Resolución Ejecutiva Nº 37-2007 de 19 de julio de 2007, "POR LA CUAL SE ESTABLECE LA TABLA DE VIDA DOCUMENTAL PARA LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS EN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS QUE CONFORMAN EL INSTITUTO DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS NACIONALES (IDAAN)."
REPUBLICA DE PANAMÁ
INSTITUTO DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS NACIONALES
RESOLUCIÓN EJECUTIVA No. 37-2007
Por la cual se establece la Tabla de Vida Documental para los documentos producidos en las diferentes dependencias que conforman el Instituto de Acueductos y Alcantarillados Nacionales (IDAAN).
EL DIRECTOR EJECUTIVO DEL
INSTITUTO DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS NACIONALES
CONSIDERANDO:
Que la Ley No. 13 de 23 de enero de 1957, Artículo Octavo, literal (b) establece la obligación de las dependencias del Estado, a mantener en su seno programas de documentación y de archivos que incluirán la organización, guarda, catalogación, uso y disposición de los documentos de su pertenencia;
Que la Ley No. 77 de 28 de diciembre de 2001, "Que Reorganiza el Instituto de Acueductos y Alcantarillados Nacionales y Dicta Otras Disposiciones", en su Articulo 28, numeral 11 establece que el patrimonio del IDAAN lo constituyen los bienes, valores y derechos que haya adquirido o adquiera a titulo de propiedad;
Que los archivos institucionales, forman parte del patrimonio documental del IDAAN y del País;
Que el inventario de la documentación custodiada en el Archivo Central ha demostrado que la misma puede eliminarse después de trascurrido cierto período, lo que requiere actualizar la Tabla de Vida Documental;
Que la Tabla de Vida Documental, establece los plazos de conservación de documentos de cada oficina, en los cuales se plasma la producción documental total de la entidad, se detectan duplicidades, se establece el tiempo de conservación de documentos, y se indica cuáles son los documentos más representativos de la institución, para que sean conservados permanentemente y se sumen al patrimonio documental institucional;
Que la actual Tabla de Vida Documental del IDAAN data de 1997 y con el cambio y modernización de los sistemas se hace necesario actualizarla;
Que en el marco de la modernización institucional, la reorganización de los archivos y de los diferentes procesos archivísticos (clasificación, ordenación, selección) deben fluir ordenada y consecuentemente, hasta llegar a la eliminación o conservación de los documentos;
Que, de conformidad con lo establecido en la Ley No. 77 de 28 de diciembre de 2001, Artículo 24, Numeral 2, se faculta al Director Ejecutivo a "administrar los intereses de la entidad, velar por el buen funcionamiento de sus dependencias y el desempeño de sus funcionarios".
RESUELVE:
PRIMERO: Aprobar y establecer la siguiente Tabla de Vida Documental para los documentos producidos en las diferentes dependencias que conforman el Instituto de Acueductos y Alcantarillados Nacionales (IDAAN).
INSTITUTO DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS NACIONALES
TABLA DE VIDA DOCUMENTAL
2007
Dirección/ Depto. Descripción de Documento Período de Retención Años Método de Conservación
Activo Inactivo Tiempo
Junta Directiva Actas de Junta Directiva 1 4 Permanente Microfilm/ CD
Resoluciones de Junta Directiva 1 4 Permanente Microfilm/ CD
Notas Varias 2
Dirección Ejecutiva Fichero de Notas 1 4
Fichero de Memorandos 1 4
Notas Varias 1 4 Permanente Microfilm/ CD
Circulares 1 3 Microfilm/ CD
Secretaría General Informes de Comité Ejecutivo 1 4
Asesoría...
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