Decreto Nº 133-2007-DMySC de 19 de abril de 2007, "POR LA CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO PROCEDIMIENTOS PARA EL ALMACEN DEL CUERPO DE BOMBEROS DE PANAMA, ZONA 1."
DECRETO NÚMERO 133-2007-DMySC
(de 19 de abril de 2007)
Por el cual se aprueba el documento titulado PROCEDIMIENTOS PARA EL ALMACÉN DEL CUERPO DE BOMBEROS DE PANAMÁ, ZONA-1.
EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA
En uso de sus facultades constitucionales y legales,
CONSIDERANDO:
Que el Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá, establece que la Contraloría General es el ente encargado de fiscalizar y regular, mediante el control previo o posterior, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin que se realicen con corrección, según lo establecido en la Ley.
Que el Artículo 11, numeral 2 de la Ley 32 del 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la Institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas.
Que el Artículo 36 de la citada Ley dispone que, la Contraloría General de la República dictará reglamentos que contengan pautas que sirvan de base en la actuación de las personas que manejan fondos o bienes públicos.
Que una vez elaborados estos documentos, deberán oficializarse mediante Decreto, en el cual se establecerá la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y serán de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos encargados de aplicarlos.
Que la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con la Dirección de Administración y Finanzas del Cuerpo de Bomberos de Panamá, Zona-1, participaron en la elaboración del documento titulado PROCEDIMIENTOS PARA EL ALMACÉN DEL CUERPO DE BOMBEROS DE PANAMÁ, ZONA-1.
DECRETA:
Aprobar el documento titulado PROCEDIMIENTOS PARA EL ALMACÉN DEL CUERPO DE BOMBEROS DE PANAMÁ, ZONA-1.
Este documento regirá para el Cuerpo de Bomberos de Panamá, Zona-.
Este Decreto regirá a partir de su promulgación.
FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 280, numeral 2 de la Constitución Política de Panamá, Artículo 11, numeral 2 y Artículo 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Decreto 261-Leg. de 16 de septiembre de 2002.
Dado en la ciudad de Panamá a los 19 días del mes de abril de 2007.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
CARLOS A. VALLARINO R.
Contralor General
JORGE L. QUIJADA V.
Secretario General
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN SUPERIOR
CARLOS A. VALLARINO R.
Contralor General
LUIS C. AMADO A.
Subcontralor General
JORGE L. QUIJADA V.
Secretario General
DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
ELY I. BROKAMP I.
Directora
DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS
ARMANDO ÁLVAREZ
Jefe
SERVIO O. MENDOZA
Analista
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CUERPO DE BOMBEROS DE PANAMÁ
COMANDANCIA
TENIENTE CORONEL CECILIO LASSO
Comandante Primer Jefe Encargado
DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
MAYOR FÉLIX LAMBRAÑO
Director
CAPITÁN OSCAR QUINTERO R.
Jefe del Departamento de Planificación
La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad y con el apoyo de la Comandancia y la Administración del Cuerpo de Bomberos de Panamá, han preparado el manual "Procedimientos para el Almacén del Cuerpo de Bomberos de Panamá, Zona 1", con el propósito de establecer mecanismos de control interno en la administración de los bienes bajo la custodia del Departamento de Almacén.
Los procedimientos administrativos que se incluyen, constituyen instrumentos de trabajo para los servidores públicos encargados del Almacén, en cuanto al movimiento de bienes de toda naturaleza económica que ingresan, consumen, transforman o se usan en la institución bomberil.
El presente documento consta de cuatro (4) capítulos, en los cuales de presentan las generalidades, desarrollo de los procedimientos básicos, inventario y la codificación de los bienes o artículos. Los mismos contienen las medidas de control interno recomendadas y el procedimiento que debe seguirse para una mayor efectividad.
Por último, se presentan las diferentes formas impresas de uso obligatorio en el Departamento de Almacén, así como sus debidas descripciones y los mapas o diagramas de flujo de los procesos.
La evolución y cambios administrativos en el quehacer gubernamental, obliga a mantener constantes ajustes, a los cuales no escaparán los procedimientos contenidos en el presente manual. En consecuencia, valoramos el interés de los usuarios del documento, en presentar sus observaciones, útiles para fortalecer y adecuar los conceptos presentados, a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General.
Contraloría General de la República
Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad
GENERALIDADES
OBJETIVO DE LOS PROCEDIMIENTOS
Permitir la identificación de las operaciones que se requieren para recibir, registrar, almacenar y despachar los bienes a adquirirse por compra, donación o permuta que necesiten las unidades ejecutoras para cumplir los fines de la institución, y de esta forma optimizar el aprovechamiento de los recursos disponibles con los debidos controles internos en forma oportuna y transparente, permitiendo su adecuada fiscalización.
B. ROL DE LA AUDITORÍA INTERNA
Corresponde a la unidad de Auditoría Interna del Cuerpo de Bomberos Zona 1, la evaluación del cumplimiento por parte de las Unidades Administrativas, de las normas de control establecidas en estos procedimientos.
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BASE LEGAL
Ley Núm. 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
Ley Núm. 22 del 27 de junio de 2006, por la cual se regula la Contratación Pública y se dictan otras disposiciones.
Decreto Ejecutivo Núm.366, de 28 de diciembre de 2006, por el cual se reglamenta la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, que regula la Contratación Pública y se dictan otras disposiciones.
Decreto Núm. 214-DGA, de 8 de octubre de 1999, por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá.
Decreto Núm. 113 de 21 de junio de 1993, por el cual se adopta el Manual General de Contabilidad Gubernamental.
Resolución Núm. 01-2003 de 29 de mayo de 2003. De la Junta de Oficiales del Cuerpo de Bomberos de Panamá, por la cual se aprueba el Reglamento Interno del Cuerpo de Bomberos de Panamá - Zona 1.
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MEDIDAS DE SEGURIDAD Y ORGANIZACIÓN FÍSICA
A continuación se presentan las medidas mínimas en las áreas de seguridad y organización física, para una adecuada ejecución de los procesos básicos del Almacén.
El Almacén deberá contar con equipos e implementos de seguridad, que posibiliten la protección contra robos, incendios y pérdidas de bienes; además, de garantizar la seguridad del personal contra accidentes.
Se deberán programar actividades concernientes al cuidado general del área del Almacén tales como: control periódico de las condiciones ambientales, fumigación periódica, revisión del sistema eléctrico y de los extintores de incendios.
El Almacén deberá instalar los extintores de acuerdo al volumen y tipo de materiales que se encuentren en el lugar de almacenamiento.
Se deberán instalar letreros alusivos a la seguridad y prohibición que se fume en el interior del recinto.
Las áreas de descarga deben contar con alfombras de hule como medida de seguridad.
No puede permitir envases rotos o deteriorados en las áreas de almacenamiento.
Deberá considerarse que gran parte de los productos almacenados propician la existencia de animales roedores o insectos, por lo que deberán combatirse estas plagas para evitar el deterioro de los productos. Por otra parte, existen algunos artículos (telas, granos etc.,) susceptibles al deterioro por acción de insectos. Cuando se guarden estos productos, se requiere de un sistema de prevención de plagas.
Las condiciones ambientales para el funcionamiento del Almacén, deben ser adecuadas lo que permitirá contar con instalaciones seguras y tener el espacio físico necesario, que facilite el arreglo y disposición conveniente de los bienes, así como el control e identificación de los mismos.
Para un buen sistema de almacenamiento, es indispensable que se tengan definidas las áreas de recepción donde se puedan hacer las inspecciones de los bienes cuando son entregados por los proveedores, en las cuales se clasifiquen los bienes para la posterior ubicación en las estanterías.
Los bienes deberán estar debidamente clasificados y codificados numéricamente, de acuerdo a un catálogo que suministrarán los servidores públicos responsables del Almacén, a cada una de las unidades ejecutoras y que deberán utilizar para solicitar un bien, a través del formulario "Pedido - Comprobante de Despacho de Almacén". Si el artículo es totalmente nuevo, el Almacén actualizará el catalogo codificador de artículos.
Los artículos de movimiento rápido deben almacenarse en sitios en los que se puedan seleccionar y expedir al mismo tiempo; los de movimiento lento se colocarán en lugares más alejados.
Los artículos se deberán almacenar conforme al grado de protección que requiera cada uno de ellos en particular. La temperatura, humedad, los riesgos, caducidad, polvo, agentes atmosféricos, entre otros, constituyen factores que deberán tenerse presente al asignárseles los lugares respectivos para su custodia.
La disposición ordenada de los artículos deberá contemplarse como un elemento esencial para los fines de localización, protección y surtido.
Para estibar los bienes voluminosos se deberá utilizar la máxima altura disponible en el Almacén, tomando en cuenta la...
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