Resolución N° 96-2023-DNMySC. Por la cual se eleva a nivel de departamento, la sección de almacén de la dirección nacional de administración y finanzas de la contraloría general de la república, se modifica su estructura organizativa y se actualiza el manual de organización y funciones de esa dirección, y se modifica el manual de organización y funciones de la contraloría general de la república.
| Fecha de publicación | 15 Abril 2024 |
| Fecha | 24 Enero 2023 |
| Emisor | CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA |
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 1
RESOLUCIÓN
NÚMERO
96-2023-DNMySC
(ele 24
de
enero
de
2023)
/
..
/
/'
* (
I*
1
:r
i
Por la cual
se
eleva a Nivel
de
Departamento,
la
Secci
de Almacén
de
la
Dirección Nacio
nal
ele
Administración y Finanzas
de
la
Contraloría General de
la
República,
se
modifica
su
Estructura
Organizativa y
se
actualiza
el
Manual
ele
Organi:1.ación y Funciones de esa Dirección, y
se
modifica
el
Manual
de
Organización y Funciones de
la
Cont.raloría General de
la
Repúhlica.
EL
CONTRALOR
GENEl~AL
DE
LA
l~EP(JBLICA
en uso
de
sus facultades constitucionales y legales,
CONSIDERANDO
QUE:
Los artículos 279 y 280
de
la
Constituci6n Política
de
la
República
de
Pana1rnL
establecen
respectivamente, que
la
Contraloría General de
la
República es
un
organismo estatal independiente de
car
Ct
cter técnico, que actúa con plena autonomía funcional, administra! i va, opera
ti
va
y presupuestaria,
cuya dirección estü a cargo del Contralor General y señala las funciones que
le
son atribuibles a esta.
De
conformidad con
el
artículo 6
de
la Ley 32
de
8 de noviembre
de
1984, modificada y adicionada por
la
Ley
351
de
22
Je
diciembre de 2022.
el
Contralor General de
la
República está facultado para
establecer
las
subdivisiones
de
las distintas dependencias
de
la
Colllraloría General, así como de rusionar
y suprimir dichas subdivisiones fijündoles las atribuciones específicas que les correspondan.
El
artículo 60 de
la
Ley 32
de
8 de noviembre
de
1984, modificada y adicionada por
la
Ley
35
l de 22
de
diciembre
de
2022. señala que la Contraloría General
ele
la
República se dividirü en direcciones, cuya
denominación, organización interna y atribuciones específicas, se establecerün en
el
Reglamento Interno
de
la
institución,
de
conformidad con la materia propia de
su
competencia.
El
artículo 46
de
la
Ley 38 de
31
de
julio de 2000, establece que los decretos, resoluciones y dcmüs actos
administrativos rcglarncntarios o aquellos que contengan normas de efecto general, solo serán aplicables
desde
su
promulgación en
la
Gaceta Oficial, salvo que
el
instrumento respectivo establezca
su
vigencia
para una fecha posterior.
La
Dirección Nacional
de
Administración y Finanzas. mantiene
su
Estructura Organizativa y
el
Manual
de
Organización y Funciones formalizados a través del Decreto Número S 1-2017-DMySC
de
3 agosto
2017 y
el
Decreto Número
73
-2017-DMySC de
13
de noviembre
de
2017.
Para una mejor dinúmica administrativa,
se
requiere elevar a nivel
ele
Departamento,
la
Sección
ele
Almacén
de
la
Direcci6n Nacional
ele
Administración y Finanzas.
De
acuerdo con
el
Decreto No.60-2018-DNMySC
de
19
de
octubre
de
2018,
le
corresponde a la
Dirección Nacional
de
Métodos y Sistemas de Contabilidad, a través del Deparlamento
de
Regulación
de
Fondos v Bienes Públicos,
~Hender
las propuestas
de
creación, modificación, fusión o climinaci6n
ele
las
unidades administrativas. que componen
la
estructura organizativa de
la
Cuntraloría General de
la
República.
RESUELVE:
ARTÍCULO
PRIMERO:
ELEVAR
a nivel de Departamento
la
Sección
de
Almacén
de
la
Dirección
Nacional de Administración y Finanzas
ele
la
Contraloría General
de
la
República.
En
consecuencia. esta
Dirección contará con
la
Estructura Organizativa que a continuación se detalla:
NIVEL POLÍTICO Y
DIRECTIVO
Dirección Nacional
de
Administración y Finanzas
Subdirección Nacional
de
Administración y Finanzas
Subdirección Nacional de Infraestructura y Mantenimiento
NIVEL
AUXILIAR
DE
APOYO
Centro
de
Información y Atención
al
Público
Departamento
ele
Servicios Administrativos
NIVEL
OPERATIVO
Departamento
ele
Proveeduría y Compras
Sección de Gestión de Compras
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 2
P:ígina Ni:imern 2
Rl'solución Número 96-2023-DNMySC
de
::'.-J.
de enero de 2021
Sección de Contratos
Departamento de Almacén
Departamento de Artes Gráficas
Sección de Impresión
Secci
de Encuadernación
Dep:1rtamento de Sep1ridad
Seccitín de Monitl1reo e
Investig~1ciones
ScLTi
Armería
Departamento
dL·
Transpnrtc
SecL·ilín
de Registro y Control
lk
Cumhustihlc
Secci6n de Operaciones de Transporte
Sección de Mantenimiento y Mecánica
Departa111ento de Infraestructura y Remodelaciones
Secci(m
de
Rcmodelaciones
Departamentn Técnico
Departamento de Mantenimiento
Sección Taller de Herrería
Sección de Aseo
Sccci(rn de Conservacic'ín de Instalaciones
Secci6n de Ebanistería
Secci
de Electricidad
Secci(1n
de Refrigeración
Secci(rn de Fontanería
Departan1ento Lk Corn:spondencia y Archivos
Secl·i
de J\dministracitín de Correspondencia
Sección de Referencias y Archivos
Departamento de Con tahi 1
id
ad
Departamento de Tesorería
Departamento de Bienes Patrimoniales
Departamento de Presupuesto
Departamento de Coordinación de Oficinas Provinciales
Oficina Provincial -Bocas Jel Toro
Oficina Provincial -Darién
Oficina Provincial Yeraguas
Oficin;i Provincial Chiriquí
Oficina Provincial Los Santos
Oficina Provincial -Colón
Oficina Provincial -Herrera
Oficina Provincial Panamá Oeste
Oficina Provincial -Coclé
) *
ARTÍClJLO SEGlJNDO: ACTUALIZAR
el
Manual
de
Organización y Funciones de la Dirección
Nacional de Administración y Finanzas de
la
Contraloría General
ele
la
República.
ARTÍCULO TERCERO: Esta resolución modifica
el
Manual
ele
Organizaci6n y Funciones
Contraloría General de
la
Repúhlica, aprohado mediante Decreto Número
76-20
l 9-DNMySC de
septicmhre de
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19
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de
la
18
de
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Página
Número
3
Resolución Número 96-2023-DNMySC
de 24
de
enero
de 2023
FUNDAMENTO DE
DERECHO:
Artículos
279
y
280
de la Constitución Política de la Repúhlica de
Panamá; Artículos 6 y
60
ele
la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgúnica
ele
la Contraloría General de la República, modificada y adicionada
por
la Ley 351 de 22 de diciembre
de 2022; Artículo
46
de
la Ley 38
de
31
de
julio
de
2000,
que
regula el
Procedimiento
Administrativo
General; Decreto
Núm.51-2017-DMySC
de 3
ele
¡¡gosto de
2017,
Decreto
Núm
.73-
2017
DMySC
de
13
ele
noviembre de 2017 y Decreto
Número
60-2018-DNMySC
de
19
ele
octubre de 2018.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
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Contralor
Genera
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Contraloría
General
de
la
República
Dirección
Superior
COPIA
AUTENTICAD
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No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 4
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 5
República de Panamá
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
(2023-0.02-002)
Enero de 2023
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 6
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
GERARDO SOLÍS
Contralor General
DAGOBERTO CORTEZ CASTRO
Subcontralor General
ZENIA VÁSQUEZ DE PALACIOS
Secretaria General
DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
FELIPE ALMANZA
Director
SERVIO MENDOZA
Subdirector
DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS
JOSÉ CASTILLO
Jefe
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 7
DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA
KATHIA ROJAS
Directora
JOHANA TANG DE LETIC
Subdirectora
DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIANA KING
Directora
YAMILE BORJA
Subdirectora
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 8
vii
ÍNDICE
Página
INTRODUCCIÓN
xii
Base Legal
1
Misión
2
Visión
2
Organigrama
3
DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
4
Objetivo
4
Funciones
4
SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
6
Objetivo
6
Funciones
6
SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA Y
MANTENIMIENTO
7
Objetivo
7
Funciones
7
CENTRO DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN AL PÚBLICO
8
Objetivo
8
Funciones
8
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
9
Objetivo
9
Funciones
9
DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA Y COMPRAS
11
Objetivo
11
Funciones
11
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 9
viii
SECCIÓN DE GESTIÓN DE COMPRAS
12
Objetivo
12
Funciones
12
SECCIÓN DE CONTRATOS
14
Objetivo
14
Funciones
14
DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
16
Objetivo
16
Funciones
16
DEPARTAMENTO DE ARTES GRÁFICAS
19
Objetivo
19
Funciones
19
SECCIÓN DE IMPRESIÓN
20
Objetivo
20
Funciones
20
SECCIÓN DE ENCUADERNACIÓN
21
Objetivo
21
Funciones
21
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
22
Objetivo
22
Funciones
22
SECCIÓN DE MONITOREO E INVESTIGACIONES
23
Objetivo
23
Funciones
23
SECCIÓN DE ARMERÍA
24
Objetivo
24
Funciones
24
DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
25
Objetivo
25
Funciones
25
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 10
ix
SECCIÓN DE REGISTRO Y CONTROL DE COMBUSTIBLE
27
Objetivo
27
Funciones
27
SECCIÓN DE OPERACIONES DE TRANSPORTE
29
Objetivo
29
Funciones
29
SECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y MECÁNICA
30
Objetivo
30
Funciones
30
DEPARTAMENTO DE INFRAESTRUCTURA Y REMODELACIONES
31
Objetivo
31
Funciones
31
SECCIÓN DE REMODELACIONES
32
Objetivo
32
Funciones
32
DEPARTAMENTO TÉCNICO
33
Objetivo
33
Funciones
33
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
34
Objetivo
34
Funciones
34
SECCIÓN TALLER DE HERRERÍA
36
Objetivo
36
Funciones
36
SECCIÓN DE ASEO
37
Objetivo
37
Funciones
37
SECCIÓN DE CONSERVACIÓN DE INSTALACIONES
38
Objetivo
38
Funciones
38
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 11
x
SECCIÓN DE EBANISTERÍA
39
Objetivo
39
Funciones
39
SECCIÓN DE ELECTRICIDAD
40
Objetivo
40
Funciones
40
SECCIÓN DE REFRIGERACIÓN
42
Objetivo
42
Funciones
42
SECCIÓN DE FONTANERÍA
43
Objetivo
43
Funciones
43
DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS
44
Objetivo
44
Funciones
44
SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA
46
Objetivo
46
Funciones
46
SECCIÓN DE RERENCIAS Y ARCHIVOS
47
Objetivo
47
Funciones
47
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
48
Objetivo
48
Funciones
48
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
50
Objetivo
50
Funciones
50
DEPARTAMENTO DE BIENES PATRIMONIALES
52
Objetivo
52
Funciones
52
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 12
xi
DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO
54
Objetivo
54
Funciones
54
DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN DE OFICINAS
PROVINCIALES
55
Objetivo
55
Funciones
55
OFICINAS PROVINCIALES
56
Objetivo
56
Funciones
56
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 13
xii
INTRODUCCIÓN
El Manual de Organización y Funciones de la Dirección Nacional de Administración y Finanzas,
es el documento técnico normativo de gestión institucional que orienta al lector sobre las
funciones específicas de todas y cada una de las unidades que la conforman.
En su contexto se describe la estructura con todos los componentes que la integran y la línea de
autoridad bien definida, lo que permite contar con una herramienta de gestión útil para el
desarrollo de una administración eficiente y eficaz, en tal sentido debe constituirse en una fuente
de permanente consulta.
Finalmente, es importante indicar que esta herramienta de trabajo le proporciona información al
personal sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura de la Dirección, así como las
interrelaciones formales que en el desarrollo de sus funciones le corresponde.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 14
1
BASE LEGAL
Constitución Política de la República de Panamá, vigente Artículos 279 y 280.
Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República, modificada y adicionada por la Ley 351 de 22 de diciembre de 2 022.
Publicadas en Gaceta Oficial N° 20,188 de 20 de noviembre de 1984 y Gaceta Oficial Digital
N° 29687-C de 22 de diciembre de 2022, respectivamente.
Decreto Núm.172 de 30 de septiembre de 1991, establece la actual Estructura Organizacional
de la Dirección de Administración y Finanzas, indicando que contará con los Departamentos
de Contabilidad Administrativa, Servicios Generales, Proveeduría y Compras, Correspondencia
y Archivos y Transporte.
Decreto Núm.69 de 31 de marzo de 1998, que modifica el Reglamento Interno en el Artículo
Sexto, describe los despachos principales de la Contraloría General de la República, entre los
cuales están la Dirección de Administración y Finanzas como la unidad de apoyo operativo,
responsable de la operación y manejo de fondos, de la compra y adquisición de bienes y
servicios, administración de documentos, del mantenimiento, seguridad y transporte de la
Institución y llevará la contabilidad de la Contraloría General de la República.
Decreto 186-DDRH, de 2 de julio de 2003, “Por el cual se modifica la Estructura
Organizacional de la Dirección de Administración y Finanzas”, en el cual el señor Contralor
General de la República, en uso de sus facultades legales, crea el Departamento de Seguridad.
Decreto Núm.33-2014-DMySC de 10 de febrero de 2014, Por el cual se actualiza y formaliza
la Estructura Orgánica de la Dirección de Administración y Finanzas de la Contraloría General
de la República y se transfiere el Área de Planillas a la Dirección de Desarrollo de los Recursos
Humanos.
Decreto 189-15 DDRH de 20 de marzo de 2015, por el cual se transfiere el Departamento de
Artes Gráficas del Despacho Superior a la Dirección Nacional de Administración y Finanzas.
Decreto Núm.302-DDRH del 21 de octubre de 2014, por el cual se eleva al rango de Dirección
Nacional y se modifica el Artículo 9 del Reglamento Interno de la Contraloría General de la
República.
Decreto Número 51-DMySC de 3 de agosto de 2017, por el cual se actualiza y formaliza la
Estructura Orgánica de la Dirección Nacional de Administración y Finanzas de la Contraloría
General de la República.
Decreto Número 73-2017-DMySC de 13 de noviembre de 2017, por el cual se aprueba el
“Manual de Organización y Funciones de la Dirección Nacional de Administración y Finanzas”
de la Contraloría General de la República.
Artículo 7 del Reglamento Interno (con modificaciones incluidas) de la Contraloría General de
la República de septiembre de 2008.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 15
2
MISIÓN
Coadyuvar al logro de los objetivos institucionales consolidando la transparencia institucional,
utilizando mecanismos adecuados de rendición de cuentas, a través de la eficiencia y eficacia en los
servicios que prestamos, así como el aporte de información financiera oportuna y confiable.
VISIÓN
Constituirnos en modelo de Unidad Administrativa de apoyo a la institución, aplicando
procedimientos eficientes para lograr una gestión eficaz, comprometida con el servicio a nuestros
usuarios a nivel interno y externo, en materia administrativa y financiera.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 16
3
DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
(ORGANIGRAMA)
Nivel Político y Directivo
Nivel Auxiliar de Apoyo
Nivel Operativo
DEPARTAMENTO DE
ALMACÉN
DIRECCIÓN
DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CENTRO DE INFORMACIÓN
Y ATENCIÓN AL PÚBLICO
SECCIÓN DE CONTRATOS
SECCIÓN DE GESTIÓN DE
COMPRAS
DEPARTAMENTO DE
PROVEEDURÍA Y COMPRAS
SECCIÓN DE
ENCUADERNACIÓN
SECCIÓN DE IMPRESIÓN
DEPARTAMENTO DE ARTES
GRÁFICAS
DEPARTAMENTO DE
TRANSPORTE
DEPARTAMENTO DE
SEGURIDAD
DEPARTAMENTO DE
BIENES PATRIMONIALES
SECCIÓN DE
MANTENIMIENTO Y
MECÁNICA
SECCIÓN DE OPERACIONES
DE TRANSPORTE
SECCIÓN DE REGISTRO Y
CONTROL DE COMBUSTIBLE
DEPARTAMENTO DE
TESORERÍA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
SECCIÓN DE REFERENCIAS
Y ARCHIVOS
SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
DE CORRESPONDENCIA
DEPARTAMENTO DE
CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVOS
DEPARTAMENTO DE
PRESUPUESTO
OFICINA PROVINCIAL-
BOCAS DEL TORO
DEPARTAMENTO DE
COORDINACIÓN DE
OFICINAS PROVINCIALES
SECCIÓN DE MONITOREO E
INVESTIGACIONES
SECCIÓN DE ARMERÍA
SUBDIRECCIÓN NACIONAL
DE INFRAESTRUCTURA Y
MANTENIMIENTO
DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO
DEPARTAMENTO
TÉCNICO
DEPARTAMENTO DE
INFRAESTRUCTURA Y
REMODELACIONES
SECCIÓN TALLER DE
HERRERÍA
SECCIÓN DE
ELECTRICIDAD
SECCIÓN DE ASEO
SECCIÓN DE
REFRIGERACIÓN
SECCIÓN DE FONTANERÍA
SECCIÓN DE
CONSERVACIÓN DE
INSTALACIONES
SECCIÓN DE EBANISTERÍA
SECCIÓN DE
REMODELACIONES
OFICINA PROVINCIAL-
PANAMÁ OESTE
OFICINA PROVINCIAL-
LOS SANTOS
OFICINA PROVINCIAL-
DARIÉN
OFICINA PROVINCIAL -
HERRERA
OFICINA PROVINCIAL-
VERAGUAS
OFICINA PROVINCIAL-
COCLÉ
OFICINA PROVINCIAL -
COLÓN
OFICINA PROVINCIAL-
CHIRIQUÍ
SUBDIRECCIÓN NACIONAL
DE ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
OFICINA PROVINCIAL -
PANAMÁ ESTE
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 17
4
DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
OBJETIVO
Procurar el fortalecimiento interno, mediante la prestación de los servicios de apoyo administrativo,
proporcionando los recursos financieros necesarios para el adecuado funcionamiento de los
programas y actividades que realizan las diferentes unidades administrativas de la Contraloría
General de la República en todo el país.
FUNCIONES
- Velar por el cumplimiento de los programas de administración financiera, presupuestaria y
patrimonial, dentro de las leyes, normas y políticas de los sistemas vigentes.
- Registrar y reportar sobre las operaciones presupuestarias, financieras y patrimoniales de la
institución.
- Preparar, analizar y presentar los estados financieros institucionales e informes
complementarios al Despacho Superior.
- Planificar, dirigir y controlar la ejecución de actividades administrativas de impresión y
encuadernación, solicitadas por las diferentes Direcciones de la institución.
- Dirigir la ejecución de los estudios e investigaciones técnicas sobre sistemas y
procedimientos que se utilizan en la Dirección.
- Coordinar la ejecución del presupuesto de funcionamiento e inversión de la institución.
- Dar seguimiento a la contratación y ejecución de los proyectos de inversión y elaborar los
informes de avance de los mismos.
- Coordinar las actividades de las oficinas provinciales de la Dirección.
- Mantener el programa de administración de documentos, de acuerdo a las leyes, normas y
procedimientos establecidos que rigen esta materia.
- Mantener el programa de mantenimiento, limpieza y vigilancia del edificio sede y sus
instalaciones, a nivel nacional.
- Cumplir, de manera transparente, con el programa de adquisición, almacenamiento y
suministro de bienes y servicios, de acuerdo con los programas de requerimientos aprobados
por cada Dirección, conforme a las leyes, normas y procedimientos establecidos.
- Coordinar con todas las Direcciones, de acuerdo a la competencia, con respecto al robo,
pérdidas, deterioro de equipos y/o bienes varios, para su reposición o en su defecto el
reintegro respectivo.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 18
5
- Garantizar el cumplimiento del programa de servicio de transporte, de acuerdo a los
requerimientos presentados por las Direcciones dentro de los reglamentos, normas y
procedimientos establecidos.
- Facilitar a las Direcciones que integran la institución, el apoyo necesario, para el logro de la
misión de la Contraloría General de la República.
- Proporcionar información sobre la localización de oficinas y servidores responsables de las
diferentes dependencias que componen la estructura organizacional de la institución, a fin
de orientar a los usuarios.
- Brindar información sobre las diversas actividades y trámites que ejecutan las Direcciones
de la Contraloría General de la República, así como los diferentes grupos organizados,
existentes en
- la misma.
- Analizar y evaluar los informes de trabajo elaborados por los jefes de Departamento de la
Dirección y preparar el borrador del Informe de Gestión de actividades, dirigido al Despacho
Superior.
- Coordinar y manejar la administración de los seguros de la institución.
- Absolver las consultas y brindar la información requerida o señalar el área o persona
indicada para atenderlas.
- Gestionar la contratación de arrendamiento de locales que requiera la Contraloría General
de la República a nivel metropolitano.
- Promover el desarrollo integral del recurso humano de la Dirección.
- Otras funciones afines que le correspondan de acuerdo con las leyes, reglamentos, las
resoluciones y las que le sean asignadas por el Despacho Superior de la Contraloría General
de la República.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 19
6
SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
OBJETIVO
Colaborar y asistir a la Dirección en la coordinación de los programas de administración financiera,
presupuestaria, registro contable, patrimonial, administración de documentos, adquisiciones,
contratación de alquileres, almacenamiento y suministro de los bienes muebles, uso y control de
bienes patrimoniales, seguridad, transporte y atención a usuarios.
FUNCIONES
- Colaborar con la Dirección en las labores de planeamiento, dirección, ejecución,
coordinación y supervisión de los servicios administrativos y financieros que se realizan en
la institución a nivel nacional.
- Asistir al director en el desarrollo de las funciones, durante sus ausencias temporales.
- Aprobar órdenes de combustible, órdenes de compras, cheques, gestiones de cobro y otros
documentos, para atender las solicitudes de viáticos, materiales, mobiliario y equipo que se
requieren en la institución con cargo a los fondos presupuestarios y financieros existentes.
- Coadyuvar en la ejecución y/o dirección de estudios e investigaciones técnicas, sobre
sistemas y procedimientos que se utilizan en la Dirección.
- Colaborar en el seguimiento de la contratación y ejecución de los proyectos de inversión y
elaborar los informes de avance de los mismos.
- Coordinar la ejecución del presupuesto de funcionamiento e inversión de la institución.
- Contribuir en la coordinación de las actividades de las oficinas provinciales.
- Asistir a reuniones y otros eventos relacionados con sus funciones.
- Otras funciones asignadas por el director.
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7
SUBDIRECCIÓN NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA Y MANTENIMIENTO
OBJETIVO
Brindar los servicios de mantenimiento y remodelaciones de infraestructura de la institución, a fin
de garantizar un ambiente de trabajo adecuado y seguro para el personal y público en general, a
nivel nacional.
FUNCIONES
- Planificar y coordinar los diferentes programas de mantenimiento que requieren las
instalaciones de la Contraloría General de la República.
- Participar y dar seguimiento a la contratación de servicios de mantenimiento, conforme a las
necesidades detectadas en las oficinas de la institución.
- Controlar la correcta ejecución de los servicios contratados para el mantenimiento
preventivo, predictivo y correctivo de los equipos, maquinarias y sistemas instalados en las
instalaciones donde operan oficinas de la Contraloría General de la República.
- Planificar el programa de limpieza y disposición de desechos, requerido en las oficinas del
edificio sede, provinciales y en instalaciones externas donde la Contraloría General de la
República, mantiene oficinas habilitadas.
- Evaluar las especificaciones técnicas para la contratación de los servicios y adquisición de
equipos, maquinaria y herramientas, relacionados con las actividades propias de
conservación de las instalaciones, equipos, muebles e inmuebles a cargo de la Subdirección.
- Analizar los informes de avance de ejecución de los programas de trabajo establecidos con
las diversas unidades de la Subdirección para atender las reparaciones y necesidades de
mantenimiento detectadas en las instalaciones de la entidad.
- Analizar el informe de evaluaciones técnicas elaboradas por las diversas áreas de la
subdirección para definir las condiciones de reemplazo y descarte de maquinarias,
mobiliario, herramientas y equipos que a nivel institucional les estén asignadas para control
y mantenimiento.
- Velar por que se cumplan los programas y mecanismos establecidos para conservar
adecuadamente las instalaciones, equipos y maquinaria cargo de la Subdirección.
- Verificar el plan de solicitud de adquisición de materiales, enseres e implementos de
limpieza que presenten las diversas unidades adscritas a la Subdirección.
- Velar por la atención a las medidas de control del inventario de herramientas, piezas y
equipos asignados a los técnicos para el desarrollo de sus actividades.
- Realizar funciones afines, según requerimientos del director.
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8
CENTRO DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN AL PÚBLICO
OBJETIVO
Brindar oportuna atención y orientación a solicitudes de información que realizan los usuarios
internos y externos, utilizando los diferentes canales de atención con que cuenta la institución.
FUNCIONES
- Atender a los usuarios internos y externos que soliciten orientación, para realizar algún
trámite en la institución.
- Crear contraseña y/o generar la proforma de certificado de trabajo (PCT) a los solicitantes
de las mismas.
- Brindar orientación al usuario sobre los diversos servicios que ofrece la Contraloría General
de la República.
- Entregar los pases a los visitantes que se dirigen a las diferentes oficinas de la sede de la
Contraloría General de la República.
- Realizar encuestas de opinión entre los usuarios, evaluar los resultados y medir la atención
que la institución brinda a sus clientes.
- Llevar estadísticas mensuales de los usuarios atendidos y generar información del análisis
de las mismas.
- Dar seguimiento a las quejas y sugerencias de los usuarios para mejorar el servicio de
atención de la institución.
- Verificar la información de trámites que aparece en la página Web de la Contraloría General
de la República.
- Realizar funciones afines, según requerimiento.
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9
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
OBJETIVO
Brindar mediante un proceso automático, la verificación permanente de la efectividad del Sistema
de Control Administrativo de la Dirección, con la finalidad de proveerla de información confiable
y oportuna, para la toma de decisiones y la aplicación de medidas correctivas.
FUNCIONES
- Determinar las necesidades reales de recursos humanos, tecnológicos y financieros de la
Dirección.
- Realizar el desglose, clasificación y distribución de cheques y talonarios de pago del
personal asignado a la Dirección.
- Tramitar y dar seguimiento a las solicitudes de inclusión y eliminación de firmas en
cuentas bancarias oficiales, del personal autorizado de la Dirección.
- Coadyuvar en la formulación del presupuesto anual de la Dirección.
- Coordinar con la Dirección Nacional de Desarrollo de los Recursos Humanos, la
asistencia médica a funcionarios con problemas de adicción y afectaciones emocionales
y gestionar con el Departamento correspondiente, acciones de medicina preventiva para
todos los servidores que conforman la Dirección.
- Coordinar con la Dirección Nacional de Comunicación Social la divulgación interna de
los proyectos y logros de la Dirección.
- Consolidar y preparar informes sobre datos solicitados a los jefes de Departamento, a
requerimiento del Despacho Superior o de la autoridad responsable de la Dirección.
- Coordinar con el Departamento de Bienes Patrimoniales la inclusión, traslado, donación
o descarte de mobiliarios y equipos y su respectivo registro en el sistema informático
diseñado para este fin.
- Rendir mensualmente informe sobre el estatus de los servidores de la Dirección en lo
concerniente a vacaciones, jubilaciones, ubicación, asistencia y puntualidad.
- Actualizar en el Sistema de Atención de Servicios Generales el catálogo de usuarios
mediante la inclusión y exclusión de usuarios, que soliciten las Direcciones que
conforman la Contraloría General de la República.
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- Coordinar la atención de los diversos servicios que requieran las unidades administrativas
que conforman la Dirección, a través del Sistema de Atención de Servicios Generales y
darle seguimiento a las mismas.
- Coordinar la revisión mensual de los informes de asistencia de todas las unidades
administrativas que conforman la Dirección y su envío a la Dirección Nacional de
Desarrollo de los Recursos Humanos.
- Coordinar lo referente a las notificaciones de sanciones de los servidores, su aplicación;
así como también, dar seguimiento a las solicitudes de reconsideración presentadas por
los servidores afectados.
- Coordinar y tramitar todo lo referente a las vacaciones de los funcionarios permanentes
y eventuales, y dar seguimiento al programa anual de vacaciones de cada Departamento.
- Coordinar y dar seguimiento al proceso de aplicación de las evaluaciones del desempeño
de todo el personal de la Dirección hasta su envío a la Dirección Nacional de Desarrollo
de los Recursos Humanos.
- Coordinar con la Dirección Nacional de Tecnologías de la Información y
Comunicaciones, a través del Departamento de Apoyo Técnico al Usuario, las incidencias
de daños o inconsistencias del equipo informático el mantenimiento e instalación de
puntos de red, resetear contraseñas, solicitar accesos a la red para utilizar las aplicaciones
y sistemas vigentes.
- Coordinar la distribución de los estados de cuentas para el cobro y pago de llamadas
telefónicas personales, realizadas por los servidores que tienen códigos asignados en la
Dirección.
- Realizar la compilación del plan anual de necesidades de capacitación, consensuado, para
la aprobación del director y darle seguimiento a la ejecución del mismo.
- Realizar funciones afines, según requerimiento.
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11
DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA Y COMPRAS
OBJETIVO
Colaborar en la realización de las acciones administrativas necesarias, que formalizan las
adquisiciones institucionales, procurando una acción transparente, de acuerdo a lo dispuesto en las
normas vigentes que regulan la materia de Contratación Pública y dictan otras disposiciones.
FUNCIONES
- Establecer los planes, normas y especificaciones necesarias, para la programación de las
compras de bienes y servicios aplicando los procedimientos establecidos.
- Verificar las proyecciones de las necesidades de bienes y servicios de rubros específicos que
señalan las diversas Direcciones de la Contraloría General de la República.
- Coordinar y colaborar con las Oficinas Provinciales, según su requerimiento de bienes y
servicios.
- Establecer con los proveedores los volúmenes, precios, entregas y garantías de las
adquisiciones.
- Recibir, tramitar y dar seguimiento a las solicitudes de compras de bienes y servicios.
- Mantener actualizado el registro electrónico de las órdenes de compras.
- Publicar en el Sistema Electrónico “PanamaCompra” todo lo relativo a la adquisición de
bienes, servicios u obras.
- Garantizar el eficiente manejo del fondo de caja menuda, de acuerdo a los montos
autorizados.
- Realizar funciones afines, según requerimiento.
´
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12
SECCIÓN DE GESTIÓN DE COMPRAS
OBJETIVO
Tramitar en forma oportuna las solicitudes de bienes y servicios requeridos para que la institución
opere adecuadamente, controlando la calidad de los mismos.
FUNCIONES
- Lograr de manera oportuna la adquisición de bienes servicios y obras solicitados por las
diversas Direcciones.
- Establecer la programación de las compras de bienes y servicios.
- Controlar que los procesos de compra, de bienes y servicios, se realicen de acuerdo a las
normas establecidas en los procesos de contratación.
- Orientar a las unidades gestoras de los procesos y tiempos de contratación.
- Llevar un registro electrónico actualizado de los actos públicos, documento contractual y
generar las correspondientes estadísticas.
- Coordinar las compras de cualquier cuantía, que lleve a cabo la institución, cumpliendo con
lo que establecen las normas que rigen la materia de contrataciones públicas vigentes.
- Obtener información en el mercado sobre la calidad y precios de los bienes y servicios.
- Desarrollar, revisar, aprobar y publicar oportunamente en el sistema “PanamaCompra” y en
los murales informativos del Departamento de Compras, los registros y actos administrativos
que emite la entidad dentro de los procesos de selección de contratista y la ejecución de los
documentos contractuales.
- Administrar el fondo de caja menuda, según las disposiciones establecidas en el Manual de
Procedimientos.
- Gestionar el trámite de órdenes de compras al contado.
- Redactar y gestionar la aprobación de notas y resoluciones inherentes al proceso de
adquisición de bienes y servicios.
- Elaborar pliegos de cargos con base en las especificaciones técnicas, condiciones especiales,
términos de referencia y otros datos, suministrados por la unidad solicitante.
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- Elaborar informes periódicos de actos públicos celebrados, adjudicados, comprometidos,
declarados desiertos, entre otros.
- Realizar reuniones previas de homologación, de los procedimientos de selección de
contratista que lo requiera, levantando el acta correspondiente, según lo establece la Ley de
Contrataciones Públicas.
- Registrar en el Sistema de “PanamaCompra” el informe de los resultados de la comisión
evaluadora o verificadora, en forma objetiva y con base en lo estipulado en el pliego de
cargos y las disposiciones jurídicas vigentes en la materia y notificando a los proveedores.
- Verificar que las fianzas de propuestas, de cumplimiento o cualquier otra fianza solicitada
en el pliego de cargos, contengan lo señalado y se mantengan vigentes durante el período de
contratación.
- Presentar informes periódicos de las actividades realizadas por la unidad a su cargo, según
requerimiento.
- Realizar funciones afines, según requerimiento.
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14
SECCIÓN DE CONTRATOS
OBJETIVO
Brindar un servicio eficiente en materia de contrataciones públicas, basado en las normativas
vigentes para estos fines, con el propósito de facilitar el logro oportuno de las acciones
administrativas necesarias, para llevar a buen término los contratos.
FUNCIONES
- Informar a las diferentes Direcciones de la institución, la fecha de vencimiento de sus
contratos, a fin de que realicen sus solicitudes con el tiempo necesario, para llevar a cabo los
actos públicos.
- Verificar, al inicio de cada año fiscal, la actualización de los registros presupuestarios
correspondientes a los contratos multianuales vigentes.
- Confeccionar y verificar los borradores de contratos con base en lo que establece la Ley de
Contrataciones Públicas y otros datos suministrados por la unidad solicitante, para la
publicación de convocatoria de los actos públicos o solicitud de excepción del procedimiento
de selección de contratista, correspondientes a la contratación de obras, bienes y servicios.
- Confeccionar y dar seguimiento a las notas dirigidas a los proveedores, solicitando
documentos necesarios para el procedimiento de selección de contratista y para la confección
de contratos y adendas.
- Revisar, aprobar y publicar oportunamente en el Sistema Electrónico “PanamaCompra”, los
anuncios de avisos de intención de contrataciones directas y actos administrativos que emite
la entidad, dentro del proceso de contratación y la ejecución del documento contractual.
- Confeccionar y dar seguimiento a las notas de solicitud de excepción del procedimiento de
selección de contratista, hasta su aprobación.
- Solicitar y dar seguimiento a la creación de proveedores en el sistema financiero y
presupuestario vigente.
- Dar trámite, de manera oportuna, al proceso de formalización de los contratos y adendas de
adquisición de obras, bienes y servicios, mantenimientos provenientes de los actos públicos
adjudicados.
- Gestionar y dar seguimiento oportuno a la información, documentación y trámites
requeridos a nivel interno institucional, para el perfeccionamiento del documento
contractual.
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- Velar que las fianzas de cumplimiento garanticen lo señalado en el contrato y que se
mantengan vigentes durante el período de la contratación y el tiempo requerido por vicios
redhibitorios.
- Registrar y mantener actualizada la información de cada expediente de contratos en el
Sistema Electrónico “PanamaCompra” y en el sistema tecnológico de registro documental
institucional.
- Registrar los compromisos presupuestarios de los contratos y adendas, debidamente
aprobadas, en el Sistema de Registro Presupuestario Gubernamental.
- Presentar informes sobre las actividades realizadas en la Sección.
- Realizar funciones afines, según requerimientos.
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DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
OBJETIVO
Garantizar que los bienes, materiales y suministros que adquiere la institución, y sean almacenados,
cumplan con las normas y procedimientos establecidos, procurando una acción transparente, para
suplir de forma satisfactoria y oportuna a todos las unidades administrativas, a nivel nacional.
FUNCIONES
- Identificar, clasificar, etiquetar, almacenar y custodiar los materiales y bienes para un
efectivo control del inventario.
- Distribuir de forma expedita los materiales, mobiliario, equipos, útiles de oficinas y de aseo,
en las diferentes instancias de la entidad.
- Llevar las estadísticas de consumo y establecer niveles máximos y mínimos de los materiales
y suministros de la institución a nivel nación
- Mantener un control de calidad en las existencias de materiales, bienes y suministros, según
los procedimientos establecidos.
- Verificar con la copia de la orden de compra u contrato la forma de entrega, el modo, el
plazo, la calidad, la cantidad y los requisitos técnicos de los bienes objetos del contrato u
órdenes de compra.
- Coordinar con los contratistas la entrega de los bienes y servicios para que los mismos sean
entregados antes de la fecha prevista en la orden de compra u contrato.
- Controlar que todos los procesos de entrega, almacenamiento y distribución de los bienes
muebles y materiales adquiridos, se realicen de acuerdo a las normas establecidas en la
institución.
- Levantar y notificar el acta de aceptación de la entrega total de bienes objeto de la orden de
compra u contrato.
- Emitir el documento de recepción de los bienes recibidos objeto de la orden de compra u
contrato.
- Coordinar con el Departamento de Bienes Patrimoniales la colocación de placa de los activos
fijos adquiridos y remitir semanalmente el informe de los despachos de estos activos a dicho
departamento.
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- Recibir y evaluar las solicitudes de materiales debidamente autorizadas y despacharlas de
acuerdo a las existencias y a las prioridades de las unidades solicitantes.
- Mantener el registro actualizado de las entradas y salidas de los bienes muebles y materiales.
- Revisar periódicamente el estado y conservación de los materiales y bienes almacenados,
generando información sobre aquellos que se observen en estado de obsolescencia con daños
o en desuso.
- Establecer los controles internos que procuren la exactitud de los inventarios de los
materiales, mobiliarios, equipos, piezas de repuestos y lubricantes, adquiridos por la
institución, a través de compras o donaciones.
- Coordinar con las Direcciones y las Oficinas Provinciales, la elaboración del consolidado de
necesidades de materiales, suministros y equipos para las compras institucionales.
- Mantener los niveles adecuados de existencia (stock) en el Almacén, velando por el correcto
registro en el archivo automatizado de control de inventario.
- Revisar las facturas, recibos y otros comprobantes para establecer con exactitud las
operaciones numéricas de los mismos y el apego a las condiciones establecidas en el
respectivo documento contractual.
- Participar en el proceso de donación de bienes o productos recibidos, en calidad de donación
o préstamo, de acuerdo a los procedimientos establecidos para tales fines.
- Preparar y enviar periódicamente los documentos que amparan la entrada y salida de los
bienes adquiridos, para los registros correspondientes al Departamento de Contabilidad.
- Realizar y preservar el informe correspondiente a la toma física del inventario, de cara al
cierre presupuestario anual.
- Elaborar estudios de mercado para la adquisición de bienes y suministros para el
abastecimiento de la institución.
- Verificar físicamente los bienes existentes, con el fin de asegurar su existencia real con base
en los registros automatizados, de forma trimestral.
- Participar como apoyo en el inventario anual que realiza el Departamento de Contabilidad.
- Realizar el cálculo de multa por atraso en la entrega de bien o servicio y notifica al contratista
de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley.
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- Coordinar y tramitar las solicitudes de prorroga o modificaciones presentadas por los
contratistas y remitir al Departamento de Compras la documentación para el ajuste
correspondiente a la orden de compra u contrato.
- Evaluar las propuestas recibidas para la adquisición de bienes y suministros, solicitados para
el abastecimiento de la institución.
- Elaborar el proyecto de presupuesto para la compra de bienes y suministros destinados al
abastecimiento de la institución.
- Coordinar con el Departamento de placas del estado, el recibo y entrega de las placas de los
vehículos oficiales de todas las instituciones a nivel nacional.
- Realizar tares afines, según el requerimiento.
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DEPARTAMENTO DE ARTES GRÁFICAS
OBJETIVO
Lograr la modernización de los procesos requeridos para la edición, diseño, impresión y
encuadernación de documentos para su publicación, solicitados por la institución u otras entidades
gubernamentales.
FUNCIONES
- Planificar, dirigir y controlar la ejecución de actividades administrativas de impresión y
encuadernación, a cargo del Departamento.
- Coordinar con las Direcciones de la institución la elaboración de los planes de trabajo de
impresión en general y darle seguimiento a los mismos.
- Revisar y evaluar la documentación antes de su impresión y recomendar mejoras a diseños
e información presentadas.
- Llevar el control de todas las solicitudes de trabajo que ingresan al Departamento, mediante
el registro y aprobación de las mismas y su trámite a las Secciones respectivas.
- Elaborar los informes mensuales de producción y de costos totales y unitarios de los trabajos
procesados por las Secciones que conforman el Departamento.
- Gestionar la autorización para la contratación del mantenimiento preventivo y correctivo a
los equipos.
- Elaborar y remitir el presupuesto de los trabajos impresos a las Direcciones que lo soliciten.
- Gestionar capacitaciones y actualización al personal del Departamento en tecnología de
punta.
- Preparar el plan anual de trabajo y el anteproyecto de presupuesto del Departamento.
- Mantener controles físicos y digitales del inventario de activos, materiales e insumos a cargo
del departamento.
- Coordinar con otras instituciones gubernamentales, las solicitudes de trabajos especiales
relacionados con la impresión.
- Realizar tareas afines, según requerimientos.
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SECCIÓN DE IMPRESIÓN
OBJETIVO
Proporcionar a la Contraloría General de la República, trabajos de nivel técnico y profesional,
relacionados con la impresión de publicaciones, revistas y demás documentos de diversas índoles,
solicitados por la institución o por otras instituciones gubernamentales, utilizando mecanismos
modernos que logren facilitar y agilizar los procesos de las mismas.
FUNCIONES
- Coordinar, y preparar todos los materiales necesarios para el adecuado revelado, fijado y
secado de los negativos y lograr que el trabajo se cumpla en el tiempo y forma indicada.
- Verificar que los archivos digitales cumplan con lo solicitado en la orden de trabajo.
- Planificar métodos y procedimientos que sirvan de guía para incrementar la productividad
en el área de impresión y la eficiencia de su servicio.
- Atender por designación solicitudes de trabajos especiales relacionados con la impresión,
que presenten otras instituciones gubernamentales.
- Coordinar y supervisar los trabajos de nivel técnico de dificultad promedio de la Sección.
- Velar por que se realice mantenimiento preventivo y correctivo del equipo industrial
asignado a la Sección.
- Dar el acabado final a las publicaciones o documentos impresos, a través de la forma
tradicional.
- Elaborar planes y cronogramas de trabajo trimestral de la Sección y el respectivo
presupuesto.
- Realizar tareas afines, según requerimientos.
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SECCIÓN DE ENCUADERNACIÓN
OBJETIVO
Brindar oportunamente, el servicio de encuadernación de los diferentes documentos a los usuarios
de la Contraloría General de la República.
FUNCIONES
- Coordinar y ejecutar los trabajos de nivel técnico solicitados a la Sección.
- Determinar los materiales necesarios y preparar el presupuesto de los trabajos solicitados
por la institución y los trabajos especiales solicitados por otras instituciones
gubernamentales.
- Rendir informes periódicos de los trabajos realizados en la Sección.
- Diseñar y confeccionar carpetas, estuches, álbumes y agendas en diversos estilos y tamaño,
para tramite de documentos, seminarios encuestas, censos y otros.
- Realizar los trámites requeridos para definir la forma, tiempo, características y demás
variables de las diferentes órdenes en el Taller de Encuadernación.
- Elaborar el plan anual y cronogramas de trabajos de la Sección.
- Realizar tareas afines, según requerimientos.
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DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
OBJETIVO
Salvaguardar la integridad física de las personas y bienes de la institución, así como realizar la
vigilancia, custodia e inspección de las instalaciones, de la Contraloría General de la República a
nivel nacional.
FUNCIONES
- Planificar, administrar y controlar la gestión integral del Departamento en el ámbito
nacional.
- Definir y programar estrategias, planes y metodologías que tiendan a proteger y prevenir
actos delictivos.
- Mantener informado al Despacho Superior de las novedades y otros temas relevantes,
correspondientes en materia de seguridad institucional y nacional.
- Realizar, junto con otros entes de Seguridad Nacional, planes, metodologías y estrategias de
evacuación, para asegurar la vida de los servidores de la Contraloría General de la República.
- Coordinar con todas las Direcciones de la institución, de acuerdo a su competencia, los temas
relativos a robos, hurtos, pérdidas de equipos y bienes varios.
- Velar por la seguridad de todos los funcionarios de la Contraloría General de la República,
visitantes nacionales o extranjeros, que acudan a nuestra entidad.
- Coordinar con las diferentes Direcciones de la Contraloría General de la República, cuando
se realicen actividades, a fin de elaborar estrategias que garanticen seguridad en la
institución.
- Elaborar el anteproyecto de presupuesto del Departamento.
- Realizar tareas afines, según requerimientos.
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SECCIÓN DE MONITOREO E INVESTIGACIONES
OBJETIVO
Proteger el recurso humano y material de la Contraloría General de la República, a través del uso
de cámaras de video vigilancia remotas, con el propósito de reducir las pérdidas y los incidentes de
inseguridad en la institución.
FUNCIONES
- Dar cumplimiento a las normativas y a los procedimientos requeridos para el desarrollo
eficiente de las actividades de video vigilancia que se realizan en la Contraloría General de
la República, a nivel nacional.
- Solicitar apoyo a los colaboradores que brindan la seguridad interna y externa, para los casos
en que se detecten irregularidades en la institución.
- Elaborar y mantener actualizado el Protocolo Operativo del Centro de Monitoreo de Video
Vigilancia de la institución.
- Gestionar y dar seguimiento al mantenimiento y soporte del Sistema de Video Vigilancia.
- Informar periódicamente al jefe inmediato de la gestión y funcionamiento del Sistema de
Video Vigilancia.
- Elaborar informes preliminares o informes técnicos especializados relativos a hechos
delictivos y de seguridad que se den a lo interno de la entidad.
- Rendir informes sobre la gestión y el funcionamiento del Sistema de Video Vigilancia.
- Realizar tareas afines, según requerimientos.
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SECCIÓN DE ARMERÍA
OBJETIVO
Custodiar y controlar el uso de las diferentes armas de fuego, municiones y materiales relacionados,
propiedad de la Contraloría General de la República.
FUNCIONES
- Garantizar y controlar la custodia y asignación temporal de las armas de fuego, propiedad de la
entidad.
- Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo a los diferentes tipos de armas de fuego de la
institución.
- Reparar las armas de fuego, en caso de sufrir desperfecto en su mecanismo.
- Llevar un registro diario de las armas y municiones existentes, tipo, marca, modelo, calibre,
número de fabricación o serie de cada arma.
- Organizar las prácticas de tiro de los servidores del Departamento que requieran el permiso,
entrenamiento y readiestramiento para el manejo y uso de arma de fuego.
- Capacitar al personal sobre las disposiciones legales e internas en materia de armería.
- Gestionar el registro de armas de fuego y los permisos para portar armas de fuego y verificar la
supervisión de las mismas.
- Solicitar la realización de pruebas sicológicas, psiquiátricas y toxicológicas, según
procedimiento interno institucional.
- Verificar y aplicar la normativa dictada por la entidad competente.
- Entregar las armas de fuego y las municiones a cada supervisor o inspector al iniciar la jornada
de trabajo y recibirlas al terminar la misma.
- Realizar tareas afines, según requerimientos.
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DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE
OBJETIVO
Brindar un servicio de transporte eficiente y de calidad a los usuarios de las diferentes unidades
administrativas de la Contraloría General de la República, a nivel nacional.
FUNCIONES
- Prestar el servicio de transporte a los funcionarios de la Contraloría General de la República,
a nivel nacional.
- Programar y gestionar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de la flota
vehicular de la Contraloría General de la República, a nivel nacional.
- Establecer normas para regular la asignación, uso y mantenimiento de los vehículos de la
Contraloría General de la República.
- Distribuir las placas y tramitar todo lo referente al revisado de los vehículos oficiales de la
Contraloría General de la República.
- Atender a tiempo los reportes de los desperfectos de los vehículos asignados a los
conductores de cada Dirección de la Contraloría General de la República.
- Tramitar todo lo relacionado con los permisos que requieran los vehículos de la Contraloría
General de la República para la circulación (especial o regulación) de los mismos.
- Suministrar los servicios de transporte de carga a las unidades administrativas de la
Contraloría General de la República, cuando así lo requieran.
- Abastecer de combustible a los vehículos de la Contraloría General de la República, de
acuerdo a las normas y procedimientos establecidos para estos fines.
- Controlar la dotación de lubricantes e insumos a los vehículos de la Contraloría General de
la República.
- Preparar informes del consumo de combustibles y lubricantes y remitirlo a la Dirección
Nacional de Administración y Finanzas.
- Evaluar periódicamente la flota vehicular de la Contraloría General de la República.
- Confeccionar, aprobar, registrar y controlar las órdenes de despacho de combustible de cada
- Dirección, de acuerdo al orden en que han sido atendidas.
- Tramitar la renovación, inclusión y reclusión de placas particulares.
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- Solicitar el trámite de adquisición de nuevas unidades, de acuerdo al programa de reemplazo
de la flota vehicular.
- Verificar y registrar los informes de despachos de piezas y órdenes de trabajos efectuados a
los vehículos.
- Solicitar la inclusión de nuevas unidades y exclusión de unidades descartadas o no operativas
en la póliza de seguro de la Contraloría General de la República.
- Tramitar el pago por reparaciones efectuadas y expedir las órdenes de engrase, cambio de
llantas y registrar los mismos en el sistema informático vigente.
- Gestionar en talleres particulares la subrogación de los servicios para la reparación de los
vehículos, a nivel nacional.
- Administrar e implementar mejoras al sistema de control vehicular vigente.
- Realizar tareas afines, según requerimientos.
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SECCIÓN DE REGISTRO Y CONTROL DE COMBUSTIBLE
OBJETIVO
Garantizar el abastecimiento y buen uso del combustible, a fin de llevar un control eficaz de su
consumo por la flota vehicular de la institución a nivel nacional.
FUNCIONES
- Abastecer de combustible a los vehículos de la institución, cumpliendo con las normas y
procedimientos establecidos para esta actividad.
- Planificar, coordinar y controlar el consumo de combustible de todos los vehículos de la
institución, a nivel institucional.
- Confeccionar órdenes de combustible para el abastecimiento de la flota vehicular de la
Contraloría General de la República.
- Registrar y controlar el manejo de las tarjetas flotas de cada vehículo de la Contraloría
General de la República.
- Verificar el kilometraje recorrido de los vehículos para la confección del informe mensual
de consumo de combustible vs kilometraje recorrido.
- Confeccionar salvoconducto para los vehículos de la Contraloría General de la República,
que deben cumplir misiones oficiales fuera del horario regular de trabajo.
- Coordinar con las oficinas provinciales, las necesidades de combustible.
- Monitorear y orientar a los usuarios del servicio, sobre el uso del sistema de control vehicular
vigente, a nivel nacional.
- Capacitar al personal de las oficinas provinciales para el uso adecuado del sistema de control
vehicular.
- Verificar y registrar las facturas de consumo de combustible presentadas por las empresas
proveedoras, a través de las gestiones de cobro, y efectuar verificaciones en torno a
inconsistencias con los saldos presentados.
- Elaborar informe mensual de consumo de combustible correspondiente al área de Panamá y
a las oficinas provinciales.
- Registrar las generales de los vehículos alquilados por la Contraloría General de la República
y controlar que los mismos sean recibidos y entregados en la fecha pactada en el contrato de
alquiler.
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- Registrar en el sistema las generales de los conductores para que puedan solicitar
combustible.
- Verificar la vigencia de las licencias de los conductores y personal autorizado para conducir
vehículos oficiales de la Contraloría General de la República.
- Realizar tareas afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 42
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SECCIÓN DE OPERACIONES DE TRANSPORTE
OBJETIVO
Mantener el buen funcionamiento de la flota vehicular de la institución, a través de un programa de
mantenimiento preventivo y correctivo de la misma, con el propósito de brindar un servicio de
transporte oportuno y de calidad a todos sus usuarios, a nivel nacional.
FUNCIONES
- Coordinar con la Sección de Mantenimiento y Mecánica las reparaciones que requieren los
vehículos de la Contraloría General de la República y programar las compras de las piezas
requeridas para el taller de mecánica.
- Analizar las cotizaciones de repuestos y reparaciones del sistema de aire acondicionado de
los vehículos.
- Entregar al jefe de la Sección de Mecánica, los repuestos y piezas solicitadas del inventario
del Almacén o compradas por la caja menuda.
- Darle seguimiento al programa de mantenimiento de la flota vehicular de la institución en
coordinación con las diferentes Direcciones, a nivel nacional.
- Coordinar con las agencias de venta de automóviles el mantenimiento preventivo
concertando las citas previas y verificando que las mismas estén dentro del período de
garantía.
- Coordinar con el jefe de Mecánica el seguimiento de las reparaciones por colisiones que se
efectúan en los talleres particulares y que son pagados por la compañía aseguradora.
- Analizar el informe de recorrido de los vehículos a nivel nacional para verificar que los
mantenimientos preventivos que se realizan en las agencias de autos en garantía, se estén
efectuando.
- Realizar el trámite de revisado, para que la flota vehicular de la institución obtenga la placa
de circulación reglamentaria en forma oportuna.
- Tramitar la solicitud de asignación de placas particulares.
- Coordinar con el jefe de Mecánica la devolución de piezas reemplazadas (inservibles)
durante la reparación de los vehículos en el taller de la institución y en talleres particulares
para tramitar su debido descarte.
- Realizar tareas afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 43
30
SECCIÓN DE MANTENIMIENTO Y MECÁNICA
OBJETIVO
Conservar un programa de mantenimiento preventivo y correctivo para garantizar el estado físico y
mecánico de la flota vehicular, con el propósito de prolongar la vida útil de los mismos.
FUNCIONES
- Realizar las reparaciones y darle mantenimiento a la flota vehicular de la Contraloría General
de la República.
- Realizar y analizar cotizaciones de reparaciones y compras de repuestos y determinar las más
ventajosas para los intereses de la institución.
- Llevar un registro detallado por vehículo, de reparaciones, servicios y repuestos.
- Realizar los diagnósticos técnicos de los daños de la flota vehicular para programar su
reparación.
- Velar por la custodia del inventario de piezas, materiales y equipos que se mantienen en el Taller
de Mecánica y por el adecuado uso de los repuestos.
- Inspeccionar periódicamente los vehículos para determinar las necesidades de mantenimiento.
- Confeccionar informes sobre el mantenimiento preventivo, correctivo y dar seguimiento a los
trabajos de reparación de la flota vehicular de la institución.
- Administrar los contratos externos relativos al mantenimiento correctivo de vehículos de la flota
institucional.
- Levantar solicitudes de respuesta de acuerdo al programa de mantenimiento preventivo y
requerimientos de reparaciones.
- Velar por el orden, limpieza y seguridad de las áreas del taller
- Gestiona las solicitudes de descarte de piezas y llantas.
- Realizar tareas afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 44
31
DEPARTAMENTO DE INFRAESTRUCTURA Y REMODELACIONES
OBJETIVO
Planificar los servicios de construcción, remodelaciones, adecuaciones y acabados de edificaciones
de la Contraloría General de la República, con la finalidad de preservarlos y optimizar los espacios.
FUNCIONES
- Programar y dar seguimiento a las actividades a ejecutar en el Departamento.
- Elaborar proyectos de obras civiles y de remodelaciones en instalaciones de la entidad.
- Aprobar especificaciones técnicas y listado de materiales que requieran los proyectos de
obras civiles y remodelaciones.
- Velar por la existencia de materiales, herramientas y equipos requeridos por el Departamento
para el desarrollo de sus actividades.
- Coordinar el seguimiento a la ejecución de los servicios contratados asociadas a los
proyectos de obras civiles y remodelaciones.
- Coordinar con las unidades administrativas los traslados permanentes o temporales de áreas
asociados a la ejecución de a los proyectos de obras civiles y remodelaciones.
- Elaborar y presentar informes sobre el avance y cumplimiento de los trabajos realizados por
el Departamento.
- Realizar tareas afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 45
32
SECCIÓN DE REMODELACIONES
OBJETIVO
Ejecutar los servicios de construcción, remodelaciones, adecuaciones y acabados en edificaciones
de la Contraloría General de la República, con la finalidad de brindarles a los usuarios un ambiente
laboral adecuado.
FUNCIONES
- Programar las actividades que se deben ejecutar en la Sección y llevar control sobre el grado
de avance de las mismas.
- Elaborar especificaciones técnicas para tramitar adquisiciones de materiales o trabajos de
remodelaciones y proyectos de obras civiles.
- Realizar estimaciones de las necesidades de materiales, equipos, herramientas y demás
instrumentos de trabajo de la Sección.
- Elaborar informes mensuales de las actividades realizadas por la Sección.
- Realizar tareas afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 46
33
DEPARTAMENTO TÉCNICO
OBJETIVO
Elaborar los diseños y dar seguimiento al desarrollo de los proyectos de infraestructura de la
institución, a nivel nacional.
FUNCIONES
- Dirigir y supervisar las actividades de diseño y desarrollo de los planos de acuerdo a los
diferentes proyectos a ejecutar.
- Compilar los costos presupuestarios y llevar registro de las especificaciones técnicas de los
diferentes proyectos y trabajos de mantenimiento, remodelación y reparación en la
institución.
- Coordinar la aplicación en la entidad de las disposiciones de control de ahorro energético
establecidas por la Secretaría Nacional de Energía de la Presidencia de la República.
- Inspeccionar el proceso de construcción de las obras, que realice la institución por contrato
o por administración, y velar por la calidad de las mismas.
- Realizar el levantamiento de las dimensiones a las estructuras existentes y proponer mejoras
de las mismas.
- Coordinar con las unidades administrativas correspondientes, la verificación de documentos
relacionados con los contratistas y otros (fianzas, cuentas y otros).
- Dictaminar sobre la ejecución y conclusión de las obras.
- Realizar tareas afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 47
34
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
OBJETIVO
Organizar, dirigir y controlar la ejecución de trabajos técnicos, que coadyuven al desarrollo de las
labores de mantenimiento y conservación de las instalaciones físicas de la institución a nivel nacional,
bajo las normativas de prevención existentes.
FUNCIONES
- Planificar, coordinar y supervisar los avances de los trabajos relativos al mantenimiento,
reparación y aseo de las instalaciones.
- Establecer métodos y procedimientos adecuados para simplificar el trabajo y realizarlo de
manera eficiente y eficaz.
- Inspeccionar las instalaciones físicas de la entidad y sus alrededores para verificar la
limpieza, conservación y determinar las necesidades de mantenimiento y reparación.
- Dar seguimiento al cumplimiento de los programas de reparación oportuna de los bienes
muebles y brindar los servicios tendientes a conservar las instalaciones de la institución.
- Verificar los niveles de inventario en el almacén central y en el depósito del departamento,
para garantizar un mínimo de materiales en existencia.
- Garantizar que las especificaciones técnicas contemplen los requisitos necesarios para la
óptima contratación de los bienes y servicios solicitados.
- Atender a las Empresas Contratistas que se encargan de los servicios de mantenimiento y
establecer los controles y disposiciones que garanticen el cumplimiento de lo establecido en
los contratos.
- Gestionar y preparar estudios para la adecuada racionalización y optimización del recurso
de infraestructura.
- Compilar y analizar los informes mensuales de las solicitudes atendidas en las unidades
adscritas al departamento.
- Participar en la elaboración de planos de ser necesarios del sistema eléctrico, refrigeración,
ebanistería, fontanería para asociados a proyectos de remodelaciones de la institución, a
nivel nacional.
- Representar a la Contraloría General de la República como el administrador energético ante
la Secretaría Nacional de Energía de la Presidencia de la República.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 48
35
- Dar seguimiento al cumplimiento de los programas de trabajos eléctricos, fontanería,
ebanistería, refrigeración que se realicen a nivel nacional.
- Evaluar informes técnicos orientados al mantenimiento de los sistemas eléctricos, fontanería
y refrigeración de la institución.
- Dar seguimiento al cumplimiento de los programas de limpieza diaria y disposición de
desechos en las oficinas donde la Contraloría General de la República mantiene oficinas
habilitadas.
- Coordinar el envío semanal de los desechos del Taller de Impresión, Ebanistería y otros, al
Vertedero Municipal.
- Realizar tareas afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 49
36
SECCIÓN TALLER DE HERRERÍA
OBJETIVO
Contribuir al mantenimiento de la estructura física de las instalaciones de la Contraloría General de
la República que guarden relación con las manufacturas típicas de la herrería.
FUNCIONES
- Presentar para aprobación el programa de mantenimientos preventivos y correctivos a
realizar por la Sección a nivel nacional.
- Elaborar la solicitud de materiales, herramientas y equipos requeridos para la ejecución de
los trabajos solicitados y calcular sus respectivos costos.
- Velar por el oportuno cumplimiento de los trabajos de mantenimiento preventivo y
correctivo asociados al servicio de herrería en las instalaciones de la Contraloría General de
la República.
- Velar por el buen uso, mantenimiento y custodia de materiales, equipos y herramientas
asignados al Taller de Herrería.
- Realizar la instalación de cerraduras en puertas y mobiliarios de oficinas de la Contraloría
General de la República.
- Garantizar las existencias de materiales, herramientas y equipos de uso en la Sección.
- Realizar funciones afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 50
37
SECCIÓN DE ASEO
OBJETIVO
Realizar trabajos en materia de aseo en las instalaciones de la Contraloría General de la República,
a fin de brindar a los usuarios un ambiente de orden y limpieza.
FUNCIONES
- Planificar, coordinar y supervisar la ejecución de los trabajos regulares de aseo de las
instalaciones físicas de la Contraloría General de la República.
- Establecer prioridades en solicitudes adicionales de trabajos de aseo y llevar el control sobre
el grado de avance de los mismos.
- Realizar inspecciones periódicas en las instalaciones físicas y sus alrededores para verificar
su limpieza y conservación.
- Coordinar con los Supervisores de Aseo, el envío semanal de los desechos del Taller de
Impresión, Ebanistería y otros al Vertedero Municipal que corresponda.
- Establecer métodos y procedimientos adecuados, para simplificar el trabajo en la Sección y
realizarlo de manera eficiente y eficaz.
- Elaborar informes mensuales de las actividades realizadas por la Sección y presentarlo a la
jefatura del Departamento.
- Diseñar programas de trabajo de acuerdo a características de las diversas áreas (limpieza
diaria, semanal, mensual y otras).
- Realizar funciones afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 51
38
SECCIÓN DE CONSERVACIÓN DE INSTALACIONES
OBJETIVO
Proporcionar de manera oportuna y eficientemente servicios que requieran las unidades
administrativas de la Contraloría General de la República, en materia de mantenimiento preventivo y
correctivo menores.
FUNCIONES
- Planificar, coordinar y supervisar la ejecución de trabajos no complejos de mantenimiento
general y reparación que requiera las instalaciones a cargo de la Sección.
- Generar reportes del Sistema de Atención de Servicios Generales (SISSEGE) y presentar
informes sobre el avance de los trabajos asignados a la Sección.
- Elaborar las especificaciones técnicas que se requieran para tramitar adquisiciones o trabajos
en materia de mantenimiento menores de las instalaciones.
- Apoyar en las inspecciones de las instalaciones físicas y sus alrededores para verificar su
conservación y determinar las necesidades de mantenimiento y/o su reparación.
- Atender en primera instancia las situaciones de urgencia, que en torno a los mantenimientos,
se presentan fuera del horario regular de trabajo, escalando las que no correspondan a la
atención de esta Sección.
- Realizar funciones afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 52
39
SECCIÓN DE EBANISTERÍA
OBJETIVO
Brindar servicios de mantenimiento, reparación y confección de mobiliario y demás trabajos de
ebanistería que requiera la entidad.
FUNCIONES
- Planificar la oportuna atención de proyectos y órdenes de trabajos de ebanistería.
- Coordinar las actividades y trabajos de ebanistería asociadas a los proyectos de remodelación
y otras solicitudes.
- Elaborar bosquejos correspondientes a confección de muebles y otros trabajos de ebanistería
solicitados por unidades administrativas de la institución.
- Confeccionar el presupuesto de los materiales de ebanistería a utilizarse en los proyectos y
órdenes de trabajos de ebanistería.
- Elaborar y presentar informes de avance de ejecución de trabajos solicitados a la Sección.
- Velar por la oportuna solicitud de materiales, herramientas y equipos requeridos por la
Sección para el desarrollo de sus actividades.
- Realizar funciones afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 53
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SECCIÓN DE ELECTRICIDAD
OBJETIVO
Organizar, dirigir, coordinar y supervisar los trabajos, instalaciones y equipos eléctricos de la
Contraloría General de la República, garantizando el cumplimiento de las normativas de prevención,
seguridad y salud laboral vigentes en la materia.
FUNCIONES
- Coordinar y supervisar los proyectos de mantenimientos preventivos y correctivos de
instalaciones y equipos eléctricos como también apoyar en las remodelaciones o
adecuaciones nuevas que se den en el momento.
- Elaborar especificaciones técnicas de proyectos eléctricos, garantizando que contemplen los
requisitos necesarios para que se cumpla con las normas internacionales de electricidad.
- Elaborar estimaciones de costos para la adquisición de las piezas, materiales eléctricos y
herramientas requeridos para la adecuada ejecución de proyectos eléctricos.
- Confeccionar los informes técnicos orientados al mantenimiento de los sistemas eléctricos,
de la institución.
- Participar junto con personal del Almacén en el recibo de equipos y de materiales eléctricos
para verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas solicitadas en el respectivo
documento contractual.
- Planificar y coordinar conjuntamente con el arquitecto, la elaboración de los planos del
sistema eléctrico asociados a remodelaciones en instalaciones de la entidad.
- Garantizar la existencia de niveles adecuados de inventario de material, herramientas y
equipo eléctrico en el Almacén Central y en el depósito de la Sección.
- Representar a la Contraloría General de la República en reemplazo del administrador
energético ante la Secretaría Nacional de Energía de la Presidencia de la República.
- Implementar las medidas de ahorro energético dictadas por la Secretaría Nacional de Energía
de la Presidencia de la República y velar por el cumplimiento de las mismas en la entidad.
- Verificar las facturaciones presentadas por las empresas distribuidoras analizando el
comportamiento del consumo eléctrico de la institución en sus diferentes sedes.
- Elaborar informes semanal y mensualmente de las solicitudes atendidas en el área eléctrica.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 54
41
- Velar por el buen uso de los materiales, herramientas y equipos de trabajo asignados al área
eléctrica.
- Realizar funciones afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 55
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SECCIÓN DE REFRIGERACIÓN
OBJETIVO
Garantizar la adecuada temperatura ambiental que requieran las diversas instalaciones de la
Contraloría General de la República, mediante el suministro, instalación y mantenimiento de
unidades acondicionadoras de aire y equipos de refrigeración.
FUNCIONES
- Elaborar especificaciones técnicas para el suministro, instalación y mantenimiento de
unidades acondicionadoras de aire y equipo de refrigeración.
- Diseñar el recorrido de los ductos y ramales de unidades centrales de aire acondicionado
para remodelaciones y adecuaciones en las instalaciones de la Contraloría General de la
República.
- Dar seguimiento al cumplimiento de lo establecido en las contrataciones para la instalación
de acondicionadores de aire en las oficinas de la entidad y programar el mantenimiento
preventivo y correctivo de los mismos.
- Atender los reportes de daños de aires acondicionados y de equipos de refrigeración,
ubicados en las instalaciones de la Contraloría General de la República.
- Realizar giras de inspección para determinar el funcionamiento de los aires acondicionados
y equipos de refrigeración, en las instalaciones de la Contraloría General de la República,
elaborando informes técnicos correspondientes a las unidades que requieran reparación,
reemplazo, desinstalación y reubicación.
- Dar seguimiento a la correcta ejecución de los contratos de mantenimiento de unidades
acondicionadoras de aire y de equipos de refrigeración que brinden empresas proveedoras,
en las distintas oficinas de la Contraloría General de la República.
- Revisar órdenes de compras y acuerdos suplementarios de proyectos de suministro e
instalación de aires acondicionados.
- Asistir, según designación, a reuniones convocadas por la Secretaría Nacional de Energía de
la Presidencia de la República.
- Realizar funciones afines, según requerimientos
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 56
43
SECCIÓN DE FONTANERÍA
OBJETIVO
Brindar oportuna atención a las instalaciones de la Contraloría General de la República en materia de
fontanería, con el propósito de evitar inconvenientes a usuarios internos y externos en el uso de
infraestructuras que involucren tuberías y ductos.
FUNCIONES
- Programar coordinar y supervisar periódicamente los trabajos a realizar por el personal de
la Sección.
- Recibir y ejecutar, oportunamente, reparaciones y órdenes de trabajos generadas por las
distintas unidades administrativas de la institución.
- Supervisar la adecuada utilización, cuidado y mantenimiento del equipo y herramientas
utilizadas por el personal a su cargo.
- Elaborar informes mensuales de las actividades realizadas por la Sección y presentarlo a la
jefatura del Departamento.
- Elaborar especificaciones técnicas y cálculos de costos de materiales, herramientas y equipos
requeridos para la ejecución de proyectos de remodelaciones y adecuaciones.
- Realizar funciones afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 57
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DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS
OBJETIVO
Brindar el servicio de correspondencia y archivo de toda la documentación que ingresa y se genera
en la Contraloría General de la República, a nivel nacional, en forma eficiente, eficaz y confiable.
FUNCIONES
- Realizar los trámites de las correspondencias de afectación fiscal, valores, órdenes judiciales
y demás solicitudes que ingresan a la Contraloría General de la República.
- Realizar la entrega oportuna de toda la correspondencia que se remite a través de mensajería,
valija y correos, a nivel nacional e internacional.
- Administrar los archivos activos e inactivos de la institución de acuerdo a las leyes, normas
y procedimientos que rigen la materia.
- Vigilar el buen manejo de los documentos altamente confidenciales y la documentación de
refrendo, que por disposición del Despacho Superior requiera tramitarse en la sede de la
Contraloría General de la República.
- Verificar que se realice el registro especial para el trámite de cheques que ingresan para
custodia y seleccionarlo por reintegro o por pagos de servicio de descuentos.
- Realizar la preparación de los documentos de afectación fiscal que proceden del Despacho
Superior refrendados o con objeciones, conservando copia del expediente para custodia en
los archivos inactivos.
- Coordinar el servicio de mensajería para la distribución interna y externa de toda la
correspondencia que se tramita.
- Mantener actualizado los archivos activos e inactivos de los diferentes procesos que se
realizan en el Departamento para brindar información oportuna.
- Asesorar técnicamente en materia de administración documental y de archivos a entidades
públicas, que así lo soliciten.
- Custodiar y conservar toda la documentación, valores de afectación fiscal y otros que se
someten al examen y refrendo de la Contraloría General de la República, provenientes de
las diferentes entidades gubernamentales, a nivel nacional.
- Custodiar y conservar los archivos inactivos de todas las unidades administrativas de la
Contraloría General de la República, a nivel nacional.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 58
45
- Tramitar las solicitudes de devolución de fianzas que garantizan el cumplimiento de órdenes
de compra y contratos, las cuales son consignadas en cheques, garantías bancarias, efectivos
y otros.
- Organizar y supervisar la ejecución del proceso de digitalización de los expedientes de
afectación fiscal que están en custodia en los archivos inactivos.
- Cumplir con las normas de catalogación y preservación de los documentos y procedimientos
de archivos.
- Brindar información de los expedientes y cheques microfilmados y realizar el
mantenimiento de los rollos de microfilmación.
- Depurar los archivos inactivos y activos de acuerdo a lo dispuesto en la Tabla de Vida
Documental.
- Elaborar el anteproyecto de presupuesto del Departamento.
- Realizar funciones afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 59
46
SECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA
OBJETIVO
Lograr que el programa de administración de documentos, cumpla con las disposiciones, normas y
procedimientos que rigen la materia.
FUNCIONES
- Recibir, registrar en los sistemas informáticos y distribuir toda la correspondencia que
ingresa para trámite en la Contraloría General de la República.
- Manejar los documentos confidenciales, la documentación de refrendo y aquellos que por
disposición del Despacho Superior requiera tramitarse en la sede de la Contraloría General
de la República.
- Recibir y enviar las correspondencias que se tramitan desde y hacia las oficinas provinciales,
a través del servicio de valijas.
- Realizar registro especial para el trámite de cheques que ingresan para custodia y
seleccionarlos por reintegro o por pago de servicios de descuentos.
- Mantener el control de los valores que se tramitan hacia las diferentes unidades
administrativas de la Contraloría General de la República.
- Preparar para su entrega, los documentos de afectación fiscal que proceden del Despacho
Superior refrendados o con objeciones.
- Participar en asesorías técnica en materia de administración documental a entidades
públicas, que así lo soliciten.
- Dar información sobre la ubicación de las correspondencias de afectación fiscal u otras que
requiera el jefe del Departamento y a los usuarios que mantienen trámite en la Contraloría
General de la República.
- Presentar los informes correspondientes a solicitud del jefe del Departamento.
- Realizar funciones afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 60
47
SECCIÓN DE REFERENCIAS Y ARCHIVOS
OBJETIVO
Administrar los archivos activos e inactivos de la institución, de acuerdo a las leyes, normas y
procedimientos que rigen la materia.
FUNCIONES
- Solicitar a todas las unidades administrativas de la institución la revisión de sus archivos y
programar su traslado a las instalaciones de los archivos inactivos.
- Tramitar las solicitudes de devolución de fianzas que garantizan el cumplimiento, las cuales
son consignadas en cheques, garantías bancarias, efectivos y otros.
- Digitalizar y actualizar los expedientes de afectación fiscal que están en custodia de los
archivos inactivos (contratos y órdenes de compra).
- Verificar el cumplimiento de las normas de catalogación y preservación de los documentos
y procedimientos de archivo.
- Informar sobre los expedientes y cheques microfilmados y realizar el mantenimiento de los
rollos de microfilmación.
- Mantener actualizado los archivos inactivos que se tramitan para brindar información
oportuna.
- Custodiar y conservar los archivos inactivos de todas las unidades administrativas de la
Contraloría General de la República, a nivel nacional.
- Coordinar con las diferentes unidades administrativas involucradas en el trámite para el
proceso de descarte de aquellos documentos que han cumplido el periodo de retención
establecido en la Tabla de Vida Documental.
- Coordinarla participación de estudiantes de la Escuela de Archivología de la Universidad de
Panamá, para que realicen la práctica profesional en la Sección.
- Realizar la clasificación de papel que va a ser donado al Despacho de la Primera Dama.
- Presentar informes gerenciales al jefe de Departamento.
- Realizar funciones afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 61
48
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
OBJETIVO
Brindar información financiera confiable conforme a los reglamentos vigentes y de aplicación para
las entidades del sector público por la Contraloría General de la República.
FUNCIONES
- Registrar y reportar sobre las operaciones presupuestarias, financieras y patrimoniales de la
institución.
- Solicitar información pertinente a las unidades administrativas y operativas de la institución
para la actualización e integración contable.
- Realizar los registros de gestión de cobro por servicios, adquisición de bienes, obras,
alquileres u otras que se reciben en la institución.
- Preparar, analizar y presentar los estados financieros institucionales e informes
complementarios a la Dirección Nacional de Administración y Finanzas.
- Registrar mensualmente los ingresos remitidos por el Departamento de Tesorería y mantener
el control de las cuentas por cobrar de la institución.
- Mantener el control de los fondos que se manejan en la entidad, de acuerdo al presupuesto
autorizado vigente.
- Controlar y mantener registros actualizados de las pólizas de seguro, inherente al personal
que forma parte de la Contraloría General de la República.
- Coordinar con el Departamento de Bienes Patrimoniales, la presentación oportuna de las
declaraciones de los bienes patrimoniales de la institución al Ministerio de Economía y
Finanzas.
- Llevar la actualización permanente de los registros en los libros de Diario mayor y auxiliares.
- Conciliar con el Departamento de Tesorería los saldos semanales y mensuales de los
recaudos e ingresos.
- Registrar las resoluciones emitidas por el Ministerio de Economía y Finanzas, actas de
descartes, donación, permutas y otras que se solicitan o tramitan en la institución.
- Verificar y analizar los informes de cuentas por pagar, de acuerdo a la disposición del
Ministerio de Economía y Finanzas.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 62
49
- Programar, verificar y controlar la ejecución de la toma física del inventario de Almacén de
la Contraloría General de la República.
- Realizar el registro y control de la contribución de la Cuota de Seguro Social – Obrero
Patronal de la planilla de pago.
- Realizar funciones afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 63
50
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
OBJETIVO
Garantizar las actividades de custodia, control, manejo y desembolso de fondos, valores y
documentos negociables que se administran en la Contraloría General de la República.
FUNCIONES
- Coordinar con los Departamentos de Contabilidad y de Presupuesto, los aspectos
inherentes al manejo de los fondos de la Contraloría General de la República.
- Realizar las actividades de distribución de fondos, recaudación de ingresos y pagos de
compromisos de la Contraloría General de la República.
- Llevar el control y manejo de las operaciones de todos los fondos que administra la
Dirección de Administración y Finanzas de la Contraloría General de la República.
- Tramitar la ordenación de pago de las solicitudes de reembolso de caja menuda de la
institución, a nivel nacional.
- Administrar la caja menuda de viáticos y la caja menuda regular de las Direcciones de la
Contraloría General de la República que no cuentan con las mismas.
- Realizar el cobro, reintegro y manejo de los ingresos de gestión de la institución y elabora
los informes diarios de estos ingresos.
- Confeccionar los reembolsos del fondo de operaciones institucional y el de la Cuenta Única
del Tesoro Nacional.
- Tramitar las solicitudes de viáticos que han sido autorizadas y realizar la ordenación de
pagos por transferencias y cheques por el importe de los mismos a los funcionarios
respectivos.
- Validar las ordenaciones de pago que se remiten al Ministerio de Economía y Finanzas, de
los viáticos, reembolsos de caja menuda, pago a proveedores, alimentación y transporte.
- Administrar la aplicación de Consulta en Línea de los fondos de la Contraloría General de
la República.
- Realizar la retención y el pago del 50% del ITBMS de los proveedores.
- Verificar y tramitar el pago de la cuota obrero-patronal de los encuestadores.
- Recibir y controlar el manejo de efectivo, cheques o documentos negociables en depósito,
que formen parte de los activos en custodia que se reciben y se tramitan en la institución.
- Verificar que se efectúen diariamente los depósitos bancarios en efectivo y cheques en las
cuentas bancarias autorizadas en el Banco Nacional de Panamá.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 64
51
- Realizar el trámite de las Gestiones de Cobros presentadas contra la Cuenta Única del
Tesoro Nacional de los compromisos de la institución, de acuerdo con la Programación
Financiera y con base en la disponibilidad de los recursos.
- Elaborar la ordenación de pago a la Cuenta Única del Tesoro (CUT), de acuerdo a la
programación financiera establecida por la Dirección Nacional de Administración y
Finanzas de la Contraloría General de la República.
- Realizar el pago a las prestaciones laborales de todos los servidores y exservidores de la
institución, a nivel nacional.
- Verificar el presupuesto asignado a las actividades que realiza el Instituto Nacional de
Estadística y Censo.
- Realizar funciones afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 65
52
DEPARTAMENTO DE BIENES PATRIMONIALES
OBJETIVO
Fortalecer la gestión de la Contraloría General de la República, ofreciendo la información
permanente y actualizada de la cantidad, valor, estado de conservación, ubicación institucional y
geográfica de los bienes de activo fijo, de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes.
FUNCIONES
- Llevar el registro detallado de los bienes muebles e inmuebles, terrenos adquiridos, de obras
de infraestructura, de maquinaria, equipo y de instalaciones.
- Coordinar la labor de descarte, donación y chatarreo de los bienes de la institución con la
Dirección Nacional de Fiscalización y el Ministerio de Economía y Finanzas.
- Mantener actualizado el movimiento y traslado de cada equipo, ya sea de manera temporal,
permanente o en tránsito de cada Dirección que conforma la Contraloría General de la
República.
- Recibir de la Sección de Almacén, los despachos de bienes de activo fijo, para incorporarlos
al inventario de la institución.
- Elaborar el inventario de los bienes de activo fijo de la institución, de las cuentas y
subcuentas para presentarlos ante el Ministerio de Economía y Finanzas, semestralmente.
- Tramitar, ante el Departamento de Avalúo de la Dirección de Bienes Patrimoniales del
Estado y ante la Dirección Nacional de Ingeniería de la Contraloría General de la República,
las solicitudes de avalúo, permutas y otros.
- Levantar el listado de inventario físico de los bienes de activo fijo que se vayan a descartar
o donar.
- Realizar la confección de notas y actas de descarte, para proceder a dar de baja a los bienes
descartados en el sistema y remitir el expediente al Departamento de Contabilidad para su
asiento de diario.
- Registrar la baja en el sistema de todos los bienes donados, aplicar la depreciación de los
mismos y remitir al Departamento de Contabilidad para el asiento de diario. Previo a estas
acciones se debe contar con la Resolución de donación que emite el Ministerio de Economía
y Finanzas.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 66
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- Mantener el control y registro actualizado de todos los traslados de los activos fijos que se
emiten con numeración secuencial de las transacciones efectuadas en el sistema.
- Realizar la toma de inventario físico, de los activos fijos de la institución, a nivel nacional.
- Elaborar el anteproyecto de presupuesto del Departamento.
- Realizar funciones afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 67
54
DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO
OBJETIVO
Coadyuvar en el adecuado manejo y control de los recursos financieros y la emisión de información
financiera oportuna y confiable, cumpliendo eficientemente con la Ley de Presupuesto y las Normas
de Administración Presupuestaria vigente.
FUNCIONES
- Ejecutar, controlar y evaluar el presupuesto anual de la Contraloría General de la República.
- Ejecutar las partidas presupuestarias, según objeto de gastos, en atención a solicitudes de
cada Dirección.
- Participar en el proceso de elaboración del Presupuesto para la vigencia del año que
corresponde.
- Seleccionar y ordenar las asignaciones de los programas, actividades y proyectos a ejecutar
en el período inmediato.
- Evaluar el comportamiento del presupuesto autorizado desde su aprobación hasta su cierre
y liquidación.
- Realizar el registro de los documentos que generan compromisos y pagos.
- Mostrar las variaciones y modificaciones ocurridas en las partidas autorizadas inicialmente,
su incidencia en la orientación del gasto y el grado de relación entre los objetivos y metas
aprobados.
- Preparar y proporcionar informes de evaluación presupuestaria, a la Dirección Nacional de
Administración y Finanzas, Dirección Nacional de Asesoría Económica y Financiera, de
acuerdo a las políticas y directrices establecidas por el contralor general de la República
- Realizar funciones afines, según requerimientos.
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DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN DE OFICINAS PROVINCIALES
OBJETIVO
Organizar, dirigir y coordinar los servicios administrativos, para el logro de un servicio de calidad,
óptimo y oportuno en las distintas dependencias de la Contraloría General de la República a nivel
nacional.
FUNCIONES
- Coordinar con la Dirección y Subdirecciones la ejecución de proyectos especiales, a nivel
nacional.
- Realizar revisiones periódicas de los requerimientos de recursos humanos, materiales y
financieros, presentados por las oficinas provinciales.
- Organizar y coordinar los servicios de transporte, correspondencia y archivos,
arrendamiento, seguridad y cualquier otro que sea necesario prestar en las oficinas
provinciales, a nivel nacional.
- Velar por el cumplimiento de las disposiciones sobre asistencia, permisos, ausencias, tiempo
extraordinario e informes correspondientes, de cada oficina provincial conforme a lo
establecido en el Reglamento Interno de la institución.
- Dar seguimiento a la prestación oportuna de los servicios administrativos a las distintas
dependencias de la Contraloría General de la República y al adecuado aprovechamiento de
los recursos humanos, materiales y financieros, asignados a las mismas con la calidad
requerida.
- Organizar y coordinar la actualización del inventario y suministro de útiles y equipo de
oficina que se requieran.
- Solicitar y dar seguimiento a las contrataciones de locales adicionales que requiera la
Contraloría General de la República a nivel provincial.
- Realizar funciones afines, según requerimientos.
No. 30010-A Gaceta Oficial Digital, lunes 15 de abril de 2024 69
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OFICINAS PROVINCIALES
OBJETIVO
Organizar, dirigir y coordinar los servicios administrativos para el logro de un servicio de calidad,
óptimo y oportuno en las sedes provinciales de la Contraloría General de la República y oficinas
satélites.
FUNCIONES
- Colaborar con el Departamento de Coordinación de Oficinas Provinciales para garantizar el
cumplimiento de los servicios de transporte, correspondencia y archivos, seguridad y bienes
que requieren las diferentes Direcciones representadas en la Sede Provincial, incluyendo las
Oficinas de Fiscalización.
- Coordinar con la unidad administrativa responsable del control de los Bienes Patrimoniales
y Seguros, sobre el inventario, condición y estatus de los equipos.
- Velar que se cumpla con las normas de limpieza y mantenimiento de las oficinas, que deban
ser atendidas por el arrendador de las instalaciones de la Sede Provincial o por los
trabajadores manuales de la Contraloría General de la República.
- Presentar las solicitudes mensuales de material de aseo y de oficina, para distribuirlo a las
oficinas, manteniendo los controles respectivos.
- Apoyar a las Direcciones representadas en provincias y al Departamento de Correspondencia
y Archivos, en los trabajos de depuración, clasificación y descarte de documentos que han
cumplido con su periodo de vida, según la Tabla de Vida Documental.
- Llevar el control del retiro y entrega de las correspondencias, que se manejan desde y hacia
diferentes destinos del territorio nacional, a través de valija, correo y mensajería.
- Entregar los cheques correspondientes al pago de proveedores y apoyar en la entrega de la
documentación relativa a los trámites de contratos de arrendamiento.
- Tramitar la recaudación relativa a los diferentes cobros que se realizan en las oficinas
provinciales, realizar los depósitos en el Banco Nacional de Panamá y remitir toda la
documentación vía valija al Departamento de Tesorería.
- Tramitar con el Departamento de Tesorería, las gestiones de cobro presentadas por los
proveedores de la Dirección Nacional de Administración y Finanzas en provincias.
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- Coordinar y colaborar con la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos en los
trámites de firma de actas de toma de posesión, proceso de reclutamiento de aspirantes,
notificación de resoluciones a servidores, grabación de huellas para registro de asistencia,
atención a actos funerarios de servidores, y cualquier otro apoyo que requiera esta
Dirección.
- Confeccionar y firmar los cupones de consumo de combustible, para los vehículos oficiales
de la provincia y presentar informes de consumo.
- Registrar en el sistema las facturas de consumo de combustible, recopilar y enviar los
registros de control del kilometraje recorrido de cada vehículo oficial de la provincia.
- Confeccionar y controlar las órdenes de servicios para el mantenimiento preventivo y
correctivo de la flota vehicular de las provincias.
- Llevar el control, uso y distribución de lubricantes, así como mantener el inventario, control
y distribución de piezas, llantas, baterías para los vehículos oficiales de las provincias.
- Llevar el control de la Caja Menuda que se le asigne, sus registros, pagos y demás que
correspondan, de acuerdo a las normas establecidas.
- Coordinar y tramitar lo referente a la elaboración de informes de tiempo, registro,
comunicación de asistencia, programación y trámite de vacaciones del personal.
- Realizar el trámite de las solicitudes de CERPAN.
- Recibir y entregar paquetes o sobres con los cheques dirigidos al Ministerio de Educación y
a la Policía Nacional.
- Recibir y entregar las solicitudes de información de descuentos y certificaciones.
- Atender consultas sobre descuentos a empleados públicos de la provincia, en coordinación
con las unidades correspondientes.
- Presentar informe mensual de trabajos realizados por las Oficinas Provinciales de
Administración y Finanzas.
- Coordinar a solicitud de la Academia de Control Gubernamental, la logística para la
capacitación de los servidores a nivel provincial.
- Realizar funciones afines, según requerimientos.
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