1), a través del sistema
informático vigente.
6. El jefe del Departamento de Recaudación, emitirá diariamente los reportes de
pagos por banco de los depósitos que se perciban a través de la banca en línea y
caja virtual y corroborar con el estado de cuenta de la Cuenta General N°1,
remitido por el Banco Nacional de Panamá.
7. Las Agencias Administrativas actúan como unidades administrativas
recaudadoras de la CSS, se rigen bajo el mismo esquema normativo del
Departamento de Recaudación de la CSS, pero su ejecutoria es independiente en
lo funcional y administrativo, con su propio presupuesto; además, tienen la
responsabilidad de recaudar la cuota Empleado-Empleador u otros conceptos y
prestan diversos servicios a los usuarios.
8. El Departamento de Recaudación y las Agencias Administrativas, que cuentan
con el servicio de la empresa transportadora de valores, deben tener el listado del
personal autorizado para el retiro de los depósitos, al igual que la flota vehicular
(transporte blindado) utilizada para tal fin.
9. Aquellas Agencias Administrativas, que no cuenten con el servicio de la empresa
transportadora de valores, el agente o subagente administrativo por medio de
transporte institucional en presencia del oficial de seguridad de la institución y el
conductor como testigos, realizarán el depósito en el buzón nocturno de la sucursal
del Banco Nacional de Panamá más cercano de su región.
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7
10. Las Agencias Administrativas (región metropolitana e interior de la República)
deben enviar al Departamento de Recaudación, los Informes Diarios de
Recaudación para cumplir con la elaboración del Informe Consolidado de
Recaudación a nivel nacional.
11. La bolsa de seguridad de depósito a utilizar para resguardar y trasladar dinero en
efectivo, documentos y valores importantes, son protegidas con un cierre
autosellable (banda autoadhesiva), las cuales deben estar íntegras (sin perforación,
sin borrones, sin tachones, sin alteraciones), en la misma se debe describir
claramente la cuantía (valor total en número) que contiene dicha bolsa e identificar
el nombre del remitente recaudador (Departamento de Recaudación/Agencias) a
quien corresponde.
12. El jefe, subjefe, agente, subagente administrativo supervisores de cajeros,
realizarán arqueo al fondo de cambio de cajeros.
13. El jefe, subjefe, agente, subagente administrativo o servidor público encargado,
debe comprobar el cierre del cajero y el cierre de la agencia, verificará que se
encuentre en cero, para validar que no haya continuidad en montos del día anterior.
14. Los cajeros son los responsables directos de la labor de recaudación de los
ingresos percibidos por los diferentes conceptos. Las cajas del Departamento de
Recaudación y de las Agencias Administrativas, u otras cajas a nivel nacional,
dispondrán de un fondo de cambio, cuyo monto es establecido y aprobado por la
CSS.
15. Para la apertura del fondo de cambio del cajero nombrado permanente, el jefe del
Departamento de Recaudación, gestiona por intermedio del director ejecutivo
Nacional de Finanzas y Administración y autorizado por el director general de la
CSS, lo siguiente:
Que el cajero, es servidor público permanente de la CSS.
La Declaración Jurada de Estado Patrimonial, cédula, inicio de
labores, resuelto de nombramiento y nota de solicitud del fondo de
cambio de cajero. Posteriormente, remite a la Contraloría General de
la República para la emisión de la probidad del cajero.
Ante la Dirección Nacional de Contabilidad, la creación en el sistema
(SAFIRO), del registro contable, completa el Comprobante de Pago
(gestión de cobro), para la solicitud de cheque en el Departamento de
Tesorería, que remite posteriormente al Departamento de
Recaudación.
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Que el cajero del Departamento de Recaudación, reciba el cheque y
realice el cambio del mismo, considerando todos los medios de
seguridad de la CSS, debe confirmar el cambio del cheque en efectivo.
Se asigna el número de identificación del cajero y procede a solicitar
la confección de los sellos (endoso y pagado) personalizados con el
nombre y número de identificación de cajero.
En las Agencias Administrativas (región metropolitana y demás
provincias de la República de Panamá), el jefe del Departamento de
Recaudación mediante memorando, remitirá los cheques de los
cajeros. La Agencia Administrativa debe notificar por cualquier
medio escrito o tecnológico al Departamento de Recaudación, que el
cajero realizó el cambio del cheque (remitir copia del comprobante de
pago (gestión de cobro) como constancia de recibido) y solicita el
trámite de la asignación del número de identificación del cajero y la
confección de los sellos (endoso y pagado).
El jefe del Departamento de Recaudación/agente o subagente, asigna
al cajero dentro de la caja fuerte ubicada en el recinto de seguridad
una cajilla única con su respectiva llave (clave o combinación, si
aplica), donde permanecerá el Fondo de Cambio asignado y sus sellos.
16. El cajero podrá recibir para el cobro de la cuota Empleado-Empleador en
reemplazo, la Gestión para el Pago de Cuota por la Opción Otros del Módulo de
Caja Pagos (Formulario Núm.1) y el Aviso de Cobro o Comprobante de Pago
(Anexo Núm.1), el elaborado y firmado por la Sección o Departamento
responsable del trámite, en los casos de excepciones cuando el empleador no
pueda generar su planilla por inconsistencias en el sistema.
17. Los cajeros de las cajas del Departamento de Recaudación, y de las Agencias
Administrativas u otras, deberán permanecer en el área de trabajo hasta tanto se
haga entrega de las bolsas de seguridad de depósito, de los valores recaudados
para el depósito diario en el Banco Nacional; si por alguna razón algún cajero
desea retirarse antes de la entrega de las bolsas, notificará al jefe/subjefe de
Departamento o agente/subagente administrativo, el cual le indicará a que otro
cajero deberá responsabilizar de la custodia de su bolsa, hasta el momento que se
realice la entrega de las bolsas de seguridad de depósito, dicho evento quedará
como una observación en el Acta de Entrega de Bolsas (Formulario Núm.2).
18. En los casos que el cajero, al final de la jornada diaria, presente sobrante, se
depositará conjuntamente con la recaudación del día a la Cuenta General N.°1 y
la suma depositada debe ser registrada en el Informe Diario de Recaudación
(Informe Núm.1), completando un Comprobante de Caja Crédito (Formulario
Núm.4). De darse un faltante, confeccionará el Comprobante de Caja Débito
(Formulario Núm.5) por el monto faltante, y lo registrará en el Informe Diario de
la Recaudación (Informe Núm.1).
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19. El cajero que durante el mes exceda el fondo del seguro por faltantes, se le
establecerá una cuenta por cobrar, el cual se aplicará de acuerdo al establecido por
el Departamento de Planilla de Recursos Humanos.
20. El supervisor de cajeros, es responsable de revisar el cubículo del cajero, al
finalizar la jornada laboral y comprobar que no se haya quedado dinero o
documentos de valor relacionados con la recaudación del día.
21. Todos los pagos recibidos de los usuarios en las diferentes cajas, ubicadas en el
Departamento de Recaudación y las Agencias Administrativas a nivel nacional,
deben realizarse a través de cheque certificado, cheque de gerencia, cheque de
cuenta oficial, cheque de caja y efectivo.
22. Los pagos recibidos en cheque deben, estar debidamente certificado, se exceptúan
cheque de gerencia, cheque de cuenta oficial girado a favor de la CSS. Si el monto
del cheque es mayor al monto a cobrar por la CSS, el sistema concederá la
diferencia como crédito a favor del empleador.
23. Se podrán recibir pagos a través de los nuevos medios tecnológicos (ACH, caja
virtual mediante tarjetas de crédito, y banca en línea, etc.), implementados por la
CSS conforme al Artículo 63-Formas de Pago a Cuotas y el Art.72-Sistema
Tecnológico de Recaudación de Cuotas del Reglamento General de Ingresos.
Estos pagos deberán verse reflejados en la cuenta del usuario.
24. En el evento de que exista una suma de diferencia en efectivo, al momento de ser
procesada la bolsa de seguridad de depósito por el Banco Nacional de Panamá,
este emitirá Nota de Débito y de darse un excedente emitirá Nota de Crédito. El
monto indicado en la Nota de Débito, debe ser considerado en la Liquidación del
Fondo de Cajero al final del mes, el cual será enviado al Departamento de
Contabilidad de Ingresos para realizar el ajuste correspondiente y el
establecimiento de la cuenta por cobrar (si aplica).
25. La recaudación del día en el Departamento de Recaudación, como en las Agencias
Administrativas Metropolitanas, pernoctarán en la bóveda de la empresa
transportadora de valores y entregados al día siguiente al centro de acopio del
Banco Nacional de Panamá, para la verificación de la cuantía y el depósito
correspondiente. En los casos de aquellas Agencias Administrativas del Interior
de la República, que cuenten con el servicio de empresa transportadora de valores,
los mismos se realizarán de manera directa en el buzón nocturno de la Sucursal
del Banco Nacional de Panamá de su región.
26. En el caso de que el equipo que valida el cobro (validadora) no funcione
adecuadamente o en eventos muy especiales relacionados con los pagos recibidos,
se debe estampar el sello que reemplaza la certificación del pago, el cual será de
uso restringido y estará bajo la custodia de la jefatura, subjefatura (Departamento
de Recaudación), agente administrativo (Agencia). Este sello será utilizado una
vez se corrobore la información con la cinta de auditoría del cajero o de revisión
en el Módulo de Caja Pagos, mediante la revisión de las transacciones diarias.
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27. De darse alguna falla en el sistema durante la jornada laboral, el cajero asignado
a la caja debe reportar o advertir al supervisor de cajeros, que el sistema no registró
alguna transacción en la cinta de auditoría de la registradora electrónica (caja);
consecutivamente, el supervisor de cajeros debe imprimir el listado de
transacciones del cajero, a fin de corroborar dicha transacción.
28. Ante la falta de energía eléctrica o interrupción de la conexión de red, durante la
jornada laboral diaria, se recomienda realizar el balance de cajero de forma manual
(documentos contra valores). A razón de lo antes expuesto, a primera hora del día
siguiente laboral se debe efectuar el cierre del sistema del día anterior y la emisión
de todos los reportes, antes de iniciar la agenda de cajero de la jornada regular.
29. De detectarse alguna inconsistencia en el pago realizado por el usuario que
requiera una anulación o corrección, el cajero notificará a su supervisor y este
solicitará al empleador presentar de manera formal una nota escrita (dirigida al
jefe de Recaudación/agente o subagente administrativo), con el o los motivos por
la cual se llevará a cabo la anulación o corrección del pago. La nota formal
igualmente aplica para las unidades administrativas de la CSS, que hayan
gestionado con comprobantes de caja crédito con errores. De igual forma, si el
supervisor de cajeros, al momento de efectuar la revisión (documentos) del pase
de cajero, identifica un error en los documentos, efectuará la anulación o
corrección que se amerite según sea el caso.
30. Cuando el supervisor confirme el error o la inconsistencia, durante la revisión del
pase de cajero, ejecutará la anulación en el sistema (opción de anulaciones)
invalidando el registro efectuado en presencia del cajero, detallará en
observaciones el motivo de la anulación. Finalizada la revisión de (los) pase(s)
de cajero, genera e imprime los reportes: Control de Transacciones Anuladas del
día, (Anexo Núm.5) y/o Control de Transacciones Anuladas y Corregidas del Día
(Anexo Núm.6) y el Reporte de Notas Crédito (Anexo Núm.7), para sustentar la
transacción de anulación o corrección.
31. Producto del balance de lo recaudado por el cajero, de existir sobrante, completa
el Comprobante de Caja Crédito (Formulario Núm.4), o cuando se trate de
faltante, completa el Comprobante de Caja Débito (Formulario Núm.5). Se debe
proporcionar una copia de los comprobantes antes señalados, al servidor público
responsable (supervisor de cajero) de realizar la liquidación del fondo de cajero,
así como también a la jefatura.
32. Los fondos recaudados por el servidor público en las Cajas del Departamento de
Recaudación y Agencias Administrativas a nivel nacional, serán depositados en
la Cuenta General N.°1 de la Caja de Seguro Social del Banco Nacional de
Panamá. Los cajeros deben garantizar las sumas de dineros recaudadas y descrita
en la Boleta de Depósito Bancario (Formulario Núm.6), a su vez tienen la
responsabilidad y obligación de entregar los fondos recaudados de manera íntegra,
al cierre de la jornada diaria.
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33. Cuando por situaciones especiales e imprevistas las áreas de recaudación no
cuenten con el recurso humano apropiado (cajeros y supervisores de cajeros), se
debe canalizar a través del Departamento de Recaudación, a fin de que se lleve a
cabo las gestiones pertinentes para la asignación del recurso humano requerido.
34. En los casos de hurtos en el Departamento de Recaudación o en las agencias
administrativas, el servidor público que le dé apertura a la unidad administrativa,
será el responsable de informar, a través de la seguridad de la institución, al
Departamento de Seguridad a nivel nacional y a la coordinación de agencia sobre
la novedad. En el caso de robos, el agente administrativo o subagente presentará
la denuncia correspondiente a la policía, DIJ o demás autoridades competentes,
igualmente se informará a la Coordinación de Agencia, para la presentación de
toda la documentación ante el Departamento de Seguros de la Caja de Seguro
Social, con su respectivo reclamo ante la Compañía Aseguradora.
35. En los casos de las agencias administrativas, que no cuentan con el servicio de
empresa transportadora de valores, el cajero entregará la(s) bolsa(s) de seguridad
de depósito autosellable al agente o subagente administrativo encargado de
realizar el depósito bancario en la sucursal del Banco Nacional de Panamá.
36. Los servidores públicos responsables de completar la Boleta de Depósito Bancario
(Formulario Núm.6) y el Comprobante de Servicio (Formulario Núm.3), deben
realizarlo con los datos de forma manual.
37. El Acta de Entrega de Bolsas (Formulario Núm.2), se debe completar de forma
manual; de lo contrario, se puede utilizar el Acta Entrega de Bolsas (Anexo
Núm.8) que proporciona el Módulo de Caja Pagos.
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III. PROCEDIMIENTOS
A. Procedimiento para la Recaudación de Ingresos Diarios en la Caja de Seguro Social
a Nivel Nacional
Caja de Seguro Social
Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración
Dirección Nacional de Ingresos
Departamento de Recaudación/Agencias Administrativas
1. Jefe/ Agente y Subagente
Accesa al sistema informático vigente, módulo de Caja Pagos, opción: personal
para agendar cajero, donde se despliega el nombre y apellido de los cajeros a nivel
nacional y selecciona el cajero a asignar.
Agenda en el calendario del sistema, el horario del cajero.
Programa al cajero en la agencia y en caja, despliega y selecciona la caja, elige el
monto de fondo de cambio que corresponde; en la opción del supervisor, despliega
y escoge el supervisor.
Apertura la caja fuerte donde se encuentran las cajillas con el fondo de cambio de
cada cajero. Comunica al cajero, que se procederá al retiro del fondo de cambio y
los sellos (endoso y pagado).
Entrega al cajero la bolsa de seguridad de depósito autosellable a utilizar en la
recaudación del día.
2. Cajero
Inicia el retiro del fondo de cambio de la caja fuerte, introduce la llave en su cajilla
asignada, en presencia del jefe/agente o subagente, retira el fondo de cambio y el
portamonedas (conformado por billetes y monedas distribuidas en sus diferentes
denominaciones) y los sellos (endoso y pagado). Se ubica en la caja asignada.
Verifica que el fondo de cambio esté completo (billetes y monedas), fija en ambos
sellos la fecha del día (día, mes y año), y los estampa en una hoja en blanco o
libreta de control como prueba de verificación y coloca iniciales-rúbrica de su
identificación.
Accesa al sistema e ingresa al “módulo de caja pagos”, verifica que la información
de ingreso al sistema indique su nombre, el número de caja, monto del fondo de
cambio asignado y confirma (esté todo correcto) su agenda en el sistema.
Mantiene el ciclo de recaudos de incremento de los recursos económicos a través
del cobro por concepto (Cuotas Empleado-Empleado, alquileres, multas,
morosidad u otros tipos de cobros) en un periodo pertinente.
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Genera e imprime del sistema el váucher para la apertura de caja, que da inicio a
la jornada laboral y verifica que se encuentre en cero (0), para validar que no haya
continuidad en montos del día anterior.
Ingresa a la pantalla “registro de cobro”, de acuerdo a su naturaleza y conforme a
la modalidad de pago (efectivo, cheque u otros), procede al cobro de los
conceptos:
Cuotas Empleado-Empleador.
Alquileres.
Préstamos Hipotecarios.
Morosidad, letras de convenio de pago, recargos e intereses y abonos
parciales.
Otros tipos de cobros (Reintegros, Devoluciones de Descuento, Pagos del
Gobierno Central, y otros).
Multas o Sanciones.
Cuentas por pagar de parte del Gobierno Central.
Todos los demás ingresos.
Recibe y revisa la documentación presentada por el empleador o usuario:
Aviso de Cobro o Comprobante de Pago (Anexo Núm.1) en original y copia,
que ambos cuenten con los mismos números de serie, escanea el código de
barra, verifica lo reflejado en pantalla y realiza el cobro de la Cuota
Empleado-Empleador. También se podrá cobrar el pago de la cuota
empleado-empleador a través del documento: Gestión para el Pago de Cuota
por la Opción Otros del Módulo de Caja Pagos (Formulario Núm.1) cuando
así se requiera (por imprevistos e inconsistencias).
Comprobante de Caja Crédito (Formulario Núm.4), en original y copias, la
fecha del día, número de empleador, cuenta contable, cantidad en letras y
números, las firmas responsables, que no existan borrones, tachones o
alteraciones, introduce de forma manual los datos, verifica en pantalla lo
registrado y realiza el cobro del ingreso.
Recibos o documentos varios de ingresos, en original y copias, la fecha del
día, número de empleador, cuenta contable, cantidad en letras y números,
las firmas responsables, que no existan borrones, tachones o alteraciones,
introduce de forma manual los datos, verifica en pantalla lo registrado y
realiza el cobro.
Introduce el documento, Aviso de Cobro o Comprobante de Pago (Anexo Núm.1),
Comprobante de Caja Crédito (Formulario Núm.4) o recibos o documentos varios
de ingresos) en la validadora, genera e imprime la información relacionada con el
cobro.
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Estampa el sello de “Pagado” en el documento (original y copia), retiene el
original y entrega copia al usuario. Retiene las copias de aquellas unidades que lo
requieran. Al finalizar el día, genera e imprime el váucher de salida del sistema,
de la recaudación total (efectivo y cheque).
Separa el fondo de cambio y desglosa el efectivo en sus diferentes denominaciones
y procede al conteo del dinero.
Estructura y describe en una hoja de papel, “borrador de cuadre de caja” (Cuadro
similar al formato de Cuadre de Caja del sistema), detallando el efectivo, los
montos de las monedas y los billetes de la recaudación del día y entrega al
supervisor de cajero.
Nota: En el caso de requerir el Supervisor de Cajero, realizar la
hoja de pase de cajero, el cajero detendrá el ciclo de
recaudo momentáneamente, y entregará al supervisor
el/los cheque (s) y el/lo (s) documentos cobrados hasta el
momento.
3. Supervisor de Cajeros
Genera e imprime el último pase de cajero.
Recibe y conserva los documentos cobrados por pase y Hoja de Pase de Cajeros -
Balance de Caja (Anexo Núm.2).
Recibe la hoja del “borrador de cuadre de caja” con el detalle del efectivo
declarado por el cajero.
Consolida todos los documentos de cobro por pases realizados por concepto, al
existir más de uno, durante la jornada laboral, los suma y compara con el monto
total acumulado de la última Hoja de Pase de Cajeros – Balance de Caja (Anexo
Núm.2).
Escanea todos los cheques entregados por el cajero asignado, para su archivo y
consulta.
Coloca en la hoja del “borrador de cuadre de caja” el desglose total de los cheques
por: Banco Nacional de Panamá, otros bancos y bancos extranjeros.
Suma el efectivo más el monto de los cheques, que totalizarán la recaudación del
día.
Entrega la hoja del “borrador de cuadre de caja” al cajero para que ingrese los
datos de la información al sistema vigente.
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4. Cajero
Recibe la hoja del “borrador de cuadre de caja” y accede en el sistema informático
vigente, y registra los datos de la información contenidos en el “borrador de cuadre
de caja”.
Informa al supervisor de cajero que genere e imprima el Cuadre de Caja (Anexo
Núm.3).
5. Supervisor de Cajeros
Accede al sistema, verifica, genera e imprime el Cuadre de Caja (Anexo Núm.3).
Completa el Comprobante de Caja Débito (Formulario Núm.5) y Comprobante
de Caja Crédito (Formulario Núm.4) por concepto de ingresos, y firma de
revisado.
Accede al sistema, genera e imprime la Consulta de Transacciones Diarias por
Cajero (Anexo Núm.4), Consulta de Transacciones Anuladas del Día (Anexo
Núm. 5), Control de Transacciones Anuladas y Corregidas del Día (Anexo
Núm.6) y Reportes de Notas de Crédito (Anexo Núm.7).
Completa la Boleta de Depósito Bancario (Formulario Núm.6) y coloca su visto
bueno en algún espacio de la Boleta.
Entrega al Cajero los documentos: Boleta de Depósito Bancario (Formulario
Núm.6) original, cheques para su debido depósito (Banco Nacional de Panamá),
Cuadre de Caja (Anexo Núm.3), Consulta de Transacciones Diarias por Cajero
(Anexo Núm.4), Control de Transacciones Anuladas del Día (Anexo Núm.5),
Control de Transacciones Anuladas y Corregidas del Día (Anexo Núm.6) y
Reportes de Notas de Crédito (Anexo Núm.7), Comprobante de Caja Débito
(Formulario Núm.5) y Comprobante Caja Crédito (Formulario Núm.4) de la
recaudación.
Conserva documentos de recaudación de los cajeros, para generar el Informe
Diario de Recaudación (Informe Núm.1).
Nota: Al recibir del cajero, las Hoja de Pase de Cajero, debe
verificar la información contenida en los documentos
cobrados (efectivo y cheque), su coincidencia con el monto
total de cada pase de cajero y firma la Hoja de Pase de
Cajero –Balance de Caja.
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Mapa del Proceso
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B. Procedimiento para el Depósito Bancario Diario de la Recaudación de Ingresos de
la Caja de Seguro Social a Nivel Nacional
Caja de Seguro Social
Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración
Dirección Nacional de Ingresos
Departamento de Recaudación/Agencias Administrativas
1. Cajero
Recibe y revisa los documentos: Boleta de Depósito Bancario (Formulario
Núm.6) original, cheques para su debido depósito (Banco Nacional de Panamá),
Cuadre de Caja (Anexo Núm.3), Consulta de Transacciones Diarias por Cajero
(Anexo Núm.4), Control de Transacciones Anuladas y Corregidas del Día (Anexo
Núm.6), Reporte de Notas Crédito (Anexo Núm.7), los Comprobantes de Caja
Débito (Formulario Núm.5) y Comprobante de Caja Crédito (Formulario Núm.4).
Firma la Boleta de Depósito Bancario (Formulario Núm.6), coloca el número de
su cédula para el respectivo depósito en el Banco.
Retorna el fondo de cambio a la cajilla de la caja fuerte, en presencia del
jefe/agente y subagente.
Prepara la bolsa de seguridad de depósito autosellable e introduce el dinero en
efectivo, los cheques y la Boleta de Depósito Bancario (Formulario Núm.6).
Desprende el cintillo (número que identifica la bolsa) para adherir la bolsa, fija
(engrapa) el cintillo en el Cuadre de Caja (Anexo Núm.3) generado e impreso por
el sistema.
Mantiene bajo su custodia la bolsa de seguridad de depósito autosellable, hasta la
entrega a la persona autorizada (personal de la empresa transportadora de valores,
agente o subagente), para los depósitos diarios.
Firma los documentos, Cuadre de Caja (Anexo Núm.3) generado e impreso por el
sistema, los Comprobantes de Caja Crédito (Formulario Núm.4) y Comprobante
de Caja Débito (Formulario Núm.5), estampa el sello de “Pagado” y coloca su
rúbrica.
Coloca sello de “Pagado” en los reportes generados e impresos por el sistema,
Control de Transacciones Anuladas del Día (Anexo Núm.5) y Control de
Transacciones Anuladas y Corregidas del Día (Anexo Núm.6) si aplica, Consulta
de Transacciones Diarias por Cajero (Anexo Núm.4), Reporte de Notas Crédito
(Anexo Núm.7), entre otros y coloca rúbrica en lo sellado.
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Entrega al supervisor de cajeros, original y cuatro copias de los documentos de la
recaudación diaria Cuadre de Caja (Anexo Núm.3), los Comprobantes de Caja
Débito (Formulario Núm.5), Comprobantes de Caja Crédito (Formulario Núm.4),
Consulta de Transacciones Diarias por Cajero, (Anexo Núm.4), Control de
Transacciones Anuladas y Corregidas del Día (Anexo Núm. 6), Reporte de Notas
Crédito (Anexo Núm. 7).
Entrega al jefe y/o subjefe/agente y/o subagente, copia del Cuadre de Caja, el cual
utiliza para completar el Acta de Entrega de Bolsas (Formulario Núm.2), y las
anulaciones.
2. Supervisor de Cajeros
Recibe y revisa original y copias de los documentos Cuadre de Caja (Anexo
Núm.3), Consulta de Transacciones Diarias por Cajero (Anexo Núm.4), Control
de Transacciones Anuladas del Día (Anexo Núm.5), Control de Transacciones
Anuladas y Corregidas del Día (Anexo Núm.6), Reporte de Notas Crédito (Anexo
Núm.7), Comprobante de Caja Débito (Formulario Núm.5), Fondo de Caja,
Depósito Bancario y Comprobante de Caja Crédito (Formulario Núm.4) Planilla,
Alquileres, Préstamos y otros, debidamente sellados y firmados.
Mantiene original y copias de los documentos debidamente sellados y firmados,
hasta la realización del Informe Diario de Recaudación (Informe Núm.1).
3. Jefe-Subjefe /Agente - Subagente
Recibe copia del Cuadre de Caja (Anexo Núm.3) y las Anulaciones, con el Control
de Transacciones Anuladas del Día (Anexo Núm.5) y Control de Transacciones
Anuladas y Corregidas del Día (Anexo Núm.6), que utiliza para verificar la
exactitud de las cantidades de valores correctamente y que compara con el reporte
de consulta masiva (detalle de lo recaudado por caja) al momento del cierre del
sistema.
Completa el Acta de Entrega de Bolsas (Formulario Núm.2), con el Cuadre de
Caja (Anexo Núm.3) y lo firma.
Solicita la firma del Acta de Entrega de Bolsas (Formulario Núm.2) al supervisor
de cajeros, cajeros y cualquier otra persona presente al momento de la entrega de
la(s) bolsa(s) de seguridad de depósito (por seguridad, solo se anotan y se
exceptúan de la firma en el Acta de Entrega de Bolsas (Formulario Núm.2), los
nombres del personal de seguridad de la institución y de la persona responsable
de retirar las bolsas de seguridad del depósito, por la empresa transportadora de
valores).
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Completa todos los datos del Comprobante de Servicio (Formulario Núm.3) y
firma (aplica para las agencias que cuentan con el servicio de empresa
transportadora de valores). Aquellas Agencias que no cuentan con este servicio
completado el Acta de Entrega de Bolsas (Formulario Núm.2), realiza el depósito
en la sucursal del Banco Nacional de Panamá en el buzón nocturno de la región.
Comunica vía telefónica a la empresa transportadora de valores contratada, que
pueden presentarse para retirar los ingresos recaudados del día.
Accede al sistema informático vigente, los reportes e informes de las
recaudaciones del día:
Reporte Consulta Masiva.
Informe de Faltantes y Sobrantes.
Informe Diario de Recaudación (Informe Núm.1) y copia. Los mismos
quedan en el expediente de referencia.
Comunica al personal asignado de la seguridad de la CSS, que se ha contactado a
la empresa transportadora de valores, que retirará los ingresos recaudados del día
y cumplan con las operaciones especiales de seguridad del área.
Informa al cajero para que en su presencia haga entrega de la bolsa de seguridad
de depósito a la persona autorizada de la empresa transportadora de valores.
Entrega el Comprobante de Servicio (Formulario Núm.3) en original y copias a la
persona que retira la recaudación del día, autorizada por la empresa transportadora
de valores.
Recibe de la persona autorizada por la empresa transportadora de valores, el
original del Comprobante de Servicio (Formulario Núm.3), verifica que esté
debidamente firmado como constancia de los valores recibidos.
Señala en el Acta de Entrega de Bolsas (Formulario Núm.2) la hora de entrega,
nombre de quien retiro los depósitos y el número del Comprobante de Servicio
(Formulario Núm.3).
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Mapa del Proceso
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C. Procedimiento del Informe Diario y Acumulado Mensual de la Recaudación de
Ingresos por Concepto y por Valores en la Caja de Seguro Social
Caja de Seguro Social
Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración
Dirección Nacional de Ingresos
Agencias Administrativas
1. Supervisor de Cajero
Ordena los documentos de la recaudación diaria de todos los cajeros del área por
concepto.
Completa el Comprobante de Caja Crédito (Formulario Núm.4) original y copia,
por cuenta financiera del Fondo de Caja Crédito (1111) del cierre de la
recaudación del día anterior; y el monto total de los recibos de los ingresos en
concepto de: paz y salvo activo, Paz y salvo inactivo, certificación de no obligado
y fotocopias.
Agrupa por cuenta financiera todos los Comprobantes de Caja Crédito
(Formulario Núm.4) y Comprobante de Caja Débito (Formulario Núm.5), para
elaborar el Informe Diario de Recaudación (Informe Núm.1) original y dos (2)
copias, y verifica físicamente que este balance tanto los débitos como créditos.
Coloca el sello de “Registro Contable” a todos los documentos y le coloca el
número de control interno de la Unidad Ejecutora, para los registros al mayor
general, asignado por el Departamento de Contabilidad de Ingresos y firma el
Informe Diario de Recaudación (Informe Núm.1).
Entrega Informe Diario de Recaudación (Informe Núm.1) con toda la
documentación sustentadora y los Comprobantes de Caja Crédito (Formulario
Núm.4) y el Comprobante de Caja Débito (Formulario Núm.5), para la firma del
agente o subagente.
2. Agente o Subagente
Recibe el Informe Diario de Recaudación (Informe Núm.1), Comprobante de
Caja Crédito (Formulario Núm.4) y Comprobante de Caja Débito (Formulario
Núm.5), con todos los documentos, revisa y visto bueno.
Entrega el Informe Diario de Recaudación (Informe Núm.1) con todos los
documentos sustentadores al supervisor de cajeros.
Nota: El jefe o subjefe del Departamento de Recaudación en
Clayton, son los responsables de dar el visto bueno al
Informe Diario de Recaudación (Informe Núm.1) que se
emite producto de las recaudaciones.
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3. Supervisor de Cajero
Recibe el Informe Diario de Recaudación (Informe Núm.1) firmado con todos los
documentos sustentadores, Comprobantes de Caja Crédito (Formulario Núm.4)
y Comprobante de Caja Débito (Formulario Núm.5) y capta en el sistema
MAINFRAME.
Capta los Comprobantes de Caja Crédito (Formulario Núm.4) y Comprobante de
Caja Débito (Formulario Núm.5) en el sistema “MAINFRAME”, verifica la
captura realizada.
Conforma dos carpetas: número 1 (Informe Diario, que contiene de la
Recaudación y el Informe de Auditoría), que debe contener:
Copia del Informe Diario de Recaudación (Informe Núm.1).
Copia de la Boleta de Depósito Bancario (Formulario Núm.6).
Copia de los comprobantes que resumen los ingresos de la recaudación
del día.
Número 2 (carpetas de Pases de Cajeros de la Recaudación del día), que debe
contener:
Originales de los Pases de cada Cajero.
Copia de los Comprobantes que resumen la recaudación del día por cajero.
Copia de los Cuadre de Caja.
Listado de Transacciones Diarias por Cajeros.
Copia de las Transacciones Anuladas.
Copia Reporte Notas Créditos.
Copia de la Boleta de Depósito Bancario (Formulario Núm.6).
Envía copia física y electrónica del Informe Diario de Recaudación (Informe
Núm.1), Acta de Entrega de Bolsas (Formulario Núm.2), Cuadre de Caja (Anexo
Núm.3) al Departamento de Recaudación en el caso de las agencias.
Caja de Seguro Social
Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración
Dirección Nacional de Ingresos
4. Departamento de Recaudación
Supervisor de Cajeros
Recibe y consolida todos los Informes Diarios de Recaudación de las agencias a
nivel nacional (Área Metro y Área Interior de la República de Panamá), verifica
que coincidan con los montos que indica el Informe de Ingresos Diarios y
Acumulados Mensual por Concepto (Informe Núm.2) y el Informe de Ingresos
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 31
23
Diarios y Acumulados Mensual por Valores (Informe Núm.3) emitidos por el
sistema por cada agencia.
Recibe por correo electrónico del Departamento de Tesorería, el estado de cuenta
del Banco Nacional de Panamá, de la Cuenta General N.°1 de la CSS.
Ingresa al portal de la plataforma de la banca en línea, descarga los reportes diarios
y verifica por fecha y día de transacción, si existen pagos de acuerdo al monto
acreditado en el estado de cuenta.
Accesa al módulo de Caja Pagos – Recaudaciones - Ingresos Caja Virtual,
despliega los bancos afiliados a la red, verifica por cada banco, si existen
transacciones por pagos.
Completa los comprobantes de caja interno que resumen los ingresos en concepto
de banca en línea por banco, Aportes Provenientes del Gobierno Central y otras
Transferencias Bancarias. Estampa el sello de “Registro Contable” y le coloca el
número de control interno de la Unidad Ejecutora, para los registros al mayor
general, asignado por el Departamento de Contabilidad de Ingresos y firma.
Adjunta los comprobantes de caja interno al estado de cuenta bancario. Distribuye
al Departamento de Contabilidad de Ingresos, Departamento de Contabilidad
Especial, supervisor de cajero (responsable de la elaboración del Informe: Informe
de Ingresos Diarios y Acumulados Mensual Por Concepto (Informe Núm.2) y el
Informe de Ingresos Diarios y Acumulados Mensual por Valores (Informe
Núm.3), jefe de Departamento y Expediente.
Registra en el sistema MAINFRAME los montos en el mayor general y las cuentas
afectadas, descritas en el comprobante de caja interno.
Elabora cada mes, el Informe de Ingresos Diarios y Acumulados Mensual por
Concepto (Informe Núm.2), con la información del Informe Diario de
Recaudación (Informe Núm.1) a nivel nacional (Área Metro y Área Interior de la
República)
Envía al jefe del Departamento de Recaudación Informe de: Ingresos Diarios y
Acumulados Mensual por Concepto (Informe Núm.2) e Ingresos y Acumulados
Mensual por Valores (Informe Núm.3), para revisión y firma.
5. Jefe o Subjefe
Recibe, revisa y firma el Informe de Ingresos Diarios y Acumulados Mensual
Por Concepto (Informe Núm.2) y el Informe de Ingresos Diarios y Acumulados
Mensual Por Valores (Informe Núm.3), y entrega al supervisor de cajero.
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 32
24
6. Supervisor de Cajero(s)
Recibe el Informe de Ingresos Diarios y Acumulados Mensual por Concepto
(Informe Núm.2) y el Informe de Ingresos Diarios y Acumulados Mensual por
Valores (Informe Núm.3) firmado, y envía original de los Informes, al analista
financiero de la Dirección Nacional de Ingresos.
Caja de Seguro Social
Dirección Ejecutiva Nacional de Finanzas y Administración
Dirección Nacional de Ingresos
7. Analista Financiero
Recibe el Informe de Ingresos Diarios y Acumulados Mensual por Concepto
(Informe Núm.2) y el Informe de Ingresos Diarios y Acumulados Mensual por
Valores (Informe Núm.3), prepara el Informe Gerencial para la Dirección
Nacional de Ingresos.
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25
Mapa del Proceso
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 34
26
RÉGIMEN DE FORMULARIOS
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 35
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Formulario Núm.1
GESTIÓN PARA EL PAGO DE CUOTA POR LA OPCIÓN OTROS
DEL MÓDULO DE CAJA PAGOS
TIPO DE ACTIVIDAD:
EMPRESA DOMÉSTICO VOLUNTARIO x
MES CUOTA A PAGAR:
JUSTIFICACIÓN DEL PAGO POR OTROS:
Nota: En el campo denominado "Número del empleador o cédula del voluntario", anotar:
FECHA: DÍA XX MES AÑO 20XX
NOMBRE DEL EMPLEADOR O
ASEGURADO VOLUNTARIO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
CAJA DE SEGURO SOCIAL
DIRECCIÓN NACIONAL DE INGRESOS
DEPARTAMENTO O AGENCIA _CLAYTON______________________________
GESTIÓN PARA EL PAGO DE CUOTAS POR LA OPCIÓN OTROS DEL MÓDULO DE CAJA PAGOS
2.- En el caso de asegurados voluntarios, anotar solamente el número de cédula o
pasaporte según figura inscrito en SIPE
NOMBRE DEL FUNCIONARIO: FIRMA:
XXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX
NÚMERO DEL EMPLEADOR O CÉDULA
DEL VOLUNTARIO: XXXXXXXXXXXXXXX
MONTO A PAGAR: XXXXXXXXXXX
1.- En el caso de empresas o de domésticos, anotar solamente el número de empleador en
SIPE, número de diez(10) dígitos, separado por guiones.
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 36
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Formulario Núm.2
ACTA DE ENTREGA DE BOLSAS
N° de Recibo : xxxxxx
HORA DE 202x
SE PROCEDIÓ A LA ENTREGA DE BOLSAS DE DEPÓSITO A LOS FUNCIONARIOS DE LA EMP.
, PARA SU DEP ÓSITO AL B ANCO NA CIONAL DE PANA MÁ, DIRECCIÓN
, DE ACUERDO AL SIGUIENTE DETA LLE:
N.° N OMBRE DEL CA JERO
TOTAL
SON:
CONTINUACIÓN
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
SUBAGENTE ADMINISTRATIVO
AGENTE ADMINISTRATIVO
DÍA
N.° DE BOLSA
EFECT IVO
CHEQU ES
TOTAL B/.
DEPÓSI TOS B/ .
0.00
0.00
0.00
xxxxxxxxxxxxxxx
COMO CONSTANCIA DE PRESENCIA AL MOMENTO DE LA ENTREGA DE LAS BOLSAS, FIRMAN LOS FUNCIONARIOS A
xxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxx
TRANSPORTES BLINDADOS:
OBSERVACIÓN:
SEGURIDAD (C.S.S.):
SUBJEFATURA DEL DEPTO. DE RECAUDACIÓN/
JEFATURA DEL DEPTO. DE RECAUDACIÓN,
CAJA D E SEG URO SOC IAL
DIREC CIÓN NA CIONAL DE IN GRESOS
DEPART AMENT O DE R ECAUDA CIÓN
ACTA DE ENT REGA D E BOLS AS
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 37
29
Formulario Núm.2
ACTA DE ENTREGA DE BOLSA
DESCRIPCIÓN DEL FORMULARIO DE ACTA DE ENTREGA DE BOLSA
A.
OBJETIVO:
Confirmar la entrega de las bolsas de seguridad de
depósito por parte de los cajeros como constancia
del depósito a enviar al Banco Nacional de
Panamá.
B.
ORIGEN:
Departamento de Recaudación/Agencias
Administrativas.
C.
CONTENIDO:
1.
N.° de Recibo:
Describir el número impreso de Comprobante de
Servicio.
2.
Hora:
Hora de la entrega.
3.
Día:
Día, mes y año de la entrega de la bolsa de
seguridad de depósito (DD/MM/YY).
4.
SE PROCEDIÓ A LA ENTREGA DE:
Describir la cantidad en letras de las bolsas de
seguridad de depósito entregadas.
5.
N.° NOMBRE DEL CAJERO:
Describir el número de identificación asignado a
cada cajero y el nombre completo.
6.
N.° DE BOLSA:
Colocar el número impreso identificado en la bolsa
de seguridad de depósito.
DEPÓSITOS B/.
7.
EFECTIVO:
Describe el valor total en efectivo de cada cajero.
8.
CHEQUES:
Describe el valor total en cheque de cada cajero.
9.
TOTAL B/.
Suma total del efectivo más cheque por cada
cajero.
10.
TOTAL:
Recaudación total en efectivo, cheque y gran total.
11.
SON:
La cantidad en letras del total de la recaudación
enviada.
COMO CONSTANCIA DE PRESENCIA AL MOMENTO DE LA ENTREGA DE LAS BOLSAS, FIRMAN
LOS FUNCIONARIOS A CONTINUACIÓN.
12.
COLUMNA DERECHA:
Detalle de los nombres del personal presente al
momento de la entrega de las bolsas de seguridad
de depósito.
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 38
30
13.
COLUMNA IZQUIERDA:
Colocar la firma de todo el personal presente al
momento de la entrega de las bolsas de seguridad
de depósito.
14.
TRANSPORTES BLINDADOS:
Detalle del nombre de la persona autorizada por la
empresa para el retiro de los valores.
15.
SEGURIDAD (C.S.S.):
Anotar el nombre del seguridad de la institución
presente durante la entrega de los valores.
16.
OBSERVACIONES:
Cualquier información adicional diferente a las
anteriores. (Ejemplo: de los depósitos directos,
retiro del cajero antes de la entrega de las bolsas u
otros).
17.
SUBJETATURA DEL DEPTO. DE
RECAUDACIÓN / SUB AGENTE
ADMINISTRATIVO:
Nombre completo y firma.
18.
JEFATURA DEL DEPTO. DE
RECAUDACIÓN / AGENTE
ADMINISTRATIVO:
Nombre completo y firma.
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 39
31
Formulario Núm.3
COMPROBANTE DE SERVICIO
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 40
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Formulario Núm.3
COMPROBANTE DE SERVICIO
DESCRIPCIÓN DEL FORMULARIO DE COMPROBANTE DE SERVICIO
A.
OBJETIVO:
Entregar los valores recaudados a la empresa
transportadora de los valores recaudados de
la institución.
B.
ORIGEN:
Empresa transportadora de valores.
C.
CONTENIDO:
1.
Fecha:
Fecha (dd/mm/yy) de la entrega de los
ingresos recaudados.
2.
Hora del servicio:
Entrada (AM/PM) y Salida (AM/PM) del
transporte blindado.
3.
Total de Tiempo Servicio:
Para uso de la empresa trasportadora de
valores.
4.
Tipo de Servicio:
Regular (diariamente) y Especial (evento
extraordinario).
5.
Nombre del Cliente o Remitente:
Nombre de la institución (Caja de Seguro
Social), Departamento de Recaudación,
Agencias Administrativas.
6.
Cantidad de bultos en números:
Cantidad de bolsas de seguridad de depósito
a enviar.
7.
Cantidad de bultos en letras:
Cantidad de bolsas de seguridad de depósito
a enviar en letras.
8.
Valor total en número (que dice contener):
Cantidad total en números que dice contener
de la recaudación a enviar.
9.
Valor total en letras (que dice contener):
Cantidad total en letras que dice contener de
la recaudación a enviar.
10.
Número de sello:
Es el número que identifica cada bolsa de
seguridad de depósito.
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 41
33
11.
Valor que dice contener:
Es el valor en número que contiene cada
bolsa de seguridad de depósito.
12.
Denominación:
Para uso de la empresa trasportadora de
valores.
13.
# De Bultos:
Para uso de la empresa trasportadora de
valores.
14.
Valor que dice contener cada bulto(s):
Para uso de la empresa trasportadora de
valores.
15.
Total supuesto contenido en $:
Para uso de la empresa trasportadora de
valores.
16.
Total supuesto contenido en billetes (en
número) $:
Para uso de la empresa trasportadora de
valores.
17.
Total supuesto contenido en monedas (en
número) $:
Para uso de la empresa trasportadora de
valores.
18.
Nombre del consignatario:
Banco Nacional de Panamá – (Sucursales /
Acopio).
19.
Dirección del consignatario:
Ubicación del banco.
20.
Firma cliente o remitente:
Funcionario público responsable.
21.
Recepción a cliente:
Para uso de la empresa trasportadora de
valores.
22.
Observaciones:
Describir el total del valor en efectivo y
cheques enviado.
23.
Firma consignatario:
Para uso de la empresa trasportadora de
valores.
24.
Entrega consignatario (día, mes, años,
hora):
Para uso de la empresa trasportadora de
valores.
25.
Por Transportes Blindados de Panamá,
S.A. (Nombre del Agente Autorizado y
Firma del Agente):
Para uso de la empresa trasportadora de
valores.
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 42
34
Formulario Núm.4
COMPROBANTE DE CAJA CRÉDITO
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 43
35
Formulario Núm.5
COMPROBANTE DE CAJA DÉBITO
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 44
36
Formulario Núm.6
BOLETA DE DEPÓSITO BANCARIO
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 45
37
ANEXOS
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 46
38
Anexo Núm.1
AVISO DE COBRO O COMPROBANTE DE PAGO
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 47
39
Anexo Núm.2
HOJA DE PASE DE CAJEROS - BALANCE DE CAJA
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 48
40
Anexo Núm.3
CUADRE DE CAJA
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 49
41
Anexo Núm.4
CONSULTA DE TRANSACCIONES DIARIAS POR CAJERO
Fecha Tran:
Fecha Reporte: Hora:
Caja No.Tr. Hora Cuenta Importe Cheque Efectivo Cambio Nt. Cr. Pase Tipo Agencia Patronal/Ced. Razón Social Tipo Empl. Cuota
Cajero:
0.00 0.00 0.00 0.0 0 0.00
Total
CAJA DE SE GURO SOCIAL
DIREC CIÓN N ACION AL DE INGRE SOS
DEPAR TAMEN TO D E REC AUDAC IÓN
CONSU LTA DE TR ANSAC CIONE S DIAR IAS P OR CAJ ERO
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 50
42
Anexo Núm.5
CONTROL DE TRANSACCIONES ANULADAS DEL DÍA
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 51
43
Anexo Núm.6
CONTROL DE TRANSACCIONES ANULADAS Y CORREGIDAS DEL DÍA
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 52
44
Anexo Núm.7
REPORTE DE NOTAS CRÉDITO
No. DE CAJA AGENCIA No. DE TRANSACCIÓN FECHA Y HORA NUMERO PATRONAL RAZON SOCIAL ORIGEN TIPO DE EMPLEADOR
NOTA DE CREDITO VALOR
CAJERO
XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX
CAJA DE SEGURO SOCIAL
DIRECCIÓN NACIONAL DE INGRESOS
DEPARTAMENTO DE RECAUDACIÓN
REPORTE DE NOTAS CREDITO
2112-14-01-5
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 53
45
Anexo Núm.8
ACTA ENTREGA DE BOLSAS (Lo genera el sistema)
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 54
46
INFORMES
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 55
47
Informe Núm.1
INFORME DIARIO DE RECAUDACIÓN
CAJA DE SEGURO SOCIAL
AGENCIA DE ___ _______ _ XXX
INFORME DIARIO DE RECAUDACIÓN
FECHA : XX DE XXX DE 202X NUMERO
CUENTA DEBITO CREDITO
1121 DEPOSITO BANCARIO DEL DIA ANTERIOR 0.00
1121 TRANSFERENCIA EN TRANSITO CHAAM
1411
1411
1413
1411
1411
1418
1711
2112 CTAS X PAGAR CH NO RECLAMADO INCAPACIDAD COMU
2112 CTA. X PAGAR CH. NO RECLAMADO INDEMNIZACION
2112-01-01 CTAS X PAGAR PARTICULARES-PENSION ALIMENTIC IA
2112-01-04
2112-14
2112- REINTEGRO DE CHE PENS. Y JUB.
2116-12 DEPOSITOS RETENIDOS-2 % ley 4
2120-16 FONDO DEL EDUCADOR
2311-01
2311-04
2317 REINTEGRO DE CHEQUES C.H.M.A.A.M.-SALARIOS
2317 REINTEGRO DE CHEQUES PENS. Y JUB.
3100
3100
3100
3200
3400
4130
4130
4130
4130
4130
4130
4130
4130
4130
7100 AJUSTES AÑOS ANTERIORES-SERVICIOS NO PERS.
1111
TOTAL SUB-TOTAL 0.00 0.00
FONDO DE CAJA 0.00 0.00
0.00 0.00
DESGLOSE DE VALORES
CHEQUES (EXTRANJEROS)
TOTAL 0.00
PREPARADO POR:
SUPERVISOR (A) ________________ V.B. _____________
DE CAJA AGENTE ADMINISTRATIVO
ORIGINAL Y COPIA : DEPARTAMENTO DE RECAUDACIÓN Y TESORERÍA XXXXXXXXXX
XXX
CHEQUES (OTROS BANCOS)
PROGRAMA DE RIESGO PROF. VIATICO FUNCIONARIO
FOTO Y DUPLICADO
CXC COBROS INDEBIDOS PEN FALLECIDOS
PLANILLAS POR PROCESAR-PRE-ELAB.
COBROS POR APLICAR-PREST. HIP.
CUENTA POR PAGAR-CREDITO PATRONAL
INGRESOS VARIOS tarjeta de acceso
EFECTIVO
INGRESOS VARIOS (COIF)
FOTOCOPIAS-OTROS
ALQUILER
PROGRAMA DE ADMMINISTRACION. SERV.GASTOS BANC
PROGRAMA DE ADMINISTRACION-TRANSPORTE
CTAS. X COBRAR CONVENIO DE PAGO
INGRESOS VARIOS MINUTA
PROGRAMA DE ADMON FALT Y SOBRANTE
CTAS X PAGAR SALARIO Y SALARIO
INTERES DE FINANCIAMIENTO
CTA X COBRAR PAT. MOR. PREST. MED.
INGRESOS VARIOS-tarjeta de alimentacion extrv
DOC. X COBRAR CONVENIO DE PAGO JUDICIAL (COLON)
PROGRAMA DE ENF Y MAT- VIATICO FUNC IONARIO
CXC SANCION LEY 51
PLIEGO
CTAS X COBRAR EMPLEADO
CHEQUES B.N.P
CERTIFICACIO N NO INSCR ITA
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 56
48
Informe Núm.2
INFORME DE INGRESOS DIARIOS Y ACUMULADOS MENSUAL POR
CONCEPTO
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 57
49
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 58
50
Informe Núm.3
INFORME DE INGRESOS DIARIOS Y ACUMULADOS MENSUAL POR
VALORES
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 59
51
GLOSARIO Y ACRÓNIMOS
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 60
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GLOSARIO
1. Acta de Entrega de Bolsas:
Se utiliza en la CSS, como el documento de constancia de
entrega de las bolsas de seguridad de depósito por cada
uno de los cajeros de recaudación de la CSS, al personal
autorizado de la empresa transportadora de los ingresos
recaudados. Igualmente es un formato proporcionado por
el sistema por medio del módulo de caja pagos, utilizados
para la entrega de los valores.
2. Agenda de cajeros:
Calendario que proporciona el sistema, por medio del
módulo de caja pagos, establecido para seleccionar a los
cajeros, supervisores de cajeros que laboraran durante la
jornada laboral.
3. Anulaciones de cajeros:
Acción donde el supervisor de cajero anula la transacción
al detectarse un error en el cobro, y la misma se realiza en
presencia del cajero.
4. Aviso de Cobro o
Comprobante de Pago:
Formato impreso presentado por el usuario para efectuar
el pago de la cuota empleado/empleador, el cual es
generado a través del sistema SIPE.
5. Banca en línea:
Servicio que permite hacer procesos financieros mediante
una aplicación móvil o sitio web. Realizar diversas
acciones, como la contratación de productos bancarios, la
consulta personal e individual de dudas sobre los
servicios de las entidades, o el abono y transferencia de
fondos.
6. Bolsa de seguridad de
depósito:
Bolsa autosellable utilizada por los cajeros para introducir
los ingresos o valores recaudados.
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 61
53
7. Borrador de cuadre de caja:
Cuadro desarrollado en una hoja de papel por el cajero,
parecido al formato generado por el sistema vigente, que
muestra la operación y la representación numérica del
balance de los valores recaudados, efectivo y cheque.
8. Cajero:
Servidor público que realiza la acción de cobro.
9. Cajilla única:
Recipiente de metal con seguridad entregada al cajero
para que repose el fondo de cambio y los sellos de endoso
y pagado.
10. Centro de Acopio:
Oficina del Banco Nacional de Panamá, donde se realiza
el proceso de verificación de los depósitos, recibidos de
las recaudaciones diarias del Departamento de
Recaudación y las Agencias Administrativas de la Caja
de Seguro Social.
11. Cobro en otros conceptos:
Concepto empleado para designar la recopilación de
todos aquellos pagos que no son cuotas empleado
empleadores, alquileres, préstamos hipotecarios, pero que
por su calidad de ingresos de la institución se procesan a
través de cada una de las cajas de recaudación.
12. Comprobante de Caja
Crédito:
Documento emitido e impreso por la institución o por
cualquier otro medio tecnológico, mediante el cual se
acredita el ingreso de dinero, para el pago del concepto
correspondiente.
13. Consulta Masiva:
Es el reporte que se genera e imprime del sistema vigente
que describe los ingresos totales recaudados por cada
caja.
14. Conteo Manual:
Constituye la acción que efectúa el Cajero al verificar el
conteo físico de los dineros recaudados.
15. Control de Transacciones
Anuladas del Día:
Formato que genera el sistema, donde se desglosa todas
las anulaciones que se originan en el día, por cajero.
16. Convenio de pago:
Es el acuerdo que celebra un empleador con la
institución, para concertar un arreglo de pago.
17. Cuadre de Caja:
Formato que muestra la operación y la representación
numérica del balance de los valores recaudados, efectivo
y cheque.
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 62
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18. Cheque Certificado:
Documento bancario que garantiza los fondos al
beneficiario.
19. Cheque de Gerencia:
Documento bancario adquirido por el usuario para
cancelar las obligaciones empleado empleador u otras
ante la Caja de Seguro Social.
20. Empleador:
Persona natural o jurídica, de derecho público o privado
que usa los servicios de un empleado, en virtud de un
contrato de trabajo, expreso o tácito, mediante el pago
de un sueldo.
21. Expediente:
Documentos y otras pruebas que pertenecen a un asunto
o negocio, asociado a consecuencia de una petición por
la administración por razones de interés público.
22. Faltante de Cajero:
Monto reflejado al cierre de la recaudación, reportado
por el cajero producto del balance de caja o de una nota
de débito emitida por el Banco Nacional de Panamá.
23. Foliar:
Acción de colocar a cada foja o página número que
corresponde en su orden secuencial.
24. Hoja de Pase de Cajeros -
Balance de Caja:
Instrumento que dispone el módulo de caja pagos para
que el supervisor de cajeros efectúe balances diarios de
la recaudación. Es el balance de caja de los cobros por
los conceptos: Cuotas Empleado-Empleador,
alquileres, préstamos hipotecarios, morosidad, paz y
salvo, letras de convenio de pago, recargos e intereses
y abonos parciales, Otros tipos de cobros (reintegros,
devoluciones de descuento, pagos del Gobierno
Central, y otros), multas o sanciones, Cuentas por pagar
de parte del Gobierno Central, Notas de débito y
crédito, planillas u otros ingresos
25. Informe Diario de
Recaudación:
Informe que describe o detalla los conceptos
recaudados diariamente
26. Informe de Faltantes y
Sobrantes:
Es el detalle que refleja el módulo de caja pagos que
sirve de verificación y registro de cualquiera de las
situaciones que puedan suscitarse al cierre de la
recaudación, por cada Cajero que haya laborado.
27. Liquidación de Faltantes y
Sobrantes:
Cobertura mensual asignado a cada cajero para cubrir
los faltantes y sobrantes que resulten de su actividad
diaria.
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 63
55
28. Mainframes
Sistema informático utilizado para el almacenamiento de
los datos de la recaudación diaria en la CSS.
29. Pago de Alquiler:
Pago que realiza un arrendatario por concepto del canon
de arrendatario que mantiene con la CSS.
30. Pago en concepto de
Préstamos Hipotecarios:
Suma que recibe el cajero como pago a mensualidad o
cancelación de un préstamo hipotecario.
31. Pago por abono parcial:
Documento utilizado para recibir abonos por parte de los
empleadores.
32. Proceso de Cobro:
Acción de la que dispone el cajero dentro de la aplicación
para efectuar la recaudación de los diferentes conceptos
que ingresan por caja.
33. Sello:
Instrumento del cual se provee al cajero para estampar en
todos los documentos que cobra en caja y que también es
utilizado para endosar todos los cheques que recibe.
34. Sistema de Ingresos y
Prestaciones Económicas:
Sistema utilizado por la CSS, para la presentación de las
planillas por parte de las empresas u otros.
35. Transferencias Bancarias:
Acción de transferir o traspasar una cantidad de dinero de
o hacia las cuentas que tiene la Caja de Seguro Social.
36. Validadora:
Equipo informático utilizado en caja para que la
información relacionada al cobro, quede plasmada en el
documento.
37. Voucher o váucher:
Comprobación de caja en el documento que refleja el pago
de una transacción.
No. 29758-B Gaceta Oficial Digital, martes 11 de abril de 2023 64
56
ACRÓNIMOS
1. ACH:
Automated Clearing House (Sistema
Automático de Transferencia de Fondos).
2. CGR:
Contraloría General de la República.
3. CSS:
Caja de Seguro Social.
4. SAFIRO:
Sistema de Registro Contable de la institución.
5. SIPE:
Sistema de Ingresos y Prestaciones Económicas.
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