Decreto Ejecutivo N° 115. Por el cual se establecen las normas relativas a la adopción de la factura electrónica para las empresas que se encuentran exceptuadas del uso de equipos fiscales por la dirección general de ingresos.
| Publicado en | GOPAn de 30 de enero de 2020 |
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA, en uso de sus facultades constitucionales y legales.
CONSIDERANDO:
Que en virtud de lo establecido en el numeral 14. del artículo 184 de la Constitución Política de la República de Panamá, es atribución del Presidente de la República, con la participación del Ministro respectivo, reglamentar las leyes que lo requieran para su mejor cumplimiento, sin apartarse en ningún caso de su texto ni de su espíritu;
Que la Ley 76 de 1976, en sus artículos 11 y 12, estableció la obligación de los contribuyentes ya sean personas naturales o jurídicas de adoptar y utilizar los Equipos Fiscales para documentar sus operaciones de transferencias, ventas de bienes y prestación de servicios mediante la expedición de factura o de documento equivalente;
Que mediante Resolución No. 201-5784 de 31 de agosto de 2018. la Dirección General de ingresos autorizó el uso de la Factura Electrónica para las empresas que participen en el Plan Piloto según el volumen o naturaleza de sus actividades;
Que debido al gran interés que han demostrado los contribuyentes por utilizar la Factura Electrónica y por la importancia que tiene para la Dirección General de ingresos de contar con la información en línea de las transacciones de los usuarios, lo cual permite una mayor fiscalización de los contribuyentes, se hace necesario expedir el marco regulator!o de la Factura Electrónica a través de un Decreto;
Que el presente decreto contiene las normas fundamentales para regular la implementación de la Factura Electrónica como lo es la información mínima que debe contener, las especificaciones que debe contener la factura electrónica, los deberes de los usuarios y el procedimiento que debe seguir el Proveedor de Autorización Calificado.
DECRETA:
Están obligados a implementar y cumplir las disposiciones establecidas en el presente Decreto, toda persona natural y jurídica que solicite a la Dirección General de Ingresos el uso de la Factura Electrónica para documentar sus operaciones de transferencias, venta de bienes y prestación de servicios.
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Determinar los grupos de contribuyentes que por la naturaleza de sus operaciones o volumen de facturación deben utilizar Factura Electrónica en lugar de Equipos Fiscales;
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2. Evaluar y aprobar las solicitudes de aquellos contribuyentes que de forma expresa y voluntaria decidan utilizar la Factura Electrónica como medio para documentar sus operaciones de transferencias, venta de bienes y prestación de servicios, y otorgar la respectiva excepción del uso de Equipos Fiscales cuando lo considere justificado.
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Exceptuar del cumplimiento del presente Decreto Ejecutivo a los contribuyentes según la naturaleza o volumen de sus operaciones, conforme al criterio de la Dirección General de Ingresos. No obstante, a lo anterior, la DGI podrá solicitar la información necesaria para control de la obligación de estos contribuyentes de documentar las operaciones de transferencias, venta de bienes y prestación de servicios.
Definiciones
A los efectos del presente Decreto Ejecutivo se establecen las siguientes definiciones:
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Factura Electrónica (FE): Documento electrónico con formato XML, de existencia puramente digital, que respalda y deja constancia de operaciones que involucran la transferencia de bienes y/o servicios, emitido a través de medios electrónicos, que permite dar validez tributaria a las operaciones comerciales efectuadas, el cual será firmado electrónicamente, validado por el Proveedor de Autorización Calificado y prestará mérito ejecutivo.
Para efectos del presente Decreto se entiende que los comprobantes de las operaciones fiscales electrónicas tales como, notas de crédito, notas de débito, facturas de importación, facturas de exportación y otros documentos son parte de la definición anterior de Factura Electrónica.
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Ambiente de pruebas de Factura Electrónica: Conjunto de servicios web en el cual las Facturas Electrónicas transmitidas y demás comunicaciones sirven solamente como ensayos y pruebas de desarrollo, los mismos no producen ningún tipo de derecho u obligación tributaria.
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Ambiente de producción de Factura Electrónica: Conjunto de servicios web, en el cual, las Facturas Electrónicas transmitidas y demás comunicaciones producen efectos legales tributarios para todas las finalidades.
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Autorización de uso de Factura Electrónica: Aprobación puramente digital emitida por un Proveedor de Autorización Calificado (PAC), que da constancia que un archivo digital cumple con todas las reglas técnicas existentes en la Ficha Técnica para ser considerado una Factura Electrónica.
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Código Único de Factura Electrónica (CUFE): Conjunto de caracteres alfanuméricos que identifican de manera única, una Factura Electrónica.
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Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica (GAFE): Papel o archivo electrónico que contiene una imagen representativa del contenido de una Factura Electrónica.
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Contenedor de la Factura Electrónica (CFE): Archivo XML que contiene la Factura Electrónica, su autorización de uso y los eventos registrados.
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Evento de Factura Electrónica: Ocurrencia relacionada con una Factura Electrónica, registrada digitalmente a través de los procedimientos especificados en la Ficha Técnica.
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Ficha Técnica: Conjunto de normas, reglas y definiciones, publicado por medio de resolución de la Dirección General de Ingresos, que describe los formatos, procedimientos y estándares relacionados con el uso de Facturas Electrónicas.
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Nota de Débito Electrónica y Nota de Crédito Electrónica: Documentos electrónicos, de existencia puramente digital, producidos por un emisor de Factura Electrónica, conteniendo correcciones en informaciones de Facturas Electrónicas, y otras correcciones que permita la legislación.
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Proveedor de Autorización Calificado (PAC): Son las personas jurídicas que cuenta con la autorización de la Dirección General de Ingresos para otorgar Autorización de uso sobre la Factura Electrónica a contribuyentes que utilicen sus servicios.
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Servicio web: Servicio informático puesto a disposición por los Proveedores de Autorización Calificados, para ser utilizado por el sistema informático del contribuyente, comunicándose por Internet, con autenticación por certificados digitales.
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Usuario emisor: es la persona natural ❑ jurídica que emite una Factura Electrónica como comprobante de venta o transferencia de bienes y/o servicios.
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Usuario receptor: es la persona natural o jurídica destinataria de los bienes y/o servicios relacionados en la Factura Electrónica.
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X/14L: Lenguaje de marcas extensible (extensible markup language) que define un conjunto de reglas para la codificación de documentos, utilizado para almacenar datos en forma legible.
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Schema XML: Es un lenguaje de esquema utilizado para describir la estructura y las restricciones de los contenidos de los documentos XML.
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Sistema de Factura Electrónica de Panamá (SFEP): Conjunto de normas, documentos y sistemas relacionados con la facturación electrónica en Panamá, bien como las personas naturales y jurídicas emisoras, usuarias y/o responsables de este conjunto.
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Validaciones: Conjunto verificaciones aplicadas por el Proveedor de Autorizaciones Calificado para verificar si el archivo digital de la Factura Electrónica cumple con todas las condiciones existentes en la Ficha Técnica.
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Autorización de Uso Emitida por el Facturador. Gratuito del Sistema de Factura Electrónica de Panamá (SFEP): Aprobación únicamente digital emitida por la DGI, que da constancia que un archivo digital cumple con todas las reglas técnicas existentes en la Ficha Técnica para ser considerado una Factura Electrónica.
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Facturador Gratuito del Sistema de Factura Electrónica de Panamá (SFEP): Se refiere al facturador que será puesto a disposición por la DGI, que permitirá al contribuyente (persona natural, micro, pequeña y mediana empresa según defina la legislación nacional) generar documentos electrónicos tales como factura, nota débito, nota crédito, obtener la autorización de la DGI y enviarlo al correo electrónico del receptor. Además, podrá descargar el CAFE del documento electrónico generado para imprimirlo o remitirlo en forma electrónica diferente al receptor. En cualquier caso, la entrega de la factura electrónica es total responsabilidad del Usuario Emisor y debe asegurarse que el Usuario Receptor reciba la misma.
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Operación en Contingencia: Tiene la definición especificada en el artículo 14 de este Decreto Ejecutivo.
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Registro de Evento: Tiene la definición especificada en el artículo 15 de este Decreto Ejecutivo.
Especificaciones de la Factura Electrónica
La emisión de la Factura Electrónica genera la obligación del emisor de obtener una de autorización de su uso por parte de un Proveedor de Autorización Calificado (PAC). Se exceptuarán de esta regla los documentos electrónicos generados en el Facturador Gratuito del Sistema de Factura Electrónica de Panamá (SFEP).
Un documento electrónico será considerado una Factura Electrónica, Nota de Débito Electrónica o Nota de Crédito Electrónica, solo después de contar con la debida Autorización de Uso otorgada por un Proveedor de Autorización Calificado (PAC) o por la DGI, según sea el caso; una vez hecha las Validaciones de las condiciones existentes en la Ficha Técnica.
El Comprobante Auxiliar de la Factura Electrónica no podrá contener ninguna información que no exista en el archivo del documento electrónico, con las excepciones previstas en la Ficha Técnica, y será entregado o enviado por el emisor al receptor, siguiendo las especificaciones de la Ficha Técnica.
Deberes de usuarios de Facturación Electrónica
El usuario emisor de Factura Electrónica que utilice Proveedores de Autorización Calificados (PAC) debe cumplir con las siguientes obligaciones:
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Contar con la debida Excepción de uso de Equipos Fiscales.
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Contar con un certificado electrónico expedido por un prestador de servicios de certificación registrado ante la Dirección Nacional de Firma Electrónica del Registro Público de Panamá, con el cual deberá firmar sus documentos electrónicos.
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Estar debidamente registrado en el Sistema de Factura Electrónica de Panamá ante la Dirección General de Ingreso (DGI).
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Emitir los documentos según las especificaciones establecidas en la Ficha Técnica.
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Contratar los servicios de al menos un Proveedor de Autorización Calificado (PAC) para obtener la Autorización de Uso de sus documentos electrónicos.
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Reportar debidamente los eventos posteriores relacionados a una Factura Electrónica.
La Dirección General de Ingresos (DGI) regulará lo referente al Facturador Gratuito del Sistema de Factura Electrónica de Panamá (SFEP).
En el caso que la operación no se haya realizado, la Factura Electrónica autorizada podrá ser anulada por medio del registro del evento correspondiente.
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Generar las Facturas Electrónicas y sus Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica, con la información de emisión en contingencia;
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Almacenar de manera segura las Facturas Electrónicas, firmadas electrónicamente, para su posterior transmisión a un Proveedor de Autorización Calificado.
De acuerdo al Artículo 8 de este Decreto, todos los documentos emitidos en condiciones normales de operación que no cuenten con la debida Autorización de Uso, serán considerados inválidos, y por tanto deberán ser emitidos nuevamente en Operación de Contingencia con un diferente Código Unico de Factura Electrónica.
El emisor deberá, inmediatamente a la solución de los problemas técnicos que lo llevaron a operar en contingencia, transmitir todas las Facturas Electrónicas y demás documentos emitidos durante la Operación en Contingencia, siguiendo los lineamientos especificados en la Ficha Técnica de la Factura Electrónica.
En los casos que la Factura Electrónica transmitida luego de la solución de sus problemas técnicos sea rechazada en las validaciones, el emisor deberá:
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Generar nuevamente el archivo digital de la Factura Electrónica con el mismo número y serie de factura, resolviendo el problema que haya conducido al rechazo;
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Transmitir nuevamente el archivo digital a la Dirección General de Ingresos o el Proveedor de Autorización Calificado, hasta obtener la debida Autorización de Uso;
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Si es el caso, generar nuevo Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica, de manera que refleje la información que fue corregida con el objetivo de obtener la Autorización de Uso;
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Comunicar al usuario receptor las correcciones, sustituyendo la Factura Electrónica, su Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica, o ambas.
Una ocurrencia relacionada con una Factura Electrónica, podrá tener su registro por medio de un archivo digital de eventos.
Un evento no se presenta por medio de CAFE, y su registro podrá ser comprobado por;
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Consulta a la Factura Electrónica en la página de la Dirección General de Ingresos o la página de consulta del Proveedor de Autorización Calificado receptor del evento.
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Por la recepción del Contenedor de la Factura Electrónica (CFE).
Podrán registrar eventos sobre una Factura Electrónica la Dirección General de Ingresos, el Proveedor de Autorización Calificado, el emisor de la Factura Electrónica, y otros actores, ocasionando principalmente los registros detallados en la Ficha Técnica de Facturación Electrónica:
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La Autorización de Uso de una Factura Electrónica, ocasionará el registro por el Proveedor de Autorización Calificado de un evento correspondiente en dicha Factura Electrónica.
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La Autorización de Uso de una Nota de Débito Electrónica, ocasionará el registro por el Proveedor de Autorización Calificado de un evento correspondiente en la Factura Electrónica referenciada por esta Nota de Débito Electrónica.
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La Autorización de Uso de una Nota de Crédito Electrónica, ocasionará el registro por el Proveedor de Autorización Calificado de un evento correspondiente en la Factura Electrónica referenciada por esta Nota de Crédito Electrónica.
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Autorización de Uso Emitida por el Facturador Gratuito del Sistema de Factura Electrónica de Panamá (SFEP): Aprobación digital emitida por la DGI, que da constancia que un archivo digital cumple con todas las reglas técnicas existentes en la Ficha Técnica para ser considerado una Factura Electrónica.
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La Anulación de Factura Electrónica, será registrada por el emisor de la Factura Electrónica, por medio de un evento en dicha Factura Electrónica.
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La aceptación de una factura que se dispone en el Código de Comercio, con relación a una Factura Electrónica, será registrada por los contribuyentes receptores afiliados al SFEP por medio de un evento en dicha Factura Electrónica. Los usuarios receptores que no sean afiliados al SFEP también podrán registrar dicha aceptación por medio de un evento en la Factura Electrónica, utilizando para ello un sistema provisto para tal fin por la Dirección General de Ingresos o el Proveedor de Autorización Calificado, alternativamente, por medio de manifestación en un ejemplar impreso del CAFE, de la manera que se especifica en la Ficha Técnica.
Lo mismo se aplica a las Notas de Crédito Electrónicas y a las Notas de Débito Electrónicas.
Los usuarios receptores de Facturas Electrónicas, Notas de Crédito Electrónicas y Notas de Débito Electrónicas, no afiliados al SFEP podrán conservar un ejemplar del CAFE hasta cumplirse la prescripción de los tributos.
Esta disposición incluye el caso del comprador al salir de local o establecimiento comercial, de acuerdo a lo contemplado en el Parágrafo 4 del artículo 11 de la Ley 76 de 22 de diciembre de 1976.
Autorización de los Proveedores de Autorización Calificados
mismas cumplan los requisitos establecidos mediante resolución por la DGI.
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Contar con una plataforma robusta que permita la gestión de los documentos electrónicos tanto para recepción, validación y envío de los mismos; a nivel de transacciones, almacenamiento y consultas de documentos, garantice tiempos óptimos para no obstaculizar el proceso de facturación de los emisores masivos;
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Recibir los documentos electrónicos emitidos por los contribuyentes, aplicar los procesos de verificación y validación de los datos fiscales recibidos, tales como: formato de los datos según el campo, validación de cálculo de impuestos, datos fiscales del emisor, etc. Dichas validaciones tomarán como base las especificaciones establecidas en la Ficha Técnica;
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Otorgar una Autorización de Uso a los documentos validados de los contribuyentes. La misma deberá estar digitalmente firmada con el certificado digital del PAC;
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Emitir una respuesta para los casos donde los documentos no pasen las validaciones o existan problemas que impidan el debido registro de las transacciones;
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Remitir a la Dirección General de Ingresos, con mecanismos de envío sincrónico o asincrónico, los documentos verificados y validados, tras lo cual, deberá registrar la respuesta
de confirmación o seguir los procedimientos definidos para tratar las inconsistencia^^J¿^^0i
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Garantizar que los documentos electrónicos sean firmados por un emisor cuyo certificado está vigente y autorizado para emitir factura electrónica;
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Aclarar a los contribuyentes las observaciones, dudas, así como facilitar las ayudas para la integración de los sistemas de los contribuyentes a los PAC;
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El PAC debe mantener un ambiente de pruebas para que los contribuyentes puedan realizar sus procesos de integración, dicho ambiente debe contar con la robustez necesaria que permita dar de alta de producción a un contribuyente sin requerir pruebas adicionales;
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El PAC debe contar con el equipo de soporte técnico necesario para la atención y mantenimiento del sistema.
La Dirección General de Ingreso (DGI) podrá definir mediante Resolución responsabilidades adicionales para los Proveedores de Autorización Calificado (PAC).
Las Secciones I, II, III y V entrarán en vigencia a partir de la promulgación del presente Decreto Ejecutivo.
La Sección IV, sobre los Deberes de usuarios de Facturación Electrónica, entrará en vigencia a partir del 2 de enero de 2021.
FUNDAMENTO DE DERECHO: numeral 14 del artículo 184 de la Constitución Política de la República de Panamá; la Ley 76 de 1976 y la Resolución No. 201-5784 de 31 de agosto de 2018.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
