Decreto Nº 149-2008-DMySC de 5 de mayo de 2008, "POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL ALMACÉN DEL INSTITUTO PANAMEÑO AUTÓNOMO COOPERATIVO (IPACOOP)"
DECRETO NÚMERO 149-2008-DMySC
(de 5 de mayo de 2008)
Por el cual se aprueba el documento titulado "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL ALMACÉN DEL INSTITUTO PANAMEÑO AUTÓNOMO COOPERATIVO (IPACOOP)".
EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA
En uso de sus facultades constitucionales y legales
CONSIDERANDO:
Que el Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá, establece que la Contraloría General de la República es el ente encargado de fiscalizar y regular, mediante el control previo y posterior, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin que se realicen con corrección, según lo establecido en la Ley.
Que el Artículo 11, numeral 2 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la Institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos, a fin que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas.
Que el Artículo 36 de la citada Ley dispone que, la Contraloría General de la República, dictará reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas que manejen fondos o bienes públicos.
Que corresponde a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad a través del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, analizar, diseñar e implementar a nivel del sector Público, manuales de procedimientos, guías e instructivos, orientados a asegurar la regulación, fiscalización y control de la gestión pública de acuerdo a preceptos constitucionales, legales y principios administrativos de aceptación general, de acuerdo al Decreto 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007.
Que una vez elaborados estos documentos, deben oficializarse mediante Decreto, en el que se establece la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y son de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos encargados de aplicarlos.
Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por los responsables de cada una de las unidades administrativas involucradas en el proceso.
DECRETA:
Aprobar el documento titulado "MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL ALMACÉN DEL INSTITUTO PANAMEÑO AUTÓNOMO COOPERATIVO (IPACOOP)".
Este documento regirá para el INSTITUTO PANAMEÑO AUTÓNOMO COOPERATIVO (IPACOOP)".
Este Decreto regirá a partir de su promulgación.
FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 280, numeral 2 de la Constitución Política de Panamá, Artículo 11, numeral 2 y Artículo 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General. Decreto Número 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007.
Dado en la ciudad de Panamá, a los 5 días del mes de mayo de 2008.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
CARLOS A. VALLARINO R.
Contralor General de la República
JORGE L. QUIJADA V.
Secretario General
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN SUPERIOR
CARLOS A. VALLARINO R.
Contralor General
LUIS C. AMADO A.
Subcontralor General
JORGE L. QUIJADA V.
Secretario General
DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
ELY I. BROKAMP I.
Directora GEONIS BORRERO
Subdirector
DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS
Y BIENES PÚBLICOS
ARMANDO E. ÁLVAREZ G.
Jefe de Departamento
RITA SANTAMARÍA
Subjefa de Departamento
YAZMINA CORELLA M.
Analista
DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA
LUIS A. PALACIOS
Director
KATHIA L. RODRÍGUEZ DE BROWN
Asesora Jurídica
DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL
MANUEL SANTAMARÍA
Director
IVÁN MARTÍNEZ
Subdirector
LUIS A. VERGARA
Asistente Ejecutivo
RAFAEL ARAÚZ
Fiscalizador Jefe-IPACOOP
REPÚBLICA DE PANAMÁ
INSTITUTO PANAMEÑO AUTÓNOMO COOPERATIVO
VÍCTOR M. LÓPEZ Q.
Director Ejecutivo
RAMÓN RODRÍGUEZ CÁCERES
Subdirector Ejecutivo
ERIC VALENZUELA
Director de Administración y Finanzas
ESTEBAN QUINTERO
Jefe del Departamento de Servicios Generales
NURIA DE RODRÍGUEZ
Jefa de la Oficina de Almacén
ÍNDICE
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ASPECTOS GENERALES
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Objetivo el Manual
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Base Legal
. C. Características y Responsabilidades, Según Competencia en el Almacén
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CONTROLES INTERNOS
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Generales
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Específicos
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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Recepción de Bienes
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Distribución de Bienes
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Custodia de Bienes
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Programación Global de Solicitudes de Bienes
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Ajuste, Modificación y Anulación de Registros
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Recepción y Control de Donaciones
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Sustracciones o Pérdida de Bienes
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Descarte de Bienes Deteriorados
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Inventario
RÉGIMEN DE FORMULARIOS
ANEXOS
GLOSARIO
La Contraloría General de la República, a través del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con la Dirección Administrativa del Instituto Panameño Autónomo Cooperativo, ha elaborado el documento "Manual de Procedimientos Administrativos, para el Almacén del Instituto Panameño Autónomo Cooperativo (IPACOOP)", con el propósito de dotar a dicha Institución con una herramienta, que sirva de guía a los servidores públicos que intervienen en la gestión administrativa de recepción y despacho de bienes, de acuerdo a sus responsabilidades y competencias, aplicando uniformemente los procedimientos, en cumplimiento a las Normas de Control Interno.
El manual en referencia consta de tres capítulos a saber; el primero contiene los Aspectos Generales del documento; el segundo, los Controles Internos y el tercero, los Procedimientos administrativos que servirán de guía para el mejor funcionamiento de las áreas involucradas en el mismo. Además, contiene un Régimen de Formularios, los cuales serán utilizados para el mejor control de los bienes de la Institución, un glosario relacionado al tema y los anexos.
Como práctica establecida en nuestra Dirección, estos procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles; no obstante, en la medida que se generen nuevas disposiciones que modifiquen lo reglamentado en esta materia, solicitamos su consideración para que se nos comuniquen sus recomendaciones, las que pedimos tengan a bien presentarlas a esta Dirección.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad
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ASPECTOS GENERALES
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Objetivo del Manual
Asegurar las acciones operativas uniformes, a través de procedimientos adecuados y eficientes, para las unidades que intervienen en la gestión integral del Sistema de Almacén.
Uniformar las acciones operativas de la gestión que se genera en el Módulo de Almacén: control, recepción, registro, custodia y despacho, al igual que la orientación para la coordinación y procedimiento con la Unidad de Almacén y unidades que emiten los criterios técnicos de bienes específicos, para garantizar la corrección del bien de acuerdo a lo solicitado.
Dinamizar y optimizar los servicios que brinda la Unidad de Almacén, en pro del aprovechamiento de los recursos materiales de todas las unidades administrativas del IPACOOP.
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Base Legal
1 .Constitución Política de la República de Panamá de 1972, Artículo 280, modificada por los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y los Actos Legislativos Núm.1 de 1993, Núm.2 de 1994 y Núm.1 de 2004.
2 .Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, "por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República".
3 .Ley Núm. 24 de 21 de julio de 1980, con la cual se crea el Instituto Panameño Autónomo Cooperativo.
4Ley Núm. 6 de 22 de enero de 2002, "Que dicta Normas para la Transparencia en la Gestión Pública, Establece la Acción de Hábeas Data y Dicta otra disposición".
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Ley Núm.6 de 2 de febrero de 2005, "Que implementa un Programa de Equidad Fiscal".
6- Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, "Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República Panamá.
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Decreto Ejecutivo Núm.17 de 5 de noviembre de 2001, "Por el cual se reglamenta la Ley Núm. 17 de 1 de mayo de 1997, sobre el Régimen Especial de Cooperativas.
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Características y Responsabilidades, Según Competencia, en el Almacén
El IPACOOP cuenta con el apoyo de la Dirección de Administración y Finanzas, la cual debe garantizar la ejecución de los términos y condiciones, para hacer buen uso de los recursos asignados a la Institución, a través de sus Unidades Administrativas (Compras, Contabilidad, Presupuesto, Almacén, entre otras).
El Almacén debe contar con los requisitos inherentes a la separación y designación de responsabilidades según su competencia, para cumplir taxativamente con las Normas de Control Interno Gubernamental.
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Actividades de la Jefatura
Planear, dirigir y controlar las operaciones de almacenamiento, aprovechando la capacidad del personal, buscando mejores resultados con un mínimo de esfuerzo, tiempo, espacio y materiales.
Asegurar la provisión constante de todos los recursos materiales de uso general, necesarios para el funcionamiento del IPACOOP.
Supervisar las operaciones de trámites que demande el funcionamiento del Almacén.
Vigilar que se cumplan las disposiciones legales y administrativas correspondientes.
Autorizar con su firma toda aquella documentación que sea necesaria para el desarrollo de sus funciones, en virtud de la responsabilidad asumida.
Informar oportunamente a al Área de Contabilidad, sobre el movimiento de bienes en el Almacén, con los documentos fuentes originales.
Remitir informes a la Administración, sobre la entrega a tiempo, despacho, registro, custodia y control de bienes, conforme a los formularios que se han diseñado para tales fines.
Informar mensualmente a quien corresponda, sobre los saldos existentes de la totalidad de los bienes a su cargo, para su reabastecimiento, así como cualquier anomalía en el manejo del Almacén.
Asegurar la conservación y el buen estado del local destinado al...
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